Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Меняем график отпусков без проблем

Как правильно внести изменения в график отпусков

Составление расписания отпусков вменено в обязанность каждой организации. Обычно его разрабатывают загодя: за 2 недели до наступления следующего календарного года и утверждают приказом начальника. Согласно нормам ст. 123 ТК РФ, соблюдение графика отпусков – обязательно для нанимателя и работника. В связи с этим у многих специалистов кадровой службы возникает вопрос: разрешено ли внесение изменений в график отпусков, какие именно документы необходимо подготовить в этом случае? Как вносить изменения в график при переносе отпуска? Как корректировать график при приеме нового сотрудника? Давайте разбираться.

По каким основаниям можно переносить отдых

С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:

  • важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
  • переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
  • внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
  • внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
  • срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
  • болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).

В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.

Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).

Руководитель фирмы вправе самостоятельно определить, являются ли основания для переноса времени отдыха значимыми. Нередко бывает и так, что заявление на изменение графика отпуска остаётся без удовлетворения. Тогда сотрудник отправляется отдыхать в тот период, который был запланирован изначально. Также см. «График отпусков».

Вносим коррективы по правилам

На практике документ, составленный заблаговременно, редко, когда может оставаться в неизменном состоянии. Иногда возникают ситуации, требующие внесения в него корректировок. Особенно это относится к крупным организациям. О том, можно ли вносить изменения график отпусков, российское законодательство умалчивает. Соответствующих норм нет ни в ТК РФ, ни в самих указаниях по заполнению такого рода документов.

Однако практикующие кадровики уверены: вносить уточнения необходимо по ряду причин. Во-первых, неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. Предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Во-вторых, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии, которая создает и держит ориентир на резервы оплаты соответствующих расходов.

Внесение корректировок в график должно быть санкционировано руководителем. С этой целью составляют приказ об изменении графика отпусков, на основании которого соответствующие уточнения вносятся в унифицированную форму за № Т-7, утверждённую 05.01.2004 постановлением Госкомстата № 1. См. также «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».

Так что учтите: законодательством не установлены правила, необходимые для соблюдения в этих случаях. Однако в зависимости от конкретной ситуации график можно модифицировать разными способами.

Принят новый сотрудник

Если в течение года в компанию пришли новые люди, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесёт ущерба организации и ее бизнес-процессам. Делают это на основании письменного заявления заинтересованных лиц.

Если организация всё-таки решает документально зафиксировать изменение графика отпусков при приёме нового сотрудника, разумно составить дополнение к уже действующему расписанию отдыха. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной форме. При этом в столбце «Примечания» необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.

Смена запланированной даты отдыха

Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2018 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.

Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.

Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.

Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:

  • подростков моложе 18 лет;
  • совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
  • сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
  • мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
  • работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
  • почётные доноры;
  • супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
  • некоторые категории чернобыльцев;
  • работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
  • иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.

Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:

  • в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
  • в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
  • в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.

Найти утверждённый образец изменения графика отпусков в нормативных документах не получится. Поэтому для вашего удобства ниже приведена примерная форма скорректированного графика, которая информативна и удобна для работы.

Образец изменения графика отпусков

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Меняем график отпусков без проблем

График отдыха формируется на год вперед, а планы сотрудников и работодателей могут измениться. Можно ли в утвержденный график внести коррективы, не нарушив при этом нормы Трудового кодекса.

Требование составлять график отпусков является обязательным для всех работодателей. Причем формальный подход к этому делу чреват не только штрафом, но и «заморозкой» деятельности компании почти на 3 месяца, а то и вовсе дисквалификацией руководителя. Именно так у нас законодательство охраняет труд граждан.

Можно ли отступать от графика отпусков? С наступлением отпускного сезона этот вопрос волнует многих сотрудников, причем «как с одной, так и с другой стороны баррикад». Дело в том, что согласно части 2 статьи 123 Трудового кодекса, график отпусков обязателен и для работодателя и для сотрудника. Усугубляет ситуацию и то, что при определенных условиях отступление от графика представители трудовой инспекции вполне могут квалифицировать как нарушение трудового законодательства.

Если работник – трудоголик

Инициатива «перекроить» график может исходить как от самого сотрудника, так и от руководства фирмы. В первом случае, при обоюдном согласии обоих сторон, графиком можно практически безболезненно пренебречь. Ведь предоставление отпуска лицу в другой период, нежели тот, который указан, нельзя рассматривать как нарушение чьих-либо прав. К тому же при таких обстоятельствах отклонение от графика не считается неправомерным действием, а значит, не влечет административную ответственность.

