Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Налоговый учет компенсаций за неиспользованные отпуска

Налоговый учет компенсаций за неиспользованные отпуска

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Организация (АО) является субъектом малого предпринимательства. Учетной политикой организации в целях бухгалтерского учета предусмотрено создание резерва на оплату отпусков. В целях налогового учета создание такого резерва не предусмотрено. При увольнении работника организация начисляет ему компенсацию за неиспользованный отпуск.
Каков порядок отражения данных расходов в бухгалтерском учете организации? Могут ли данные выплаты списываться за счет сформированного резерва на оплату отпусков, или такие затраты должны включаться в расходы по обычным видам деятельности в составе расходов на оплату труда?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В рассматриваемой ситуации в бухгалтерском учете организации компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника может быть учтена за счет суммы сформированного резерва на оплату отпусков, при условии, что расходы на оплату отпуска, за который выплачивается компенсация при увольнении, были ранее учтены организацией при создании данного резерва.

Обоснование вывода:
В соответствии с нормами ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска*(1).
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцией по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, выплата компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении работника отражается на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
На основании п. 5 и 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» затраты на выплату компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении работника и начисленные страховые взносы с таких выплат признаются в бухгалтерском учете расходами по обычным видам деятельности и относятся на себестоимость продукции (работ, услуг) в суммах, подлежащих выплате работникам.
Суммы выплат включаются в затраты организации и отражаются по дебету соответствующих счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции с кредитом счета учета расчетов с персоналом по оплате труда.
Вместе с тем, по нашему мнению, компенсации за неиспользованный отпуск и начисленные страховые взносы с таких выплат в бухгалтерском учете организации могут быть учтены за счет сумм сформированного резерва на оплату отпусков (при условии, что создание такого резерва предусмотрено учетной политикой организации).
Полагаем, что за счет сумм сформированного резерва на оплату отпусков могут быть также учтены суммы компенсаций за неиспользованный отпуск и начисленные страховые взносы с таких выплат в том числе и при увольнении сотрудника, при условии, что расходы на оплату отпуска, за который выплачивается компенсация при увольнении, были ранее учтены организацией при создании такого резерва.
Резерв на выплату отпускных признается оценочным обязательством и учитывается в соответствии с ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы».
Согласно пп. «а» п. 4 ПБУ 8/2010 под оценочным обязательством понимается обязательство организации с неопределенной величиной и/или сроком исполнения, которое может возникнуть в том числе из норм законодательных и иных нормативных правовых актов.
Методика определения величины и порядок признания оценочного обязательства по отпускам ПБУ 8/2010 не определены, поэтому организации следует самостоятельно разработать и закрепить в учетной политике метод определения величины оценочного обязательства и момент его признания.
В силу п. 15 ПБУ 8/2010 оценочное обязательство признается в бухгалтерском учете организации в величине, отражающей наиболее достоверную денежную оценку расходов, необходимых для расчетов по этому обязательству. Наиболее достоверная оценка расходов представляет собой величину, необходимую непосредственно для исполнения (погашения) обязательства по состоянию на отчетную дату или для перевода обязательства на другое лицо по состоянию на отчетную дату. На это указано и в письме Минфина России от 27.01.2012 N 07-02-18/01. Специалисты финансового ведомства также уточняют, что указанное следует иметь в виду при определении величины оценочного обязательства, связанного, например, с реализацией работниками права на ежегодные оплачиваемые отпуска в соответствии с ТК РФ, в частности необходимость учета таких обстоятельств, как утвержденный график отпусков, различия в условиях оплаты труда и дней отпуска отдельных категорий работников, необходимость уплаты страховых взносов в связи с предоставлением работникам оплачиваемых отпусков и прочее.
Поскольку организации необходимо отразить в учете наиболее достоверную оценку предстоящих расходов, то, по нашему мнению, при определении величины оценочного обязательства, связанного с реализацией работниками права на ежегодные оплачиваемые отпуска в соответствии с ТК РФ, необходимо учитывать все предстоящие отпуска отчетного периода, а также те отпуска, задолженность по которым у организации осталась с прошлых периодов. Иными словами, резерв должен формироваться с учетом величины предстоящих выплат по каждому работнику.
Как уже было отмечено, утвержденная методика расчета рассматриваемого оценочного обязательства в настоящее время отсутствует. Поэтому каждая организация определяет его в том порядке, который утвержден в учетной политике.
Предполагается, что при создании резерва организация исходит из утвержденного графика отпусков, а также из информации о неиспользованных отпусках за прошлые периоды.
Увольнение работника, в отличие от отпуска, не является планируемым мероприятием, и сумма резерва не корректируются на возможные случаи увольнения работников.
В целях соблюдения принципа достоверности при определении величины оценочного обязательства, связанного с оплатой ежегодных отпусков работников, организация должна учесть все свои обязательства перед работниками, в том числе и уволенными.
Таким образом, по нашему мнению, если оценочное обязательство формируется с учетом предстоящей оплаты по всем отпускам, в том числе и неиспользованным в прошлые периоды, то, на наш взгляд, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника может быть учтена за счет суммы сформированного резерва, при условии, что расходы на оплату отпуска, за который выплачивается компенсация при увольнении, были ранее учтены организацией при создании такого резерва.
Согласно п. 8 ПБУ 8/2010 оценочные обязательства отражаются на счете учета резервов предстоящих расходов. При признании оценочного обязательства в зависимости от его характера величина оценочного обязательства относится на расходы по обычным видам деятельности или на прочие расходы либо включается в стоимость актива*(2).

