Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Подробный план работы компании – как ничего не забыть?

Записки Ночного Блоггера

Бизнес-блог от Sergio

Не знаешь с чего начать? Тогда раздел «Учебник» для тебя! =)

“Система планирования” или “Как ничего не забыть?”

Здравствуйте, пока у меня есть время до отъезда на мою офф-лайн работу, я решил напечатать еще один пост, поскольку из-за этой же работы и не работал 2 дня, теперь надо догонять. В этом посте вы узнаете, что такое моя личная система планирования, как я планирую, что для этого использую, чьи методики, как до этого додумался и как мне это помогает и помогает ли вообще? Хотите не только ничего не забывать, но и увеличить свою производительность в разы, как это сделал я? Читайте пост и я расскажу все на собственном опыте!

Моя система планирования!

Конечно, “моя” – это слишком громко сказано, я просто пользуюсь ей, ну… и внес некоторые коррективы в эту систему планирования, чтобы мне было удобнее. Приступим!

Тетрадь №1

У меня есть 2 рабочие тетради, касающиеся работы в интернете. В первой, я пишу все, что мне захочется. Я записываю туда различные расчеты, предположения, сложные пароли, это как черновик, но самое сердце тетради – это 2 раздела. Разделы “Заметки” и “Идеи”, написанные кривыми буквами на полях тетради – это самые нужные мне разделы. Как только, у меня появляется идея для поста, я сразу же записываю ее раздел “Идеи”, чтобы не забыть. Благодаря такому вот записыванию, я не только не забываю темы постов, но у меня есть и выбор, между десятками тем! Да, интересных тем у меня там много и их становиться все больше, так что вам стоит подписаться на RSS, чтобы не пропустить всю информацию!

Во второй раздел “Заметки” я записываю всякие заметки и замечания, на пример: “добавить сайт в Gogetlinks” или “Поставить счетчик Liveinternet”. То есть сюда, я записываю задания или заметки, на которые мне стоит обратить внимание или выполнить.

Тетрадь №2

Вторая тетрадь – это тетрадь для планирования. Каждый день, перед тем как начать работу, я проверяю почту, различные системы, смотрю какую работу мне прислали на сегодня, приблизительно рассчитываю время и записываю задания в тетрадь. Обязательно нумерую их. Я не расставляю приоритеты для заданий, поскольку пытаюсь выполнить их все в один день, поэтому и рассчитываю примерное время на выполнение.

Начинаю запись с цифры по середине, обведенной кружочком, это день, который я работаю. Затем, на полях указываю дату и начинаю писать задания, нумеруя их. Специально, на против каждого задания я ставлю квадратик, в котором потом удобно размещается птичка, что означает “выполнено”. Если я не успел выполнить задание, я обвожу этот квадратик в кружочек и ставлю возле него тире, чтобы не забыть, что оно не выполнено и мне придется это сделать в другой день. Таким образом я могу пройтись по всей тетради, найти не выполненные задания и выполнить их.

Маленький секрет

Я не пишу задания типа “Напечатать статью на сайт www.kolobochek.ru”. Запись на много короче и есть одна, маленькая хитрость! Я записываю все так, словно задание уже выполнено! То есть – “Напечатал статью”. Зачем? Все дело в подсознании, когда оно воспринимает текст как “Напечатать статью”, оно видит, что надо что-то делать, естественно, что не хочется работать, поэтому лень пытается меня подавить.

Когда подсознание воспринимает текст как “Напечатал статью”, он видит, что задание выполнено и ему не зачем вызывать лень, если оно уже выполнено. В таком случае, задание будет выполнить на много легче! Конечно, многие могут этого не понять, но в мире происходит много удивительных вещей, а подсознанию удивляться не надо, уже давно доказано, что оно есть и им можно управлять, если знать как.

Почему система планирования так работает?

Дело в том, что здесь вступает закон привычки. Если на протяжении 21 дня делать одни и те же действия, это становиться привычкой и вы будете чувствовать дискомфорт без выполнения этих действий. Так было с моим планом! Сначала мне было очень интересна эта система планирования, как в игре, выполняешь задания. Когда она мне надоела и задания стали однообразные, было поздно отказывать, поскольку у меня уже была привычка стараться выполнять все, что я записал в тетрадь для планирования!

Я взял за правило – выполнять все пункты плана, которые я записал. Иногда из-за нехватки времени я не выполняю некоторые пункты, а иногда из-за лени, но продуктивность выросла в разы!