Правда, тут нельзя не сказать, что совершенно без последствий для фирмы «перекраивание» графика может произойти лишь в том случае, если все будет верно документально оформлено. Для этого сотрудник должен написать соответствующее заявление, на котором директор фирмы обязан поставить свою резолюцию о согласии удовлетворить просьбу работника.

Каждое изменение запланированной даты отпуска должно соответствующим образом отражаться и в соответствующих столбцах графика отпусков, составленного по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.

Если в изменениях графика отпусков заинтересован работодатель в связи с производственной необходимостью, то тут документальное подтверждение будет несколько иным (п. 3 ст. 124 ТК, п. 2 ст. 125 ТК). Фирме придется оформить приказы (распоряжения) о перенесении отпусков, об отзыве работников из отпусков, другие приказы (распоряжения). Помимо того, на каждое подобное отступление от графика отпусков компания обязана получить письменное согласие работников.

График может, что называется, попасть под нож, если у фирмы возникли финансовые затруднения и она попросту не в состоянии выплатить работникам отпускные. Из этой ситуации можно найти несколько выходов, опять же при условии достижения компромисса с работником.

Если предложение «передвинуть» отпуск его не устроит, то как вариант попробуйте поиграть сроками выплаты отпускных. Конечно, нельзя сказать, что это не повлечет каких-либо последствий для работодателя, поскольку точные сроки выплаты пособия к отпуску установлены Трудовым кодексом. В частности, в пункте 9 статьи 136 говорится, что оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

Вместе с тем, если причины отсутствия денег действительно обоснованны, то лучше довести их до сведения работников, указав при этом время, когда фирма сможет исполнить свои обязательства по отпускам. Как только финансовое состояние фирмы позволит ей рассчитаться с работниками, она должна незамедлительно перечислить им деньги. Тот факт, будет ли работник еще находится в отпуске или уже отгулял его, роли в данном случае не играет.

Рассчитаемся сполна

Если работодатель выплатил отпускные позднее чем за три дня до начала отпуска, то тут надо учитывать положения статьи 236 Трудового кодекса. В ней, в частности, сказано, что при нарушении работодателем установленного срока оплаты отпуска он обязан выплатить сотруднику причитающиеся суммы с учетом процентов. Их размер определяется исходя из 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования (на данный момент она составляет 10 процентов) от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки. Отсчет срока начинается со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.

Читайте также:  Что лучше: производить много дешевого товара или мало, но дорогого?

Заметим, что размер процентов, выплачиваемых работнику, может быть повышен в соответствии с коллективным или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины компании.

К тому же несвоевременная выплата отпускных, наравне с обычной зарплатой, признается нарушением законодательства и может грозить руководителю привлечением его к административной ответственности по статье 5.27 КоАП. Вместе с тем выплата процентов за просрочку с отпускными может расценено как смягчающее обстоятельство, то есть: предотвращение лицом, совершившим административное правонарушение, вредных последствий административного правонарушения, добровольное возмещение причиненного ущерба или устранение причиненного вреда (подп. 2 п. 1 ст. 4.2 КоАП).

График отпусков

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

  • мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
  • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
  • почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ );
  • супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ );
  • чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 ).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графикеКомментарий
Список сотрудниковВ графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отпускаУказывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Предполагаемая дата начала отпускаЗдесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется.
Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Возможность разделения отпуска на частиГрафик можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать здесь.

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Приказ о составлении графика отпусков: образец

Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

ООО «Солнечный зайчик»

о составлении графика ежегодных отпусков

г. Москва 19.11.2018

Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год

1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.

При подготовке информации необходимо учесть:

— пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

— пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

— период отпуска совместителей по их основному месту работы.

2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.

3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

— главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

— начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

— начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

Генеральный директор Солнышков В.С.

С Приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2019 году

При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков.

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7 ):

  • в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
  • в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
  • в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
  • в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

  • от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;
  • от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

) указывается в зависимости от вида отпуска:

Вид отпускаБуквенный кодЧисловой код
Ежегодный основной оплачиваемый отпускОТ09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпускОД10
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателяДО16
Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательстваОЗ17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором)ДБ18
Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенкаР14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возрастаОЖ15
Оплачиваемый учебный отпускУ11
Неоплачиваемый учебный отпускУД13

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.

Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

Номер по порядкуФамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)Табельный номерОтметки о явках и неявках на работу по числам месяца
123456789101112131415Итого отработано за I половину месяца
12345
1Петрова Елена Федоровна, бухгалтер054ЯЯЯЯЯВВОТОТОТОТОТОТОТЯ6
88888848

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

  • нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
  • в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время.

Пять самых частых ошибок в уже утвержденном графике отпусков и как их исправлять

Графики на 2018 год должны быть уже утверждены. Но мы решили напомнить отдельные моменты оформления графика отпусков, чтобы в случае обнаружения ошибок вы могли внести коррективы.

Ошибка № 1: в график включены не все работающие лица

Совместители. Напомним, что лица, работающие по трудовому договору и являющиеся совместителями, на основании ст. 114 ТК РФ имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск наравне с основными работниками. Согласно ст. 286 ТК РФ совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству сотрудник не отработал шесть месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Таким образом, предоставление отпуска внешнему совместителю прямо зависит от очередности отпусков, определенной на его основной работе, и можно подумать, что включать совместителя в график не нужно. Однако это не так.

Совместители, как и основные работники, имеют право на отдых, а очередность его предоставления определяется графиком отпусков. Кроме того, график предназначен для организации эффективной работы учреждения, ведь работодателю необходимо заранее подготовиться к отсутствию сотрудника и найти ему замену. Включение совместителя в график поможет спланировать все правильно.

При составлении графика у совместителя можно запросить информацию о датах отпуска, запланированного по основному месту его работы. Если такая информация не предоставлена или предоставлена несвоевременно, отдых внешнего совместителя планируется в общем порядке. Впоследствии он может быть предоставлен по заявлению работника с соответствующей корректировкой графика.

Сотрудники в отпуске по уходу за ребенком. Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет предоставляется сотрудникам, гражданским служащим и работникам по их заявлению в порядке и на условиях, предусмотренных ст. 256 ТК РФ. Отпуск по уходу за ребенком может быть использован полностью или по частям. За сотрудником, гражданским служащим и работником сохраняется место службы (работы), должность на период отпуска по уходу за ребенком.

Включение в график женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, зависит от времени нахождения в данном отпуске. Если он только начался, то включать женщину в график смысла нет. В следующем году она продолжит находиться в отпуске по уходу за ребенком и ежегодный отпуск не получит.

Если же отпуск по уходу заканчивается в следующем календарном году, нужно запланировать ежегодный отпуск сотрудницы. Причем необходимо учитывать стаж работы и право на отпуск, установленное ст. 260 ТК РФ. Как следует из этой статьи, работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск женщине по ее желанию непосредственно по окончании отпуска по уходу за ребенком независимо от стажа ее работы у данного работодателя. Дополнительно отметим, что законодательством не запрещено вносить в график отпусков сведения о женщинах, находящихся в таком отпуске. Тогда в графе «Примечание» делается отметка о том, что работница в указанном отпуске.

Ошибка № 2: указываются не все отпуска

Напомним, что график отпусков содержит информацию о ежегодном оплачиваемом отпуске, который, в свою очередь, состоит из основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков. Наибольшее количество вопросов связано с ежегодным дополнительным отпуском за вредные условия труда. В соответствии со ст. 117 ТК РФ он предоставляется по результатам специальной оценки условий труда, проведенной согласно Закону № 426-ФЗ[1]. Минимальная продолжительность такого отпуска – семь календарных дней.

Такой отпуск должен быть отражен в графике. Если предприятие использует форму графика Т-7[2], для этого в графе 6 данной формы отражается только дата начала отпуска, а дата окончания будет определена лишь ко дню составления приказа о предоставлении отпуска. В графе 5 графика отпусков необходимо отразить количество календарных дней отпуска – оно определяется путем сложения количества дней основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков. Например, сотруднику полагается 30 календарных дней основного оплачиваемого отпуска и 7 календарных дней дополнительного, значит, в графе 5 нужно написать «37».

На основании ст. 122, 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. Тогда отпуск должен быть использован в течение 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется.

Ошибка № 3: при составлении не учтено мнение профсоюзного органа

Порядок учета мнения профсоюза определен ст. 372 ТК РФ. В частности, в выборный орган первичной профсоюзной организации направляется проект графика. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

Если профсоюз не согласен с очередностью предоставления отпусков, установленной графиком, либо предлагает скорректировать документ, работодатель может согласиться с этим. А может в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.