К сведению:
Следует отметить, что в налоговом учете компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемые работникам при увольнении согласно ст. 127 ТК РФ, учитываются в составе расходов на оплату труда (письма Минфина России от 24.01.2014 N 03-03-07/2516, от 01.11.2013 N 03-03-06/1/46713) и не уменьшают сумму созданного резерва (письмо Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/4/29).
Поскольку в тексте вопроса речь идет о бухгалтерском учете и, кроме того, как следует из вопроса, организация в налоговом учете не формирует резерв предстоящих расходов на оплату отпусков (ст. 324.1 НК РФ), мы не рассматриваем свою позицию по данному вопросу.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении;
— Энциклопедия решений. Резервы на оплату отпусков и на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет в целях налогообложения прибыли;
— Вопрос: Можно ли выплачивать работникам при увольнении компенсации за неиспользованный отпуск за счет средств резерва? («Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение», N 8, август 2011 г.)
— Вопрос: Предприятие в бухгалтерском учете создает резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. При увольнении работника начисляется компенсация за неиспользованный отпуск. Данные выплаты включаются в состав текущих расходов на оплату труда или списываются за счет сформированного резерва? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2012 г.)
— Вопрос: Организация применяет общую систему налогообложения, учет доходов и расходов ведет по методу начисления. В бухгалтерском учете создается оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков. Оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков определяется на последний день каждого месяца. В налоговом учете резерв на оплату отпусков не создается. При увольнении работнику начисляется компенсация за дни неиспользованного отпуска. Как в бухгалтерском учете следует отражать начисление компенсации за неиспользованный отпуск? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2013 г.)
— Вопрос: Организация создает в налоговом учете резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Правильно ли мы понимаем, что за счет резерва списываются только суммы отпускных работникам, фактически отгулявшим отпуск? А суммы компенсаций за неиспользованные отпуска, выплаченные уволенным работникам, и за дополнительные дни отпуска (свыше 28 дней) следует относить непосредственно на расходы по оплате труда без уменьшения резерва? («Российский налоговый курьер», N 20, октябрь 2011 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Галимарданова Юлия

Ответ прошел контроль качества

10 апреля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) В соответствии с ст.ст. 114, 122 ТК РФ определена обязанность работодателя предоставлять работникам ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.
В силу норм ст. 165 ТК РФ выплаты при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска являются одним из случаев предоставления работодателем гарантий, которые производятся за счет его средств.
На основании ст. 123 ТК РФ оплачиваемые ежегодные отпуска предоставляются в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Как следует из ст. 127 ТК РФ, при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.
Следовательно, денежная компенсация, выплачиваемая работнику при увольнении за неиспользованные дни отпуска, является реализацией права работника на отпуск.
Соответственно, расходы в виде отпускных есть не что иное, как обязательство работодателя, установленное законодательством — ТК РФ.
*(2) Начисление оценочного обязательства отражается по кредиту счета 96, в зависимости от его характера величина резерва относится на расходы по обычным видам деятельности или на прочие расходы либо включается в стоимость актива (п. 8 ПБУ 8/2010).
При начислении резерва производятся бухгалтерские записи по дебету счетов 08, 20, 23, 25, 26, 29, 44 в корреспонденции с кредитом счета 96, субсчет «Резерв на оплату отпусков».
Использование начисленных сумм резерва (начисление компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении) отражается записью по дебету счета 96 в корреспонденции со счетами 69 и 70.
Согласно п. 21 ПБУ 8/2010 в ситуации, когда организация выплачивает компенсацию за неиспользованный отпуск, оплата за который не была ранее учтена при создании резерва на оплату отпусков, или если сумма сформированного резерва не покрывает расходы по отпускам и компенсациям за неиспользованный отпуск при увольнении, с учетом которых создавался резерв, то в таком случае расходы на выплату компенсации при увольнении учитываются на счетах учета затрат, на которых учитывается заработная плата, в общем порядке.
В этом случае в бухгалтерском учете будет сделана запись (на недостающую сумму):
Д 20 (25, 26, 44. ) К 70 (69).