Теперь, если я знаю, что мне надо выполнить какую-то работу, я не думаю о будущем, вписываю эту работу в список заданий и мне в любом случае придется ее выполнять, как бы сильно она мне не нравилась.

От-куда я узнал о планировании?

Этот “секрет” планирования открыл мне Брайан Трейси, который он описал в книге “привычки на миллионы долларов”. Под впечатлениям этой книги была написана эта статья, очень советую прочитать! Так же есть подобная статья, написанная совсем недавно, которая называется 4 правила успеха, так же стоит прочитать, вправляет мозги на место . Здесь вы можете узнать про мой багаж знаний.

Ну это кажется все, что я хотел рассказать, да и на работу пора уже собираться, поэтому я заканчиваю эту статью, она вышла немного больше, чем я ожидал . Надеюсь вам понравилась моя система планирования и вы ею воспользуйтесь, тем более, что про тетрадь №1 Брайан никогда не упоминал, это моя идея! Если хотите продолжать получать такие же полезные стать, подпишитесь на RSS или следуйте за мной в Twitter, чтобы получать полезные и информативные статьи, которые не только помогут вам выбрать путь, но и увеличить свою продуктивность в разы!

Коржики на сегодня:

Новое японское изобретение – фальшивый бассейн, очень забавно.

Я знал что в социальной сети вконтакте есть много развлечений и игр. Знали ли вы, что существует Вконтакте форум? Я не знал об этом.

Как ничего не забыть: план организации мероприятия

В этой статье разберём, что такое идея мероприятия, можно ли получить прибыль, даже если у вас бесплатный вход, где взять интересные фишки, как собрать команду мечты и ничего не забыть.

С чего начнём? Конечно, с идеи.

Идея мероприятия

Вы задумали интересный фестиваль и уже рисуете в мыслях афишу? Стоп. Для начала нужно решить, зачем организовывать это мероприятие, а именно — определиться с аудиторией, её размером, понять, платежеспособна ли она. Это можно проверить в соцсетях. Исходя из полученных данных, решаем, каким будет мероприятие:

Платным или бесплатным.

По масштабу: на 100-200 человек, 1000 человек, или это будет мероприятие городского масштаба.

Варианты монетизации

Если вы собираетесь заработать, сразу решите, как будете это делать:

Продажа мест мастерам или продавцам. Например, вы организуете ярмарку и продаёте место мастеру, который представит свою продукцию.

Привлечение спонсоров и партнеров.

Подумайте, у кого есть интерес прорекламировать что-то этой аудитории.

Программа мероприятия

Чем больше интересного контента вам удастся включить в программу, тем большее количество людей вы привлечете. В рамках одного фестиваля может быть очень много блоков: ярмарки, мастер-классы, концерты, лекции и не только. Так вы сможете значительно увеличить охват, привлечь не одну целевую аудиторию, а несколько. Вспомните, например, фестиваль «ВКонтакте» в Санкт-Петербурге: из-за насыщенной программы туда пришли и школьники, и подростки, и взрослые люди, и даже целые семьи.

Больше интересных фишек

Источник фото: vilingstore.net

Помимо обширной программы обязательно должна быть классная фишка, а лучше — не одна. Например, конференция про SMM становится особенной, если провести её в мультимедийном зале, когда всё происходящее отображается на стенах и на полу. А джазовый концерт на крыше с видом на закат выглядит привлекательнее обычного концерта в зале.

Итак, в качестве фишек можно использовать:

Необычные особенности площадки.

Хэдлайнера, которого все знают.

Ещё что-нибудь, что придумаете именно вы.

Как проверить идею на адекватность?

Прежде чем механизм будет запущен, проверьте вашу идею. Это можно сделать двумя способами.

Опросить респондентов, которые являются целевой аудиторией. Нравится ли им? Пошли бы они на такое мероприятие? Это покажет заинтересованность аудитории.

Спросить у профессионала, крупного организатора с опытом (особенно актуально для начинающих).

Подготовка плана подготовки

Вам нужно будет собрать команду, найти площадку, провести рекламную компанию, сделать сайт и печатную продукцию, провести работу с партнёрами и успеть ещё очень много вещей. Плюс непредвиденные обстоятельства. Если кажется, что на отрисовку афиши нужен 1 день, смело закладывайте неделю. И так с каждым пунктом. Это поможет уложиться в сроки.

Читайте также:  Какие причины убытка в отчетности налоговики считают уважительными

Как ничего не забыть?

