Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Какими ЭЦП можно подписывать электронные счета-фактуры

Электронная подпись: все, что надо знать бухгалтеру

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

В первой главе «Бухгалтер и электронный документ» мы рассказали, что нужно знать бухгалтеру, чтобы приступить к обмену электронными документами. В этом выпуске мы подробнее рассмотрим нюансы использования электронной подписи и ответим на ряд вопросов. Каким образом электронный документ приобретает юридическую силу и как сохранить ее? Как организовать хранение документов?

Область применения электронной подписи

Пожалуй, самая главная и очевидная область применения ЭП – электронный документооборот как внутренний, так и внешний (межкорпоративный). Электронные документы внутри компании, подписанные ЭП, защищены от изменений и считаются завизированными или утвержденными. Например, генеральный директор согласовал приказ и подписал его своей ЭП, значит, приказ может быть передан в исполнение.

Если вы обмениваетесь электронными документами со своими контрагентами, то ЭП является гарантом юридической значимости вашего обмена. Причем в электронной форме могут оформляться не только договорные, но и первичные бухгалтерские документы. В соответствии со статьей 169 Налогового кодекса РФ в электронном виде допускается составление и выставление электронных счетов-фактур. Ключевым элементом всех легитимных электронных документов является, конечно же, электронная подпись.

Нам часто задают вопрос, какую электронную подпись выбрать для обмена электронными документами? На самом деле вы можете выбрать любую электронную подпись с учетом положений ст.5 и ст.6 ФЗ №63 «Об электронной подписи». Однако если вы планируете, сдавать отчетность в государственные контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат и ФСС) в электронном виде, то в обязательном порядке потребуется квалифицированная ЭП.

Максим Соловьев, аналитик Synerdocs

При возникновении каких-либо споров между организациями в качестве доказательства в суде могут использоваться электронные документы. Согласно Арбитражному процессуальному кодексу РФ, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, подписанные электронной подписью или другим аналогом собственноручной подписи, относятся к письменным доказательствам.

С помощью ЭП заверять различные документы могут физические лица. Благодаря этой возможности удаленные работники на основании договоров оказания услуг, например, могут выставлять акты приемки-сдачи работ в электронном виде.

Обладателей электронных подписей можно отнести к тем счастливчикам, кто самым легким образом получает доступ к государственным услугам. О длительной процедуре активации кода и проверки данных можно забыть.

Широкое распространение получили электронные торги, которые проводятся на специальных площадках. ЭП поставщиков и заказчиков гарантируют участникам, что они имеют дело с реальными предложениями. Кроме того, заключенные контракты приобретают юридическую силу только при его подписании обеими сторонами.

И, наконец, ЭП для электронной отчетности. Как сказано выше, контролирующие органы признают юридическую силу лишь тех документов, что подписаны квалифицированной электронной подписью. Вы можете подавать отчетность через оператора электронного документооборота, специальные программные решения 1С или через сайты органов.

За счет чего обеспечивается юридическая сила электронного документа

Юридическую силу электронному документу, равно как и бумажному, придает обязательное наличие определенных реквизитов:

  • название вида документа (за исключением писем);
  • номер документа;
  • название организации или имя автора документа;
  • дата документа;
  • место разработки, издания, принятия или подписания;
  • подпись.

Конечно, когда мы говорим о подписи, имеем в виду электронную подпись. Именно она является гарантом целостности и подлинности документа. Кроме того, существуют нюансы обеспечения юридической силы формализованных и неформализованных документов. Так, неформализованные документы, подписанные квалифицированной ЭП, уже являются легитимными. Формализованные электронные документы приобретают легитимность в том случае, если они подписаны квалифицированной ЭП и вы, как налогоплательщик, присоединены к регламенту обмена.

Кроме того, другим важным фактором в обеспечении юридической силы документа является право автора создавать и подписывать документы.

Пожалуй, самым известным примером того, что суды признают легитимность электронных документов, является постановление суда Волго-Вятского округа по делу N А43-5226/2010. Истец настаивал на взыскании задолженности с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик же считал недействительными электронные документы, подписанные ЭП. Однако между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором явно прописана возможность применения электронного документооборота с использованием ЭП. Суд установил, что первичные документы составлены в соответствии с нормами и подписаны уполномоченным лицом. Нужно ли уточнять, кто выиграл дело?

Хранение электронных документов

Штамп времени – это аналог даты на подписываемом документе. Он подтверждает, что сертификат электронной подписи был действителен на момент подписания документа.

Так, в момент подписания документа проставляется штамп времени и результат проверки сертификата.