Читайте также:  Дистанционное образование уровня MBA

Как отразить в учете компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении

Бухучет

Порядок отражения в бухучете сумм компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении зависит от того, относится организация к субъектам малого предпринимательства или нет.

Ситуация: нужно ли в бухучете начисление компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении списывать в уменьшение резерва на оплату отпусков? Организация не является субъектом малого предпринимательства.

Организации, не являющиеся субъектами малого предпринимательства , обязаны создавать резерв на оплату отпусков в бухучете, то есть признавать оценочные обязательства в виде оплаты отпусков (подп. «а» п. 2, п. 5 ПБУ 8/2010, письмо Минфина России от 19 апреля 2012 г. № 07-02-06/110).

Компенсации за неиспользованный отпуск следует начислять за счет ранее признанного оценочного обязательства (ранее созданного резерва). Объясняется это следующим.

Создавая резерв на оплату отпусков, организация признает свои будущие обязательства с неопределенным сроком исполнения перед сотрудниками в части выплаты отпускных (подп. 4, 8 ПБУ 8/2010). При этом расчет обязательства по каждому сотруднику производится исходя из количества дней отпуска, на которое он имеет право на момент создания резерва.

Компенсация за неиспользованный отпуск также рассчитывается исходя из количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право на момент увольнения (ст. 127 ТК РФ). Поэтому сумма расхода на ее выплату учтена при определении суммы оценочного обязательства, то есть при формировании резерва на оплату отпусков.

Таким образом, начисление сотруднику компенсации за неиспользованный отпуск признается не расходом текущего периода, а является выполнением признанного ранее оценочного обязательства (п. 21 ПБУ 8/2010). Следовательно, величина оценочного обязательства по оплате отпусков (резерва) уменьшается на сумму начисленной компенсации за неиспользованный отпуск.

Субъекты малого предпринимательства могут не создавать резерв на оплату отпусков (п. 3 ПБУ 8/2010, ч. 4 ст. 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Если организация относится к малым предприятиям и решила не создавать резерв на оплату отпусков, в бухучете компенсацию за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением, включите в состав расходов по обычным видам деятельности, а именно в расходы на оплату труда (п. 8 ПБУ 10/99). Начисление и выплату компенсации за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением, отразите проводками:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) Кредит 70

– начислена компенсация за неиспользованный отпуск, связанная с увольнением;

Дебет 70 Кредит 50 (51)

– выдана из кассы (перечислена на счет сотрудника в банке) компенсация за неиспользованный отпуск, связанная с увольнением.

НДФЛ и страховые взносы

Вне зависимости от системы налогообложения, которую применяет организация, с компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, удержите НДФЛ (абз. 6 п. 3 ст. 217 НК РФ).

НДФЛ надо перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. Так предусмотрено пунктом 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

С компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. «д» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 6 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование перечисляйте не позднее 15-го числа следующего месяца . А взносы «на травматизм» – в день, который установлен для выдачи зарплаты .

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль включите компенсацию в текущие расходы на оплату труда (п. 8 ст. 255 НК РФ). Такой порядок применяется независимо от того, создает организация в налоговом учете резерв предстоящих расходов на оплату отпусков (ежегодного вознаграждения за выслугу лет и вознаграждения по итогам года) или нет. Дело в том, что списать сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении за счет этого резерва нельзя .

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за неиспользованный отпуск, предоставляемый по коллективному договору (сверх установленного в законодательстве)?