Не держите всё в голове, ведите список дел в одном месте. Желательно, в Google Docs . Вся необходимая информация будет по одной ссылке, а не в бесконечных чатах и почтовых сообщениях. Время от времени занимайте позицию вечно недовольного и придирчивого человека. С этим настроением проверяйте сценарий мероприятия от начала до конца. Это поможет обнаружить неочевидные промахи.

Визуальная упаковка

Когда идея и план разработаны, пора наконец-то всё это визуализировать. Если вы не дизайнер, привлеките профессионала. То же касается презентации для партнёров или карты мероприятия.

ТЗ дизайнеру

Помните, что дизайн — это решение вашей визуальной задачи. Подумайте, что хотите получить, и только потом составьте грамотное задание для дизайнера. Четко опишите, что именно должно быть на афише или листовке.

Дата, место, время, адрес, номер телефона, ссылки на соцсети, почта.

Какой будет текст? Кто и где увидит эту афишу?

Установите дедлайн, предусмотрите запас по времени.

Обговорите размер готового материала (А4, А5 и т. д.).

Хвалите вашего дизайнера. Не забывайте показывать коллегам по команде, что вы их цените.

ТЗ копирайтеру

Вы можете заказать хороший текст у профессионального копирайтера за ту же 1000 рублей и потом видоизменять его под свои нужды.

Либо написать текст самостоятельно.

В любом случае учтите, что сейчас все смотрят картинки и видео, а большие тексты не любят. Поэтому:

Не пишите огромные тексты.

Перечислите все самое главное в первом предложении.

Не нахваливайте себя.

Поставьте побольше ссылок для дополнительного ознакомления.

Про деньги и про смету

Заведите отдельный гугл-файл для сметы, обозначьте пункты «Аренда площадки», «Гонорары артистов», «Печатная продукция», «Дизайн» и другие. Сделайте отдельную вкладку для партнёров. Ведите подробный учёт в одном месте.

Если ни разу не делали подобное мероприятие, поищите в сети пример сметы. Так вы можете обнаружить вещи, о которых не подумали.

Командная работа

Иметь свою сформировавшуюся команду, где каждый знает, за что отвечает, бесценно. Ниже советы для тех, кто набирает людей.

На каждую задачу — 1 ответственный человек.

Если возникает новая задача, за ней снова закрепляется определённый человек. Иначе никто не сделает.

Нужно обговорить заранее все условия сотрудничества.

Иногда люди просто уходят из проекта (заболели, забыли, не интересно), это нормально.

Узнавайте больше о том, как управлять. Прочитайте, например, книгу Ицхака Адизеса «Идеальный руководитель».

Как найти подрядчиков

Искать через знакомых — это просто и безопасно.

Не стесняйтесь спрашивать у человека примеры работ.

Если нашли в сети, смотрите отзывы клиентов, а лучше — спрашивайте у клиентов, устроило их качество работы или нет.

Используйте сервисы по поиску работников.

Обратите внимание на волонтёров.

Площадка для мероприятия

При выборе площадки руководствуйтесь следующими критериями:

Прежде всего, площадка должна подходить под концепцию.

Посмотрите, где проходят события, похожие на ваши. Это можно сделать «ВКонтакте», на KudaGo и не только.

Самое простое — взять площадку в аренду, лучше договориться сделать это бесплатно. Есть два способа. Первый: процент со входа, когда 80% прибыли вы забираете себе, а 20% отдаёте площадке (70 на 30 — тоже распространённый вариант). Второй способ актуален, если это, например, бар. Тогда вы забираете деньги со входа, а площадка — прибыль с бара.

Бесплатно — не всегда хорошо. Вероятнее всего, будет либо невыгодная дата (например понедельник), либо непопулярное место (новое или простаивающее).

Когда площадка выбрана, обратите внимание на следующие детали:

Кто делает афиши? Возможно, у места есть свой арт-директор, или они делают афиши сами.

Время работы площадки, наличие мебели и аппаратуры, кондиционера — всё это нужно уточнить заранее.

Что с браслетами на вход?

Кто платит звукорежиссёру, билетёру, охраннику. Здесь можно привлечь друзей или волонтёров.

Мы перечислили лишь основные пункты, на которые стоит обратить внимание при организации мероприятия event-менеджеру. Есть еще много важных моментов, которым нужно уделить внимание. Например, помнить про интеллектуальную собственность, а также уделить внимание продвижению мероприятия.

7 эффективных методов планирования, которые помогут не забросить дела

Энергетический список, GTD, буллет-джорналинг и другие варианты, среди которых наверняка найдётся подходящий именно вам.