Если прийти к согласию так и не удалось, работодатель может утвердить график, составив протокол разногласий. Выборный орган первичной профсоюзной организации, в свою очередь, может обжаловать график в соответствующую государственную инспекцию труда или суд. Кроме того, профсоюз имеет право начать процедуру коллективного трудового спора.

ГИТ обязана в течение месяца со дня получения жалобы (заявления) профсоюзной организации провести проверку. В случае выявления нарушения работодателю выдается предписание об отмене утвержденного графика отпусков, обязательное для исполнения.

Итак, проверьте: если профсоюз имеется, на графике отпусков должна стоять отметка об учете мнения – дата и номер соответствующего документа (протокола).

Ошибка № 4: не вносятся изменения в график отпусков

Вместе с тем график корректируется:

1. При переносе отпуска. Причины переноса названы в ст. 124 ТК РФ. В этом случае в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения утвердившего график лица или лица, уполномоченного последним на это.

2. При отзыве работника из отпуска. Напомним, что согласно ст. 125 ТК РФ отзыв работника (госслужащего, сотрудника) из отпуска допускается только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска предоставляется по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединяется к отпуску за следующий рабочий год.

3. При приеме новых сотрудников. Обязанность корректировать график отпусков в данном случае законодательством прямо не установлена. Поэтому возможны два варианта действий:

– к действующему графику отпусков оформить приложение и внести в него сведения об отпусках новых сотрудников (работников). Перед утверждением приложения его нужно согласовать с профсоюзом (при наличии);

– не вносить новичков в действующий график отпусков. Если работник пожелает уйти в отпуск, он напишет соответствующее заявление (подаст рапорт). В случае достижения договоренности о дате начала отпуска работодатель издаст приказ о предоставлении отпуска и составит записку-расчет. Сведения об отпуске нужно занести в личную карточку работника.

Ошибка № 5: работников не ознакомили с графиком отпусков

Ни наниматель (работодатель), ни сотрудник (работник) не вправе в одностороннем порядке изменить установленное графиком время ухода в отпуск. Наниматель (работодатель) обязан ознакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. В связи с этим утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников.

1. Ввести в унифицированную форму дополнительную графу «С графиком ознакомлен / дата / подпись». Лучше сделать это с помощью приказа руководителя организации.

2. Либо создать отдельный лист ознакомления в произвольной форме. Как и график отпусков, он может быть разбит на части, например, по структурным подразделениям. Кроме того, отдельным приказом можно закрепить обязанность ознакомить сотрудников (работников) с графиком за конкретным сотрудником или руководителями структурных подразделений.

Отметим, что подобное ознакомление с графиком отпусков может заменить собой уведомления о времени начала отпуска. Если сотрудник расписался в графике отпусков (или в листе ознакомления), то за две недели до начала отпуска направлять ему уведомление уже не обязательно.

Лучше каждого уведомить о начале отдыха персонально независимо от ознакомления с графиком, поскольку с этим документом сотрудники (работники) ознакомятся в текущем году, а отпуск будет в следующем, и легко забыть даты начала отпуска.

Можно ли обойтись без графика отпусков?

Журнал: Всё для кадровика
Год: 2011
Автор: Еремин Владимир Сергеевич
Тема: Документы кадровой службы, Ежегодный оплачиваемый отпуск
Рубрика: Есть проблема? Вот решение

    Шаблоны документов

      График отпусков

      Трудовой кодекс Российской Федерации (извлечение) Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (извлечение)

У нас небольшая фирма, и многие оргвопросы мы решаем, так сказать, в неформальном порядке. Сотрудников чуть более пятидесяти человек, всегда можно договориться. Вот, например, знаю, что в большинстве организаций отпуска работникам предоставляются в порядке, определенном графиком отпусков, и в строго указанные в нем сроки. У нас же таких графиков отродясь не было. Захотел в отпуск – написал заявление и свободен.

Но недавно на одном из форумов кадровиков в Интернете прочитала, что кого-то за отсутствие такого графика оштрафовали. Якобы мало ли, как там принято в организации, но график отпусков должен быть. Так ли это? Если да, то расскажите в общих чертах, как составлять такой график и есть ли все-таки возможность обойтись без такового?