Если внутренними документами организации предусмотрено предоставление сотрудникам дополнительных отпусков (сверх установленных в законодательстве), денежную компенсацию, выплачиваемую взамен таких отпусков, не учитывайте при расчете налога на прибыль. Дело в том, что в расходы нельзя включать затраты на оплату отпусков, предоставляемых на основании коллективных договоров (п. 24 ст. 270 НК РФ, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11 апреля 2006 г. № Ф04-4099/2005(21317-А27-29)). А значит, и компенсацию за такие отпуска при расчете налога учесть нельзя. Такой позиции придерживается Минфин России в письме от 18 октября 2005 г. № 03-03-04/1/284.

Ситуация: как отразить при расчете налога на прибыль компенсацию, выплачиваемую при увольнении сотрудника, за отпуска, не использованные им в течение двух и более лет?

Компенсацию за отпуска, не использованные сотрудником в течение двух и более лет, учтите в расходах при расчете налога на прибыль.

Это связано с тем, что обязанность организации выплатить увольняющемуся сотруднику компенсацию за все неиспользованные отпуска предусмотрена законодательством (ч. 1 ст. 127 ТК РФ). А значит, такая компенсация включается в состав расходов на оплату труда (п. 8 ст. 255 НК РФ). Такой же позиции придерживается Минфин России в письме от 20 мая 2005 г. № 03-03-01-02/2/90.

Следует отметить, что непредоставление сотруднику отпуска в течение двух лет подряд запрещается (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Поступив так, организация нарушит трудовое законодательство .

Порядок отражения компенсации в налоговом учете зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация.

Налог на прибыль: метод начисления

Если организация применяет метод начисления, сумму компенсации включите в состав прямых или косвенных расходов.

Если организация занимается производством и реализацией продукции (работ, услуг), перечень прямых расходов определите в учетной политике (п. 1 ст. 318 НК РФ).

Внимание: при утверждении перечня прямых расходов в учетной политике помните, что деление расходов на прямые и косвенные должно быть экономически оправданно (письма Минфина России от 26 января 2006 г. № 03-03-04/1/60, ФНС России от 24 февраля 2011 г. № КЕ-4-3/2952). В противном случае налоговые инспекторы могут пересчитать налог на прибыль.

Так, компенсацию, начисленную сотрудникам, непосредственно занятым в производстве, учтите в составе прямых расходов. Компенсацию за неиспользованный отпуск, начисленную администрации организации, отнесите к косвенным расходам.

Компенсацию, которая относится к прямым расходам, учитывайте при расчете налога на прибыль по мере реализации продукции, в стоимости которой она учтена (абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ).

Компенсацию, которая относится к косвенным расходам, учтите при расчете налога на прибыль в последний день месяца, в котором она была начислена (п. 2 ст. 318, п. 4 ст. 272 НК РФ).

Если организация оказывает услуги, то прямые расходы можно учесть, как и косвенные, в момент их начисления (абз. 3 п. 2 ст. 318 НК РФ).

В торговых организациях компенсации за неиспользованный отпуск признаются косвенными расходами (абз. 3 ст. 320 НК РФ). Поэтому учитывайте их при расчете налога на прибыль в месяце, в котором они были начислены.

Пример, как учесть выплату компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением. Организация на общем режиме (метод начисления, резерв на оплату отпусков в налоговом учете не создает)

ООО «Торговая фирма «Гермес»» занимается оптовой торговлей.

Менеджер организации А.С. Кондратьев увольняется 11 марта. Ему положена компенсация за неиспользованный отпуск в сумме 8330 руб.

Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет. НДФЛ с компенсации составил:
8330 руб. × 13% = 1083 руб.

В марте бухгалтер «Гермеса» сделал проводки:

Дебет 96 Кредит 70
– 8330 руб. – начислена компенсация за неиспользованный отпуск;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1083 руб. – удержан НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 50
– 7247 руб. (8330 руб. – 1083 руб.) – выплачена из кассы компенсация (за минусом НДФЛ).

При расчете налога на прибыль за март бухгалтер включил в текущие расходы всю сумму начисленной компенсации (8330 руб.).

Ранее, при создании резерва на оплату отпусков, в бухучете возникла вычитаемая временная разница и соответствующий ей отложенный налоговый актив. Это произошло из-за того, что при формировании резерва в бухучете были отражены соответствующие расходы, а в налоговом нет. При начислении компенсации возникает обратная ситуация: сумма компенсации включается в состав расходов в налоговом учете, а в бухгалтерском нет, поскольку она списывается за счет резерва. Поэтому в бухучете следует отразить частичное списание отложенного налогового актива.

Бухгалтер сделал проводку:

Дебет 68 Кредит 09
– 1666 руб. (8330 руб. × 20%) – списан (частично) отложенный налоговый актив.