1. Метод карточек

Этот способ планирования предложил известный российский специалист по организации времени Глеб Архангельский. Он проводит бизнес-тренинги, пишет книги и даже руководит собственной консалтинговой компанией по тайм-менеджменту. Вместе с некоторыми принципами Глеб разработал и метод быстрого планирования при помощи карточек.

Как это работает

Толстый ежедневник в данном случае не понадобится: достаточно лишь нескольких листов бумаги. Заведите три карточки для различных целей. Они могут быть разноцветные, с пометками или со стикерами. Главное, чтобы они отличались одна от другой и, конечно, нравились вам.

Первая карточка — стратегическая. В ней будут ваши ключевые цели, для достижения которых необходимо приложить все возможные усилия. Во второй, посвящённой долгосрочным целям, вы записываете все дела и планы на год или на несколько лет вперёд. Третья же карточка будет содержать самое важное событие предстоящего дня. И меняться она, конечно, будет чаще всех.

  • Уровень: новичок.
  • Плюс: не нужно разбираться в искусстве планинга. Всё максимально быстро и просто.
  • Минус: менее важные дела всё-таки остаются незапланированными. Так про них можно совсем забыть.

2. Метод Айви Ли

Прелесть методики американского журналиста Айви Ли заключается в простоте и последовательности. Большинство попыток начать работу заканчиваются неудачей из-за отсутствия плана, недостатка сосредоточенности и неправильных приоритетов. Для решения этих проблем Ли предлагает ограничиваться шестью задачами в день и выполнять их одну за другой.

Как это работает

В конце дня определите шесть главных дел и расположите их по уровню приоритета, начиная от самого важного. На следующий день с утра сразу же приступайте к первой задаче из списка, а когда выполните ее, беритесь за следующую. И так до победного.

  • Уровень: новичок.
  • Плюс: значительно упрощается планирование, легче начать работу и оставаться последовательным, придерживаясь намеченных целей.
  • Минус: метод плохо работает, если в течение дня у вас часто бывают незапланированные дела.

3. Метод оценок

Часто в процессе планирования важные задания теряются среди незначительных дел. Так происходит потому, что мы не отмечаем их приоритет. Даже если вы понимаете необходимость выполнения задачи, важно обозначить это письменно. Ведь на протяжении рабочего дня не всегда есть время адекватно оценить значимость каждого дела.

Как это работает

Ставьте планируемым задачам баллы от нуля до двух в зависимости от степени важности. Основной приоритет — два балла. Дело на один балл можно выполнить позже. А мелкие обязанности и повседневные задачи получают ноль баллов.

Не забудьте оценить работу в конце дня, например по пятибалльной шкале. Невыполненное дело, получившее 1 или 2, отразится на предстоящей работе и доставит неудобства. Как плохие отметки в школе. Это важно для понимания собственной эффективности и управления своим расписанием.

  • Уровень: новичок.
  • Плюс: метод научит оценивать важность задач и управлять своей эффективностью.
  • Минус: подойдёт далеко не всем. Приоритет заданий может сместиться, и, когда вы возьмётесь за работу, цифры будут сбивать с толку.

4. Энергетический список

Каждая задача требует разного количества умственных или физических усилий. При этом непродолжительные по времени дела могут отнимать больше энергии, чем более длительные. Суть этого метода в том, чтобы распределить все задачи по требуемым усилиям и браться за них в зависимости от своего самочувствия.

Как это работает

Составляя список дел, разбивайте все задачи на три категории: тяжёлые, средние и лёгкие. Первые — это всё, что требует максимальной концентрации и напряжения, вторые — обычные дела, последние — простая рутина, выполняемая почти на автомате. Приступая к работе, оцените уровень сил и выбирайте подходящую задачу.

  • Уровень: любитель.
  • Плюс: отговорки не работают, ведь независимо от количества времени и энергии всегда есть чем заняться.
  • Минус: требуется самодисциплина. Когда вы полны сил, нужно браться за сложные дела, а не отказываться от них в пользу лёгкой рутины.

5. Метод 1–3–5

Большое количество дел отбивает желание браться за их. Поэтому многие специалисты по тайм-менеджменту советуют выделять до девяти задач и выполнять их в зависимости от степени важности.

Так, незначительные цели можно перенести на другой день, закончив при этом самое главное из запланированных дел. Метод 1–3–5 достаточно прост в использовании, хотя требует некоторого времени и усилий, чтобы выделить задачи.