Максим Соловьев, аналитик Synerdocs

Подтвердить тот факт, что на момент подписания сертификат был действующим, можно также, обратившись к списку отозванных сертификатов на сайте удостоверяющего центра.

Непосредственно хранение электронных документов можно организовать, по крайней мере, двумя способами:

  • локальное хранение (документы хранятся на локальных дисках/серверах вашей компании);
  • хранение в облаке (документы хранятся на серверах компании, услугами которой вы воспользовались).

Услуги электронного архивирования, например, предлагают операторы ЭДО.

Если вам интересно из чего состоит ЭП и как подписывается электронный документ

  • Сертификат ЭП, который подтверждает принадлежность подписи определенному лицу;
  • Ключи подписи – комплект из секретного (закрытого) ключа и открытого. При подписании документа создается шифр. То, что мы зашифруем с помощью закрытого ключа, можно расшифровать соответствующим открытым ключом, и наоборот.

Рассмотрим чуть подробнее механизм подписания документа.

Весь сложный процесс подписания и проверки ЭП реализуется с помощью специальных программ (средств криптографической защиты информации). ЭП формируется в результате преобразования информации с помощью секретного ключа и содержит в себе зашифрованный образ документа, именно поэтому можно сразу установить изменялся ли документ после подписания.

Вам, как бухгалтеру, вникать в подробности предыдущего абзаца нет необходимости. ЭП чаще всего хранится на специальной «флешке» (eToken). Для безопасности содержимое носителя защищено пин-кодом, который известен только вам.

Сам процесс подписания достаточно прост, нужно вставить «флешку» в свой компьютер и нажать кнопку «подписать».

Как учитывать электронные счета-фактуры?

Плательщики НДС должны регистрировать все счета-фактуры в книгах покупок и продаж, а организации-посредники — в журналах учета. Бумажные счета-фактуры обычно учитываются по дате их составления. А как вести учет электронных, если у них фиксируется сразу три даты: составления, выставления и получения? Как принять к вычету НДС, если счет-фактура получен на стыке налоговых периодов?

Счет-фактура должен быть выставлен в течение пяти дней с момента отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг или получения аванса. Ст. 169 НК РФ позволяет сделать это не только в бумажном, но и в электронном виде. Электронные юридически значимые счета-фактуры являются полноценными аналогами бумажных: содержат те же реквизиты и подпись уполномоченного лица. При этом они должны быть:

  • составлены согласно формату, утвержденному Приказом ФНС РФ от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@;
  • подписаны квалифицированной электронной подписью;
  • переданы согласно регламенту, установленному Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50Н, через оператора ЭДО, который фиксирует в соответствующих технологических документах даты выставления и получения документа.

Быстрый обмен электронными юридически значимыми документами:

  • получайте бесплатно;
  • отправляйте за несколько секунд;
  • сокращайте расходы на доставку.

По законодательству РФ электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью и переданные через оператора ЭДО, являются оригиналами, их не нужно распечатывать.

Порядок учета

Для учета сумм НДС плательщики этого налога обязаны вести книги покупок и продаж. Лица, осуществляющие посредническую деятельность, а также лица, выставляющие и получающие счета-фактуры при осуществлении деятельности по договору транспортной экспедиции или при выполнении функций застройщика, должны вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур. Единой регистрации подлежат все счета-фактуры — первичные, исправленные, корректировочные.

Формы книг и журнала, а также порядок их ведения закреплены в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Вести учет счетов-фактур можно как в электронном, так и в бумажном виде. Однако с 01.01.2015 сведения из книг и журнала необходимо подавать в составе декларации по НДС, которую можно представить только в электронном виде (п. 5.1 ст. 169 НК РФ). Поэтому учет счетов-фактур тоже удобнее сразу вести в электронном виде.

Читайте также:  Айболит-бизнесмен: открываем ветеринарную клинику

При бумажном документообороте отследить даты выставления и получения счета-фактуры практически невозможно, поэтому вместо них, как правило, отражается дата составления документа. В случае с электронными счетами-фактурами фиксируются сразу три даты: составления, выставления и получения. При этом в книгах продаж и покупок отражаются только даты составления, поскольку книги служат в первую очередь для учета сумм налога. Даты выставления и получения счетов-фактур вносятся в журналы учета, которые ведут организации-посредники. Рассмотрим порядок учета подробнее.

Книга продаж

По мере возникновения обязанности уплатить НДС счета-фактуры регистрируются в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. При этом указываются:

  • код вида операции;
  • реквизиты счета-фактуры (номер и дата составления);
  • реквизиты покупателя (ИНН/КПП и наименование);
  • реквизиты посредника (ИНН/КПП и наименование);
  • реквизиты документа, подтверждающего оплату (номер и дата);
  • наименование и код валюты;
  • стоимость сделки и сумма налога, которую нужно перечислить в бюджет страны.