Пример, как учесть выплату компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением. Организация на общем режиме (метод начисления), относится к малым предприятиям и не создает резерв на оплату отпусков

ООО «Торговая фирма «Гермес»» занимается оптовой торговлей.

Менеджер организации А.С. Кондратьев увольняется 11 марта. Ему положена компенсация за неиспользованный отпуск в сумме 8330 руб.

Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет. НДФЛ с компенсации составил:
8330 руб. × 13% = 1083 руб.

В марте бухгалтер «Гермеса» сделал проводки:

Дебет 44 Кредит 70
– 8330 руб. – начислена компенсация за неиспользованный отпуск;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1083 руб. – удержан НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 50
– 7247 руб. (8330 руб. – 1083 руб.) – выплачена из кассы компенсация (за минусом НДФЛ).

При расчете налога на прибыль за март бухгалтер включил в текущие расходы всю сумму начисленной компенсации (8330 руб.).

Налог на прибыль: кассовый метод

При кассовом методе учета компенсацию включите в расходы в момент ее фактической выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Читайте также:  Как развить чувство времени?

Пример, как учесть выплату компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением. Организация на общем режиме (кассовый метод), относится к малым предприятиям и не создает резерв на оплату отпусков

ООО «Альфа» оказывает услуги по ремонту оборудования.

Начальник цеха В.К. Волков увольняется 21 марта. Ему положена компенсация за неиспользованный отпуск в сумме 4284 руб.

Прав на вычеты по НДФЛ у Волкова нет. НДФЛ с компенсации составил:
4284 руб. × 13% = 557 руб.

В марте бухгалтер «Альфы» сделал проводки:

Дебет 25 Кредит 70
– 4284 руб. – начислена компенсация за неиспользованный отпуск;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 557 руб. – удержан НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 50
– 3727 руб. (4284 руб. – 557 руб.) – выплачена из кассы компенсация (за минусом НДФЛ).

При расчете налога на прибыль за март бухгалтер включил в текущие расходы всю сумму выплаченной компенсации за неиспользованный отпуск (4284 руб.).

Налоговый учет компенсации за часть неиспользованного отпуска

Организация на основании коллективного договора выплачивает сотрудникам денежную компенсацию за часть неиспользованного отпуска, превышающую 28 календарных дней, а также дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день. Сотрудники, получающие компенсацию, продолжают работать в организации. Может ли компания учитывать в целях налога на прибыль расходы в виде указанной компенсации?

Ответ на это вопрос дали специалисты УФНС России по г. Москве в письме от 06.08.2010 № 16−15/083217@. В соответствии с пунктом 8 статьи 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли относятся, в частности, денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством РФ.

В статьях 126 и 127 ТК РФ предусмотрено два случая выплаты компенсации.

Во-первых, в виде денежной компенсации оплачивается часть отпуска, превышающая 28 календарных дней.

При этом согласно статье 126 ТК РФ не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков:

— работникам в возрасте до 18 лет;

— сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска сотруднику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с его согласия перенос отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещено (ст. 124 ТК РФ).

Во-вторых, компенсация выплачивается при увольнении работника, не использовавшего право на отпуск (ст. 127 ТК РФ).

Таким образом, если организация выплачивает компенсацию за неиспользованные отпуска при увольнении сотрудника, то все суммы выплачиваемой компенсации (включая суммы компенсации за прошлые года) учитываются в целях налогообложения прибыли.

Если работник не увольняется, то применяются положения статьи 126 ТК РФ, то есть часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, заменяется денежной компенсацией.

Следовательно, организация при определении налоговой базы по налогу на прибыль может учесть в составе расходов на оплату труда денежную компенсацию неувольняющемуся работнику за неиспользованный отпуск в части, превышающей 28 календарных дней.

Налоговый учет компенсаций за неиспользованные отпуска

Пунктом 8 статьи 255 НК РФ установлено, что в расходы организации на оплату труда включаются денежные компенсации за неиспользованные отпуска согласно трудовому законодательству РФ. Однако Трудовой кодекс РФ не содержит понятия неиспользованного отпуска. Как разобраться?

При определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату отпусков, дополнительно предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством). Основанием служит пункт 24 статьи 270 НК РФ.

Трудовой кодекс РФ не содержит понятия неиспользованного отпуска. Из главы 19 «Отпуска» ТК РФ можно дать следующее определение, что неиспользованный отпуск — это ежегодный оплачиваемый отпуск, которым работник не воспользовался в силу каких-либо обстоятельств.