Читайте также:  Самые значимые земельные законопроекты 2014 года

Как это работает

Каждый день планируйте себе по девять дел: 1 — самая важная задача, всегда будет в приоритете; 3 — дела, которые требуют решения в течение рабочего дня; 5 — мелкие задачи, которые выполняются по возможности.

Не забывайте, что нужно соблюдать количество дел и не превышать его. В противном случае метод окажется неэффективным.

  • Уровень: любитель.
  • Плюс: уже в процессе планирования ненужные задачи отбрасываются и в списке остаются лишь действительно необходимые.
  • Минус: методика не работает в те дни, когда количество важных задач превышает рекомендуемое.

6. GTD — Getting Things Done

По-русски название методики звучит как «Доведение дел до завершения» или «Как привести дела в порядок». Её разработал американский эксперт по тайм-менеджменту Дэвид Аллен.

В одноимённой книге он предположил, что для занятого человека важно освободить мозг от текущих задач. Только так можно сконцентрироваться на их качественном выполнении. Этот метод отлично подходит для ведения настольного ежедневника.

Как это работает

Чтобы уверенно использовать метод GTD, нужно к нему привыкнуть. Здесь целая система оценки задач, и справиться с ней сразу непросто. Записывайте дела и отмечайте их особыми символами:

  1. Пустой кружок — задача для выполнения.
  2. Кружок с перечёркнутой полоской — задача, которая выполняется сейчас.
  3. Наполовину закрашенный кружок — задача выполнена не полностью.
  4. Закрашенный кружок — задача выполнена.
  5. Кружок с крестом — задача отменена.
  6. Закрашенный кружок со стрелкой — задачу выполняет кто-то другой.
  7. Восклицательный знак — задача с максимальным приоритетом.
  8. Кружок с точкой — нужно постоянно помнить об этой задаче.
  • Уровень: любитель.
  • Плюс: расширенный вариант моментального планирования. Не нужно следить за приоритетностью задач. Есть дело — выполни.
  • Минус: метод плохо адаптирован для долгосрочного планирования. Подойдёт скорее в качестве дополнения к основному.

7. Буллет-джорналинг

Самый гибкий вариант ежедневника — планер и личный дневник одновременно. Его придумал американский дизайнер Райдер Кэрролл и объяснил принцип в видеоуроке выше.

Этот метод позволяет записывать в свой ежедневник как любые случайные мысли, так и важные бизнес-задачи или планы на долгое время. Разобраться с таким ведением непросто, но если привыкните, то никогда не бросите планирование.

Как это работает

На первой странице сделайте оглавление с названиями разделов и заполняйте его по мере ведения. Далее — годовой разворот с большими целями и важными датами. Он помогает оценить планы в целом. На следующих страницах — месячные развороты. Слева выпишите числа месяца и дни недели. Напротив них отметьте события, даты которых точно не изменятся. Справа — общие задачи на месяц.

По желанию можно добавить дела на каждую неделю или даже планировать день по часам. Для выделения разных заданий используйте специальные символы. Сначала такие пометки лучше выписать на отдельный листок, пока не привыкнете использовать их. Главное, не забывайте вносить в оглавление страницы месяцев или, например, списков.

  • Уровень: профессионал.
  • Плюсы: в отличие от привычных вариантов этот ежедневник можно начать вести с любой даты и даже в обычной тетради. А ещё здесь удобно делать чек-листы и списки.
  • Минусы: потребуется время, чтобы разобраться во всех деталях и привыкнуть к этому методу.

Всё успевать и ничего не забывать

Новомодным словом «лайфстайл» (в оригинале lifestyle) называют стиль жизни, определенный уклад, образ. Лайфстайл от редактора — стиль жизни в профессии «социальная работа». Советы, мнения, идеи, коллекции и всё то, что объединяет специалистов социальной сферы, занимающих активную профессиональную позицию. Тема дня: продуманное планирование времени или как всё успевать и ничего не забывать.

Как вы думаете, что имеет наибольшую ценность в современном мире? Деньги? На самом деле, это информация и время. Парадокс в том, что современный человек обладает массой гаджетов, которые позволяют экономить время, но при этом время всегда в дефиците.