Книга покупок

По мере возникновения права на вычет счета-фактуры регистрируются в книге покупок. В ней отражаются следующие данные:

  • код вида операции;
  • реквизиты счета-фактуры (номер и дата составления);
  • дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав;
  • реквизиты продавца (ИНН/КПП и наименование);
  • реквизиты посредника (ИНН/КПП и наименование);
  • номер таможенной декларации;
  • наименование и код валюты;
  • стоимость сделки и сумма налога, которую налогоплательщик может предъявить к вычету (возмещению).

Право на вычет

Налогоплательщик-покупатель вправе уменьшить начисленный НДС на сумму налога, уплаченного по приобретенным товарам, работам, услугам (ст. 171 НК РФ). Право на получение вычета возникает при соблюдении следующих условий (ст. 172 НК РФ):

  1. товары (работы, услуги) приобретены для осуществления операций, которые облагаются НДС;
  2. товары (работы, услуги) приняты к учету (должны быть в наличии первичные документы);
  3. получен правильно оформленный счет-фактура.

Несмотря на то что при регистрации в книгу покупок попадает дата составления электронного счета-фактуры, право на вычет напрямую зависит именно от даты его получения. За выставление счета-фактуры отвечает продавец, и пока он не выставит, а покупатель не получит счет-фактуру — уменьшить налог, исчисленный к уплате, последнему не удастся.

Учет и дальнейшее использование товаров в деятельности, облагаемой НДС, находится сфере компетенций покупателя. Если счет-фактура получен в том же налоговом периоде, в котором оприходованы товары (работы/услуги), то вопросов о том, когда принять к вычету сумму НДС, не возникает.

Сложнее, когда оприходование товаров и получение счета-фактуры относятся к разным налоговым периодам. Если счет-фактура получен после завершения налогового периода, в котором товары приняты на учет, но до момента представления декларации за этот период, покупатель вправе принять к вычету сумму налога в отношении таких товаров в том же периоде, в котором указанные товары были приняты на учет (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, в ред. Федерального закона от 29.11.2014 № 382-ФЗ). Если же счет-фактура получен после подачи декларации, его нужно относить к новому налоговому периоду.

Журналы учета

Обязанность вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не зависит от того, является ли посредник плательщиком НДС. Посредники, застройщики и экспедиторы не платят и не принимают к вычету НДС по счетам-фактурам, зарегистрированным в журналах.

Журнал учета состоит из двух частей, в которых раздельно регистрируются выставленные и полученные счета-фактуры, в том числе корректировочные и исправленные. В части 1 «Выставленные счета-фактуры» регистрируются документы по дате выставления счетов-фактур. В случае, когда счета-фактуры не передаются контрагентам, регистрация происходит по дате составления. В части 2 «Полученные счета-фактуры» счета-фактуры отражаются по дате их получения.

Ежеквартально посредники представляют журналы в налоговые инспекции. На основании полученных данных инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, принципалами (комитентами) при продаже товаров, суммам налога, принимаемым к вычету покупателями этих товаров. И, наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленных принципалами (комитентами) по приобретенным агентами товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Особенности электронных счетов-фактур в 2019 — 2020 годах

О переходе на электронные счета-фактуры

Не утонуть в наш стремительный век в огромном потоке информации и бумаг помогают технические средства и современные форматы документов. В связи с этим для работающих с НДС лиц все более актуальными становятся электронные счета-фактуры.

ВАЖНО! Возможность применения электронных счетов-фактур закреплена в п. 1 ст. 169 НК. Новый формат электронных счетов-фактур утвержден приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, а порядок их выставления — приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н.

Чтобы перейти на применение электронных счетов-фактур, необходимо:

  1. Согласовать с контрагентами возможность обмена электронными счетами-фактурами, предварительно проверив наличие у сторон технических возможностей (п. 1.4 приказа № 174н).
  1. Получить квалифицированную электронно-цифровую подпись (письма Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, ФНС РФ от 19.05.2016 № СД-4-3/8904) в удостоверяющем центре, выполняющем функции в соответствии с законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
  1. Заключить договор с одним из операторов электронного документооборота (п. 1.3 приказа Минфина № 174н, приказ ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@) — их перечень размещен на сайте ФНС.

Если все эти шаги выполнены, можно приступать к работе с электронными счетами-фактурами.