Статья 126 ТК РФ в новой редакции Федерального закона от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ, вступившая в силу 6 октября 2006 г., предусматривает, какая часть отпуска подлежит замене компенсацией в ситуации суммирования отпусков за несколько лет. В соответствии с частью 1 статьи 126 ТК РФ по письменному заявлению работника денежной компенсацией может быть заменена часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней. При суммировании отпусков или переносе отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части (ч. 2 ст. 126 ТК РФ).

Законодательно установлена возможность выплаты денежной компенсации только за ту часть каждого из неиспользованных отпусков, которая превышает 28 календарных дней. Неиспользованная часть отпуска переносится на следующий рабочий год, но не может быть компенсирована.

В Постановлении ФАС Уральского округа от 4 ноября 2003 г. по делу N Ф09-3616/03-АК указано, что компенсации за неиспользованный основной оплачиваемый отпуск не предусмотрены трудовым законодательством РФ. Если работодатель выплатит эту компенсацию, она будет считаться поощрением за счет средств фирмы. Однако выплата таких компенсаций не освобождает фирму от обязанности предоставить своим работникам оплачиваемые отпуска в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

В статье 126 ТК РФ перечислены категории работников, в отношении которых замена отпуска денежной компенсацией запрещена:

  • беременные женщины;
  • работники в возрасте до 18 лет (основной и дополнительные отпуска);
  • работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (дополнительный отпуск).

Необходимое условие для получения компенсации за часть неиспользованного отпуска, превышающую 28 календарных дней, — письменное заявление работника, представленное работодателю. Следует обратить внимание на Письмо Минтруда России от 25 апреля 2002 г. N 966-10, в котором говорится, что замена отпуска компенсацией право, а не обязанность работодателя. Другими словами, денежная компенсация предоставляется с согласия работодателя.

При увольнении на основании части 1 статьи 127 ТК РФ работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Трудовое законодательство устанавливает ряд ограничений на замену отпуска денежной компенсацией. Так, оно не дает работодателю права самостоятельно инициировать замену, для этого необходимо заявление работника. Замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 календарных дней трудовым законодательством не допускается, за исключением случая увольнения. Компенсация может быть предоставлена с согласия работодателя взамен ежегодного основного оплачиваемого отпуска, так же как и ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, только в части, превышающей 28 календарных дней.

Затраты на выплату работнику, который увольняется, денежные компенсации за неиспользованные отпуска (кроме компенсаций за отпуска, указанные в пункте 24 статьи 270 НК РФ) организация вправе признать в налоговом учете как расходы на оплату труда. При условии, что расходы соответствуют требованиям статей 252 и 255 НК РФ.

Суммы денежной компенсации, предоставленной по письменному заявлению работника за неиспользованный период части отпусков, превышающие 28 календарных дней, относятся к расходам на оплату труда в целях главы 25 НК РФ.

Актуальные вопросы выплаты, учета и налогообложения компенсации за неиспользованный отпуск

Компенсация за неиспользованный отпуск может выплачиваться в двух случаях:

– при увольнении работника, который к этому моменту не использовал (не полностью использовал) положенный ему отпуск (его часть);

– в случае если работник желает заменить часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней денежной компенсацией.

В период летних отпусков наиболее актуальным становится вопрос о замене денежной компенсацией части ежегодного оплачиваемого отпуска. В данной статье эксперты интернет-бухгалтерии «Моё дело» разъяснят, в каких случаях работник вправе заменить часть отпуска денежной компенсацией, как провести документальное оформление, а также как отразить данную выплату в бухучете и учесть ее при налогообложении.

Какой категории работников организация вправе выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск?

Организация вправе заменять ежегодный отпуск денежной компенсацией работникам, которым положены удлиненные и дополнительные отпуска.

По общему правилу выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск, не связанную с увольнением, можно только за часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней или любое количество дней из этой части.

Читайте также:  Онлайн сервисы и программы для автоматизации грузоперевозок и курьерских служб

Если у работника есть накопившиеся ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска (например, он два года не брал отпуск), то выплатить ему компенсацию можно только за ту часть каждого ежегодного отпуска, которая превышает 28 дней.

Накопившиеся основные отпуска нормальной продолжительности за предыдущие годы денежному замещению не подлежат. Такие работники смогут получить компенсацию за неиспользованный отпуск только при увольнении (ч. 1 ст. 127 Трудового кодекса РФ).