Как все успевать и ничего не забывать? Этот вопрос часто задают те, кто не владеет методами планирования времени. Приведем несколько примеров. Даже в самых отдаленных уголках нашей страны люди все чаще делают покупки через Интернет. На кухне мы используем всевозможные приспособления: комбайн, блендер, мультиварку, СВЧ-печь, посудомоечную машину. Почти никто не стирает «на руках» и не подметает веником. Мы часто покупаем полуфабрикаты, а то и готовые блюда. И нам упорно не хватает времени. Некогда общаться с семьей, заниматься собой, посвятить время любимым занятиям. Доступность информации также оборачивается против нас, поскольку мы просто тонем в ней.

КАК ПРАВИЛЬНО ПЛАНИРОВАТЬ ВРЕМЯ

Казалось бы, что может быть проще – распределить собственное время? Тем не менее, не все умеют это делать. Если вы тоже порой задаете себе вопрос, как все успевать, не уставать, ничего не забывать, вам тоже нужно учиться планированию времени.

Первое, что нужно усвоить – это три основных принципа времени. Время ограничено. В сутках 24 часа, а в неделе 7 дней, в месяце не больше 31 дня, а в году всего 12 месяцев. И мы не можем ничего изменить. Время не стоит на месте. Мы не можем замедлить или ускорить его ход. Время движется в одном направлении, невозможно повернуть его вспять. А значит, нельзя изменить или исправить то, что в прошлом.

Правила сохранения времени, памяти, тонуса.

1) Составьте четкий план

Как это ни банально звучит, но чтобы все успевать, не слишком уставать и ничего не забывать, нужно просто планировать свое время хотя бы на неделю вперед. Приобретите себе красивый органайзер или ежедневник. Просто расчертите табличку и закрепите ее магнитом на холодильник.

Главное преимущество плана – вы сразу видите, какой день у вас загружен, а какой более-менее свободен. В плане желательно отмечать что выполнено, а что осталось «на завтра». Ведя записи вы уже вы приучите себя к дисциплине, а это главное качество человека, который рационально расходует свое время.

Тут следует отметить, что дела бывают разными по степени важности. Есть срочные и важные дела, которыми нужно заняться в первую очередь. Есть просто важные, но не срочные дела. Их нужно сделать вслед за важными и срочными. Есть срочные, но не важные дела. Это те, которыми можно пожертвовать вовсе или сделать их после более важных дел. И наконец, есть дела не срочные и не важные. Их можно смело вычеркнуть из списка ( именно так и поступают занятые люди).

2) Не накапливайте мелкие дела

Одно известное правило тайм-менеджмента называется «правило двух минут» (пяти, десяти – как угодно). Есть небольшие дела, которые, если их не выполнить сразу, накапливаются и висят над вами уже значительным грузом. Если не хотите быть погребенным под этой кучей дел, усвойте такое правило:

работу, которая занимает не более 10 минут, лучше делать сразу.

Ответить на письмо, позвонить, убраться на рабочем столе, наконец, заточить карандаши или вымыть чашки.

3) Не позволяйте воровать у вас время

Как все успеть, если в течение дня вы переписываетесь с несколькими людьми в Одноклассниках или Вконтакте, смотрите веселые видео и фото, следите за сюжетом каких-нибудь сериалов и около часа висите на телефоне с подругой? Все эти мероприятия крадут ваше время, и сколько у вас его украдут, зависит от вас самих. Если ничего не успеваете, придется сократить время, которое вы тратите ежедневно на такие занятия. Как это сделать?

Установите себе правило: заходить в социальные сети не по нескольку раз в день, а только пару раз в день, а еще лучше — один раз в два-три дня. Не висите на телефоне с подругой, лучше встретьтесь с ней в выходной или обе договоритесь созвониться вечером в субботу и наболтаться от души.

4) Старайтесь поддерживать порядок

Если вас регулярно мучает вопрос, как все успеть, старайтесь поддерживать во всем порядок. У каждой вещи в вашем доме, на вашем рабочем столе, в сумочке должно быть свое место. От всего, что отслужило и больше не понадобится необходимо избавляться. Если выделять на разбор хлама и раскладывание вещей по местам 15 минут в день, то уже через месяц везде будет порядок. Ну или через два, если вы слишком долго не поддерживали его. Не верите? Проверьте.

Из личного опыта: в первый день я разобрала содержимое своей рабочей сумки и удивилась тому, насколько легкой она стала. Более того, нашла давно потерявшийся абонемент и испанскую монету (как она там оказалась? никогда не была в Испании). Во второй день навела порядок в косметичке (затратила времени больше, чем планировала. Пришлось точить карандаши. Записала в план купить автоматические). В третий день вычистила письменные столы (на работе и дома). Освободила по два! ящика. Выбросила хлам и порадовалась порядку, свободному месту и с пользой проведенному времени.