Ваш вопрос по-своему логичный: зачем менять что-либо, придумывать что-то новое, когда и так все хорошо, всем нравится и все довольны? И действительно, какой смысл в графике отпусков, если в силу устоявшихся в организации правил отпуска гарантированно предоставляются работникам по их заявлениям в сроки, указанные ими в таких заявлениях? Тем более, что никаких конфликтных ситуаций и разногласий между работниками и работодателем в этом случае не возникает. Не возникает, ну и хорошо. А вам в ответ инспектор ГИТ ответит: «Положено! Так надо!»

А вот надо ли? За ответом обратимся к закону.

ВАЖНО!

Унифицированная форма
№ Т-7 графика отпусков распространяется на все организации, независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, в т. ч. и на бюджетные учреждения

Действительно, график отпусков предусмотрен самим законом — ст. 123 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ). В этой статье он упоминается как документ, в соответствии с которым определяется ежегодная очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Кроме того, постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждена унифицированная форма такого графика (форма № Т-7). Таким образом, график отпусков составляется на основании ст. 123 ТК РФ по специальной унифицированной форме.

Итак, как мы с вами видим, график отпусков — документ, обязательность которого предусмотрена самим законом. Отсутствие такого графика есть прямое нарушение трудового законодательства! Но мало того, что график отпусков должен быть в организации, его, во-первых, необходимо сначала разработать и утвердить в установленном порядке, а во-вторых, соблюдать.

Начнем с первого. Согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Само собой разумеется, что если в вашей организации нет профсоюза, то и учитывать его мнение не надо. Однако в любом случае такой график, как следует из нормы закона, должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). И это очень важно, потому как в противном случае за нарушение предусмотренного законом срока утверждения графика отпусков работодатель будет нести ответственность.

При составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников. Что касается пожеланий работников, то тут следует сделать оговорку. Работодатель, безусловно, может учитывать личные пожелания работников, однако в конечном счете именно он определяет даты предстоящих отпусков.

А ЧТО ЗА ЭТО БУДЕТ?

Нарушение срока утверждения графика отпусков может повлечь за собой ответственность за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях):

На практике, конечно же, мнение самих работников стараются учитывать. Обычно, перед тем как приступить к составлению графика отпусков, работников просят предоставить информацию, в какое время им удобнее всего взять отпуск. И уже с учетом высказанных пожеланий, сопоставляя их с производственными планами, работодатель составляет окончательный график. В то же время, отсутствие обязывающих норм предполагает формальное право работодателя вопреки воле работника самому определять дату его отпуска, прописывая ее в соответствующем графике.

НАШ СОВЕТ

Определите локальным нормативным актом процедуру, сроки составления и лиц, ответственных за подготовку графика отпусков

График отпусков — сводный график, в котором отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации (уполномоченным им на это лицом). Унифицированная форма № Т-7 предусматривает соответствующие графы для простановки должности, личной подписи и расшифровки подписи указанными лицами (пример).

НЕ ЗАБЫТЬ!

Ознакомить работников с графиком отпусков

График отпусков является локальным нормативным актом. Следовательно, в соответствии со ст. 22 ТК РФ, предусматривающей обязательность ознакомления работников под роспись со всеми принимаемыми локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью, работники должны быть под роспись ознакомлены и с графиком отпусков. Сделать это можно двумя способами.

Способ 1. Дополнить унифицированную форму графика отпусков отдельной графой, предназначенной для подписей работников об ознакомлении с документом (внесение изменений в унифицированную форму оформляется приказом (распоряжением) работодателя).

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

В графике отпусков учитываются все оплачиваемые отпуска, в т. ч. и ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (за ненормированный рабочий день, особый характер работы, вредные и (или) опасные условия труда и т. д.)

Способ 2. Использовать специальную учетную форму — например Журнал ознакомления с графиками отпусков. Такой журнал можно вести в течение нескольких лет.

В ч. 2 ст. 123 ТК РФ сказано, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Из этого следует, что работник не вправе самовольно уйти в отпуск, когда ему пожелается, а работодатель не может отказать работнику в предоставлении отпуска в срок, определенный графиком.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Срок хранения графика отпусков — один год

Вместе с тем наличие графика отпусков не означает того, что стороны с момента его утверждения теряют всякую возможность изменить дату начала отпуска. Другое дело, что такие изменения допускаются, как правило, по взаимному согласию работодателя и работника, а сведения о перенесении отпуска в установленном порядке вносятся в график отпусков. Хотя не стоит забывать и о том, что в соответствии с законом отдельным работникам отпуск предоставляется в удобное для них время, например несовершеннолетним работникам согласно ст. 267 ТК РФ.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ.