Соответственно, заменять денежным возмещением можно только дополнительные отпуска и часть удлиненного отпуска, превышающую 28 календарных дней.

Подтверждение: ст. 126, 127 Трудового кодекса РФ.

Пример 1. Работнику положен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В течение первого рабочего года работник использовал только 14 календарных дней отпуска. В следующем рабочем году (и в последующих годах) работник не вправе заменить неиспользованные в предыдущем году 14 календарных дней денежной компенсацией.

Пример 2. Работник является инвалидом. Ему положен ежегодный удлиненный основной оплачиваемый отпуск (ч. 5 ст. 23 Федерального закона № 181-ФЗ от 24 ноября 1995 г.). Ежегодно работник вправе заменить денежной компенсацией 2 дня отпуска (30 дн. – 28 дн.).

Пример 3. Работнику, которому установлен ненормированный рабочий день, положен ежегодный основной оплачиваемый отпуск длительностью 28 календарных дней и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск длительностью три календарных дня. В такой ситуации ежегодно три календарных дня (т.е. продолжительность ежегодного дополнительного отпуска) работник вправе заменить денежной компенсацией.

Комментарий: замена отпуска денежной компенсацией право, а не обязанность работодателя (письмо Роструда № 473-6-0 от 1 марта 2007 г.). Поэтому, если работодатель не согласен выплачивать денежное возмещение, он вправе отказать работнику в его просьбе.

В отношении какой категории работников действует запрет на замену отпуска денежной компенсацией?

Ни при каких условиях организация не вправе заменять денежной компенсацией ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска:

– несовершеннолетним работникам (т.е. работникам в возрасте до 18 лет).

Денежное возмещение за неиспользованный отпуск им выплачивается только при увольнении.

Кроме того, работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями, нельзя заменять компенсацией ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу в таких условиях труда. Денежное возмещение за неиспользованный дополнительный отпуск таким работникам выплачивается только при увольнении. При этом ежегодный основной отпуск по просьбе таких работников можно заменить компенсацией в общем порядке (т.е. если он превышает 28 календарных дней).

Подтверждение: ст. 126, 127 Трудового кодекса РФ.

Могут ли организацию привлечь к ответственности, если она нарушила правила предоставления компенсации за неиспользованный отпуск (например, выплатила компенсацию за весь неиспользованный отпуск, а не только за отпускной период, превышающий 28 календарных дней)?

Могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение требований трудового законодательства.

Если государственные инспекторы труда при проверке выявят, что компенсация за неиспользованный отпуск была выплачена с нарушениями требований трудового законодательства, то организацию могут оштрафовать на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб., либо приостановить ее деятельность на срок до 90 суток.

Кроме того, оштрафовать могут должностное лицо организации (например, руководителя). Минимальная сумма штрафа – 1000 руб., максимальная – 5000 руб. При повторном аналогичном нарушении должностное лицо могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет.

Каковы основные этапы документального оформления при замене отпуска денежной компенсацией?

Поскольку компенсация за неиспользованный отпуск, не связанная с увольнением, выплачивается только по желанию работника, то для ее начисления и выплаты работник, желающий заменить часть отпуска компенсацией, должен написать заявление.

Подтверждение: ст. 126 Трудового кодекса РФ.

На основании заявления работодателю нужно издать приказ (распоряжение) о замене части неиспользованного отпуска денежной компенсацией. Унифицированной формы такого документа нет, поэтому его можно составить в свободной форме. В приказе, в частности, нужно указать:

– ФИО и должность работника, желающего получить компенсацию;

– количество дней отпуска, подлежащих замене;

– реквизиты заявления работника о выплате компенсации за неиспользованный отпуск.

Подтверждение: ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г.

С приказом (распоряжением) нужно ознакомить работника под подпись.

На основании приказа (распоряжения) работодателю необходимо внести информацию о замене неиспользованного отпуска работника денежной компенсацией:

– в личную карточку работника (форма № Т-2). Для этого в разделе VIII «Отпуск» в графе 1 «Вид отпуска» нужно указать, какой отпуск подлежит замене (дополнительный или основной), в графе 4 «Количество календарных дней отпуска» следует отразить количество дней, подлежащих замене. В графе 7 «Основание» указать реквизиты приказа о замене части неиспользованного отпуска денежной компенсацией;

– в график отпусков (форма № Т-7). Для этого в графе 10 «Примечание» нужно указать количество дней отпуска, подлежащих замене, и реквизиты приказа о замене части неиспользованного отпуска денежной компенсацией.