5) Введите новые привычки

Не знаете, как все успевать за день? Найдите себе новое увлечение. Это может быть что угодно: спорт, чтение, плетение бисера, вышивка, шитье, изучение иностранного языка. Вспомните, как было после роддома: сначала не успевали ничего, а после научились делать одновременно даже больше дел, чем могли раньше. В чем секрет? В жестких рамках. Когда у нас нет другого выбора, мы не задумываемся, как все успевать, а просто делаем и успеваем. Решите, сколько времени в неделю вы можете подарить лично себе, и приступайте прямо сегодня! Решили заняться спортом? Прекрасно. Отговорки и переносы этого события отставить! Главное, не отказываться от принятого решения в течение шести недель. За это время, как утверждают психологи, у вас сформируется устойчивая привычка, и вы, впоследствии, не сможете отказаться от нового увлечения.

Читайте также:  Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Главные принципы планирования времени

Планировать следует ДО ТОГО, как вы начнете что-либо делать. Новый день нужно планировать вечером предыдущего дня, новые неделю и месяц – в конце предыдущих. В этом случае новый день вы начнете сразу с дел, а не с их планирования. Для распределения своего времени пользуйтесь органайзером и таймером. Не пытайтесь все запомнить, потому что если вы что-то все-таки забудете, стресса не избежать. Не пытайтесь делать одновременно несколько дел. Результаты будут средними или ниже средних, если вы будете распыляться. Начатое дело обязательно доводите до конца. Все, что может отвлечь и помешать выполнению ваших планов, устраняйте.

Статистика говорит, что когда люди прерывают выполнение задания на длительное время, то вернувшись к нему вновь, они тратят вдвое больше времени на доработку.

Отдых и работа должны чередоваться. Несмотря на важность дел, помните, что вы не на каторге, расслабляйтесь и делайте паузы. Анализируйте планирование времени и пытайтесь постоянно улучшать свои результаты.

Как все успевать на работе

Если вам постоянно приходится прерывать работу потому, что нужно выполнить другие, не менее важные, дела, объедините похожие задания в блоки. Ведь перерывы, как уже говорилось, требуют дополнительного «разгона». Выполняйте небольшие по объему и схожие по характеру дела друг за другом: решение служебных вопросов по телефону, обсуждение заданий с сотрудниками, разборка корреспонденции. Тогда экономия времени будет вами оценена. Крупные задания выполняйте небольшими частями, не забывая устанавливать лично для себя промежуточные цели. Когда результат работы отдален по времени, люди волей-неволей «увиливают» от заданий, откладывая их «в долгий ящик». Не зря Альберт Эйнштейн заметил, что многим нравится рубить дрова лишь потому, что результат идет сразу за действием. Если проект крупный, работайте над ним понемногу, но постоянно.

Подробный план работы компании – как ничего не забыть?

Прежде чем начать собственное дело, надо быть уверенным, что оно будет приносить доход, достаточный для оплаты кредитов, расширения производства и, конечно же, для обеспечения нормальной жизни.

Прежде чем начать собственное дело, надо быть уверенным, что оно будет приносить доход, достаточный для оплаты кредитов, расширения производства и, конечно же, для обеспечения нормальной жизни.

По-видимому, на первых этапах придется занять некоторую сумму денег, и ваши кредиторы, вероятно, захотят ознакомиться с планом работы вашей компании. Подобный план поможет вам решить, сколько вам потребуется денег, и будет той точкой отсчета, относительно которой Вы будете оценивать свою деятельность. Если Вы никогда раньше не составляли план работы, вам поможет в этом бухгалтер, но очень важно, чтобы Вы сами исчерпывающе поняли ключевые финансовые моменты вашего бизнеса, а этого можно достичь только в том случае, если Вы сами составляете план работы.

Конечно, Вы должны привязать ваш план работы к тому виду деятельности, которым Вы предполагаете заняться. Стандартные схемы планов работы для этих целей неприменимы. Однако важнейшими разделами любого плана являются: отчет о прибылях и убытках, баланс предприятия и прогноз кассовой выручки. Хотя детали этих разделов могут быть различны, их наличие обязательно в любом плане. Пример составления плана работы в приложении 1.

По содержанию план в целом можно разбить на два подраздела:

Оценочные показатели — это ваша оценка таких параметров, как объем продаж, стоимость продаж, административные расходы.