Практика знает примеры, когда работодатель в желании хоть как-то «насолить» неугодному работнику, из года в год предоставляет ему отпуск в не самое подходящее, если говорить прямо, для отпуска время. Например, в феврале или марте. При этом прекрасно зная о давнем желании работника отдохнуть летом на море или тихим осенним вечером вдали от городской суеты порыбачить в свое удовольствие у себя на даче.

На первый взгляд работодатель, поступая подобным образом, формально не совершает каких-либо противозаконных действий. Да, он должен учитывать пожелания работников при составлении графика отпусков, но в целом волен распределять время отпусков работников, исходя из своих собственных предпочтений. Очевидно, что само право работника на отпуск также не нарушается (поскольку отпуск так или иначе работнику предоставляется). Но, как известно, закон гарантирует защиту не только прав работника, но и его законных интересов. Таким образом, в рассматриваемой ситуации имеет место нарушение не права работника на отпуск, а его законных интересов, которые состоят в том, чтобы отгулять отпуск в те сроки, когда он сможет в полной мере насладиться предоставленным ему свободным временем, а отдых будет полноценным.

Учитывая сказанное, следует признать указанные действия работодателя необоснованными. У работника в этом случае возникают реальные основания для обжалования решения работодателя

На практике бытует мнение, что поскольку отпуск таким работникам предоставляется по их заявлению в удобное для них время, то и необходимости включения их в график отпусков не возникает. Однако это не совсем правильно. Действительно, такие работники в любой момент могут обратиться к работодателю с заявлением на отпуск, работодатель же обязан будет предоставить им такой отпуск. Между тем порядок требует, чтобы при составлении графика отпусков принимались в расчет оплачиваемые отпуска всех работников организации, состоящих на данный момент в трудовых отношениях с работодателем. Тем более, что с внесением даты отпуска в общий график их право на использование отпуска вне графика, в удобное для них время, не ограничивается.

На этом, пожалуй, можно завершить наш разговор о графике отпусков. В конце концов главное теперь вы знаете точно: коль скоро такой документ напрямую назван в ТК РФ, то, вне всяких сомнений, он должен быть разработан и утвержден у вас в организации.

Однако вернемся к тому, с чего начали. Подумаем о сущности закона. Любой закон полезен лишь тогда, когда его нормы неукоснительно соблюдаются, в противном случае он теряет всякий смысл. При этом закон не нуждается в одолжениях. Тот, кто не желает его соблюдать, будет привлечен к ответственности.

Конечно, можно слепо соблюдать закон хотя бы потому, что «так положено», «так надо». Но важно здесь другое. Постарайтесь понять, для чего то или иное требование предусмотрено этим самым законом. И требование об обязательности графика отпусков — не исключение.

Наличие графика отпусков в организации в равной степени отвечает интересам как работодателя, так и работников. Так, с утверждением графика отпусков у работников появляются прямые гарантии того, что отпуск будет предоставлен им в запланированное время и не придется в случае чего сдавать билеты и возвращать путевки, когда уже настроились на отдых. В свою очередь, работодатель, вооружившись графиком, имеет возможность планировать производственный процесс, распределять рабочую нагрузку, зная наперед, когда и какой работник отправится в отпуск, а когда сможет вновь приступить к исполнению своих трудовых обязанностей. Опять же наличие графика отпусков исключает возможные конфликты в трудовом коллективе, которые могут возникнуть при одновременном желании уйти в отпуск у нескольких взаимозаменяемых работников, когда в интересах деятельности компании необходимо присутствие на работе по крайней мере одного из них.

Резюме

Наличие графика отпусков в организации обязательно. Составляется график отпусков по унифицированной форме (форма № Т-7), утверждается не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года.

Иными словами, графику отпусков — быть! И не только потому, что «так надо» по закону, но и по той причине, что это действительно необходимо для обеспечения нормальных, стабильных отношений в процессе планирования и предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков, а также во избежание ненужных споров и разногласий между работниками и работодателем.

ПРИМЕР

График отпусков (унифицированная форма № Т-7)

Читайте также:  Помочь оживить убыточный ресторан можно при помощи последних тенденций на рынке общепита
Ссылка на основную публикацию