Как работать с электронными счетами-фактурами

Получить или отправить электронные счета-фактуры (ЭСФ) можно только в том случае, если все 3 стороны (покупатель, продавец, оператор ЭДО) одновременно могут в этом участвовать, технические средства в порядке и есть доступ к интернету. Порядок работы с ЭСФ утвержден приказом Минфина № 174н.

При этом продавцу нужно сформировать, подписать и отправить ЭСФ, затем дождаться от покупателя извещения о его получении. Покупателю требуется после получения ЭСФ не только оформить это извещение, но и подтвердить оператору получение ЭСФ. У оператора особая функция: он обеспечивает доставку ЭСФ, организует проверку соответствия установленным форматам и фиксирует даты его отправки и получения.

ВАЖНО! ЭСФ оформляется только в одном (!) экземпляре, и подписать его может только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК).

Можно ли, составив покупателю счет-фактуру на бумаге, себе сделать электронный экземпляр? В сентябре 2017 года ФНС РФ, согласовав свою позицию с Минфином РФ, дала положительный ответ. Отметим, что ранее Минфин высказывался данному вопросу отрицательно .

Образец электронного счета-фактуры

Электронный счет-фактура представляет собой файл, содержащий определенный набор реквизитов. Перечень этих реквизитов такой же, как у документа на бумаге, то есть установленный ст. 169 НК РФ. Физического носителя информации у электронного счета-фактуры нет. Например, хранить ЭСФ можно в электронном виде, не распечатывая его на бумагу. Поэтому представить образец электронного счета-фактуры в каком-то графическом виде или в виде документа вряд ли получится.

В крайнем случае, говоря об образце электронного счета-фактуры, можно подразумевать визуальное воспроизведение алгоритма его формирования в соответствующей программе. Проще говоря, картинку с набором полей для заполнения. А она будет зависеть от интерфейса используемого вами ПО. Универсальной такой картинки (образца электронного счета-фактуры), к сожалению, нет.

Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур

В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.

Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н). В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.

ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.

Итоги

Электронный счет-фактура позволяет сэкономить время и средства, так как мгновенно доставляется контрагенту по каналам связи и не требует бумажной распечатки. При этом формируется только одни экземпляр этого документа за подписью только одного уполномоченного лица. Однако если технические средства связи подведут, придется вернуться к бумажному варианту счета-фактуры.

Читайте также:  Уведомление о начале предпринимательской деятельности

Почему не подписываются электронные счета-фактуры и как работать с сертификатом ключа проверки?

В настоящее время используются электронные и бумажные аналоги счёт-фактур. Министерство финансов и Федеральная налоговая служба Российской Федерации регулируют порядок работы с электронными счет-фактурами (ЭСФ).

Электронная подпись придаёт документу юридическую силу и делает его равнозначным бумажному аналогу с собственноручной подписью. Узнайте, почему ЭСФ могут не подписываться и с сертификатом ключа проверки.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Какие различают варианты ЭП?

Использование электронных подписей (ЭП) регламентируется Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В соответствии со ст. 5 Закона № 63-ФЗ различаются простая и усиленная электронные подписи. Усиленная бывает двух видов: квалифицированная и неквалифицированная.

Ст. 6 Закона № 63-ФЗ признаёт юридическую силу электронных документов подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая отличается от других видов ЭП наличием сертификата ключа проверки (СКП). Простую или неквалифицированную электронную подпись можно использовать в тех случаях, которые предусмотрены законодательством.

Предлагаем посмотреть видео о видах электронной подписи:

Приказ Минфина: правила и виды подписи для ЭСФ

Кто подписывает документ? Электронный счет-фактура должен быть подписан только одной КЭП руководителя или уполномоченного лица. Подпись главного бухгалтера не требуется (п. 6 ст. 169 НК РФ). В соответствии с приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н обмен ЭСФ осуществляется только через оператора электронного документооборота (ЭДО).

Для обмена ЭСФ с контрагентами руководителю или уполномоченному им лицу нужно иметь сертификат ключа проверки электронной подписи (письма Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, ФНС РФ от 19.05.2016 № СД-4-3/8904). Создаёт и выдаёт сертификаты Удостоверяющий центр (УЦ). Список аккредитованных УЦ можно найти на официальном сайте Минкомсвязи РФ.

Получение сертификата ключа проверки

СКП представляет собой отдельный файл формата XML, который содержит информацию, идентифицирующую пользователя, сведения о назначении, области применения ключа. Сертификат подтверждает принадлежность подписи конкретному лицу. СКП действителен в течение 1 года. После этого его можно продлить.