Предпосылки составляют основу бизнес-плана, и их следует рассмотреть подробнее. Предпосылки могут содержать следующую информацию:

-ожидаемый уровень инфляции;

-ожидаемый уровень налога;

-ожидаемая тенденция изменения уровня процентной ставки;

-капитальные затраты и их распределение во времени;

-срок получения платы за предоставленные вами кредиты;

-срок погашения кредита.

При составлении плана работы не следует проявлять чрезмерный оптимизм.

От такого оптимизма следует отказаться и подойти к вопросу как можно более осторожно. Несмотря на все ваши усилия по оценке рынка и необходимых затрат, объемы продаж зачастую растут медленнее, чем ожидалось, а затраты — гораздо быстрее.

Приняли ли Вы во внимание тот факт, что ваш бизнес может быть подвержен сезонным колебаниям? Не забудьте учесть это при составлении ваших прогнозов.

Вы подумали о первоначальных затратах? В начале вашей деятельности будут такие моменты, когда затраты денежных средств не будут компенсироваться какими-либо поступлениями. И этот период может затянуться.

Определяя характер и сумму необходимого финансирования, вам следует иметь в виду более крупные суммы. Финансисты не будут очень довольны, если вскоре после получения денег Вы вновь придете к ним, но уже за новой ссудой. Помните, что в бизнесе дела могут идти не так хорошо, как хотелось бы. Поэтому вам следует определять размер финансирования «с запасом».

Банк или иная организация, финансирующая ваш бизнес, будет требовать обоснования ваших расчетов, по крайней мере, на год вперед, и если вам удастся, то следует сделать обоснование и на более длительный срок.

Примером удачного бизнес-плана может быть такой, в котором:

-в течение первого года были бы даны расчеты на месячной основе;

-в течение второго года — ежеквартальные прогнозы;

-в течение третьего года — прогноз на год.

Ваши прогнозы должны содержать не только прогноз кассовой выручки, но и баланс, и декларацию о доходах. Это не только показывает, сколь прибыльную организацию Вы создали, но и свидетельствует о достоверности приводимых вами данных. Баланс предприятия покажет и вам, и вашему финансисту, насколько ваши ходатайства о предоставлении вам наличности подкреплены должными имущественными гарантиями.

Использование персонального или микрокомпьютера может существенно облегчить задачу составления плана работы, особенно в случае, если вам будет необходимо менять свои расчеты в процессе ведения с банком переговоров о предоставлении вам финансовых средств. Вы увидите, что с помощью компьютера легко уточнить сумму расходов, а также те или иные ваши предположения и посмотреть, как все это скажется на общем бизнес-плане.

Резюме ваших действий объемом в 1-2 страницы позволит получить общие представления о том, как Вы хотите построить свой бизнес. Тем самым можно будет оценить ту базу, которая существует для развития вашего дела, отдельные свойства выпускаемого продукта, для каких именно целей вам требуются финансовые средства, в каких суммах и каких результатов Вы планируете при этом достичь.

План должен содержать детали, упомянутые выше, но не должен быть слишком подробным. Потенциальному кредитору не требуется очень длинный отчет. Если ваш план превышает 1-2 страниц, попробуйте сделать его более компактным. Трудно сказать, что конкретно Вы должны включить в свой бизнес-план, но вам необходимо осветить следующие вопросы:

-производственная площадь, в рамках которой Вы собираетесь ее производить;

-информация обо всех управляющих вашего предприятия;

-стратегия маркетинга, которой Вы собираетесь придерживаться;

-предыдущая деятельность (если таковая была);

-финансовые прогнозы и относящиеся к ним предпосылки;

-требуемые финансовые ресурсы и какие изменения потребуется внести в случае, если ваши предпосылки окажутся либо слишком оптимистичными, либо слишком пессимистичными;

-ваша оценка риска, с которым связана реализация проекта.

Необходимо еще раз подчеркнуть, что, несмотря на то, что при составлении бизнес-плана вам будет необходим совет профессионала, составить свой план Вы должны самостоятельно. Это — план вашей работы. Вас будут спрашивать о том, что Вы собираетесь делать, и Вы должны быть готовы дать исчерпывающие ответы на все вопросы. Одной из наиболее часто встречающихся причин отказа в кредитах является некачественно составленный бизнес-план.

Источники дополнительной информации и советов

Управляющий местным отделением Государственного банка.

Финансовый прогноз — рабочий пример

Отчет о доходах компании с ограниченной ответственностью «Дадендейв»

Ссылка на основную публикацию