Комментарий: к приказу о выплате компенсации за неиспользованный отпуск целесообразно приложить документ, в котором приведен подробный расчет такой компенсации. Типовой формы данного документа не предусмотрено, поэтому его можно составить в свободной форме, например, в виде бухгалтерской справки.

Как отразить начисление компенсации за неиспользованный отпуск в бухучете?

В бухучете компенсацию за неиспользованный отпуск следует отразить по дебету счета учета расходов (в зависимости от подразделения, в котором трудится работник) и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Проводки при этом могут быть следующие:

ДЕБЕТ 20 (21, 23, 29) КРЕДИТ 70

– начислена компенсация работнику основного (вспомогательного, обслуживающего) производства;

ДЕБЕТ 25 (26) КРЕДИТ 70

– начислена компенсация работнику, занятому в процессе обслуживания основного

и вспомогательного производства (административно-управленческому персоналу);

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70

– начислена компенсация работнику, занятому в реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70

– начислена компенсация работнику, занятому на объектах непроизводственного назначения (например, ликвидирующему последствия чрезвычайных событий).

Подтверждение: Инструкция к Плану счетов.

Суммы начисленной компенсации могут быть включены в состав:

– расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99);

– прочих расходов организации (п. 11, 13 ПБУ 10/99).

Облагается ли компенсация за неиспользованный отпуск зарплатными налогами и взносами?

При замене отпуска денежной компенсацией с ее суммы нужно удержать НДФЛ, а также начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование.

Удержать НДФЛ нужно, так как данная выплата не содержится в закрытом перечне выплат, не облагаемых данным налогом (ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Комментарий: на законодательном уровне до сих пор не урегулирован вопрос относительно заполнения кода дохода в справке 2-НДФЛ при отражении компенсации за неиспользованный отпуск. Дело в том, что в справочнике кодов доходов, приведенном в Приложении № 3 к Приказу ФНС России № ММВ-7-3/611 от 17 ноября 2010 г., отдельного кода в отношении компенсации за неиспользованный отпуск не выделено. ФНС России в письме № 3-5-04/380 от 8 августа 2008 г. рекомендовала использовать для этих целей код 4800 «Иные доходы». Данная позиция представляется наиболее правильной, так как сама по себе замена отпуска денежной выплатой носит компенсационный характер и не связана с выполнением работником своих трудовых обязанностей (код 2000), а так же не относится к отпускным выплатам (код 2012).

Несмотря на то, что разъяснения ФНС России даны в период действия прежней формы 2-НДФЛ (утв. Приказом ФНС России № САЭ-3-04/706 от 13 октября 2006 г.), в отношении установления кода дохода компенсации за неиспользованный отпуск они актуальны и сейчас.

В отношении страховых взносов такая выплата также исключена из числа выплат, не облагаемых взносами. Соответственно, компенсация за неиспользованный отпуск в полной сумме включается в базу для расчета взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Подтверждение: абз. 4 пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г., абз. 13 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.

Как учесть сумму компенсации за неиспользованный отпуск при расчете налога на прибыль?

При расчете налога на прибыль организация вправе учесть компенсацию за неиспользованный отпуск на основании п. 8 ч. 2 ст. 255 Налогового кодекса РФ.

Однако следует помнить, что по данному основанию организация вправе признать только компенсации за неиспользованный отпуск, которые выплачены в соответствии с трудовым законодательством. Кроме того, при расчете налога на прибыль признаются только экономически оправданные и документально подтвержденные расходы (ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Поэтому, если организация неправомерно заменяет отпуск денежной компенсацией, то данная выплата не будет уменьшать налоговую базу по данному налогу. Например,

в случае, когда организация:

– заменяет компенсацией отпуск (часть отпуска), не превышающий 28 календарных дней;

– выплачивает компенсацию за неиспользованный отпуск гражданам, которым в соответствии с трудовым законодательством запрещено заменять отпуск денежной компенсацией (например, беременным женщинам).

Аналогичные правила будут применяться, если организация применяет УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов». При расчете единого налога расходы на оплату труда учитываются в порядке, предусмотренном ст. 255 Налогового кодекса РФ, при условии их соответствия требованиям п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ (пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). В связи с этим компенсацию за неиспользованный отпуск, не связанную с увольнением, выплаченную в соответствии с требованиями законодательства, организация вправе включить в расходы при расчете единого налога на УСН.

Ссылка на основную публикацию