Чтобы получить сертификат нужно:

  1. Выбрать аккредитованный УЦ. На его сайте заполнить форму заявки с указанием контактных данных, затем выбрать центр выдачи. УЦ отправит заявителю на e-mail следующие документы:
    • анкету для получения ключа ЭП;
    • заявление на изготовление сертификата ключа;
    • перечень документов, которые необходимо подготовить (копии регистрационных документов, документов, удостоверяющих личность и т.д.);
    • счёт на оплату услуг;
    • инструкцию по заполнению и подготовке документов.
  2. Подготовленные документы нужно передать на проверку в отдел оформления договоров.
  3. После успешной проверки заключается Соглашение на предоставление ключа ЭП. Заказчик получает:
    • уведомление о заключении Соглашения;
    • электронный носитель с ключевой информацией;
    • сертификат ключа ЭП, договор на его передачу и код активации;
    • программу на установочном диске и инструкцию.

Чтобы получить СКП потребуется лично посетить Удостоверяющий центр. Если пользователь или уполномоченное им лицо имеют действующий ключ ЭП, получение нового сертификата возможно в удалённом режиме.

Сертификат ключа должен быть установлен на компьютере пользователя. Для этого используется специальная программа — криптопровайдер. Актуальную версию предоставит аккредитованный УЦ вместе с инструкцией по её установке. После успешной инсталляции можно приступать к созданию счет-фактур и подписанию их с помощью КЭП (узнать о том, как выписать электронные счета-фактуры, можно здесь).

Как работать с использованием СКП?

Руководитель предприятия может дать полномочия на подписание ЭСФ сотруднику, имеющему КЭП. Порядок действий следующий:

  1. Руководитель входит в систему, используя свой профиль, и отправляет приглашение. Получив приглашение по e-mail, пользователь переходит по ссылке. Используя свой профиль, проходит аутентификацию.
  2. В таблице сотрудников руководитель выбирает пользователя, которому будет выдана доверенность. В разделе «Полномочия» выделяет необходимый пункт и срок действия полномочий. Система открывает форму доверенности. Руководитель активирует подписание доверенности сертификатом ЭП.
  3. Доверенное лицо проходит аутентификацию, войдя в систему через профиль пользователя, которому были назначены полномочия. Теперь можно приступить к исполнению доверенных функций.

Процедура подписания ЭСФ с использованием сертификата ключа проверки проста. При заполнении пунктов A — I в форме счёт-фактуры система автоматически проверяет данные на соответствие форматно-логическим требованиям.

Если проверка пройдена, можно переходить в режим подписания. В окне выбора нужно отметить сертификат, который будет использован для подписи ЭСФ. После завершения процедуры система уведомляет пользователя о том, что документ подписан.

Предприятия и физические лица, работающие с большим количеством документации, всё чаще обращаются к использованию электронного документооборота. Помимо значительной экономии времени, современные технические средства дают возможность выявлять и устранять форматно-логические ошибки на стадии формирования документа.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Вычет по электронным счетам-фактурам (Фролова М.В.)

Дата размещения статьи: 26.06.2015

В настоящее время законодательно предусмотрена возможность обмена с контрагентами документами в электронном виде, которая позволяет бухгалтеру сэкономить время. Какими нормативными документами регламентирован электронный документооборот? Изменяет ли внедрение электронных счетов-фактур порядок применения налоговых вычетов?

Документы, регламентирующие применение электронной подписи и электронного документооборота

В настоящее время применение электронной цифровой подписи (ЭЦП) и составление документов в электронном виде установлены ГК РФ и НК РФ, иными законами, постановлениями и приказами. Приведем перечень этих документов:
— в силу п. 2 ст. 160 ГК РФ право использования ЭЦП при совершении сделок применяется в порядке, предусмотренном законом или соглашением сторон;
— Закон N 63-ФЗ закрепляет вышеназванный порядок и вводит понятие электронной подписи. Ею считается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Существуют следующие виды электронной подписи: простая электронная подпись, усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись;
— Закон N 402-ФЗ предполагает возможность составления первичных документов в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9);
— Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ утверждены Форматы первичных учетных документов в электронном виде: ТОРГ-12 и акт приемки-сдачи работ (оказания услуг);
— с 2011 г. НК РФ предусмотрена возможность оформления счетов-фактур в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.08.2011 N 03-07-09/26);
— Приказом Минфина России N 50н определен Порядок обмена счетами-фактурами в электронном виде с применением ЭЦП;
— Постановлением Правительства РФ N 1137 установлен порядок составления электронных счетов-фактур;
— Приказом ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@ (период действия: 23.05.2012 — 13.04.2015) утверждены Форматы для счетов-фактур, журнала их учета, книги покупок и книги продаж в электронном виде;
— Приказом ФНС России от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@ (вступил в силу 14.04.2015) введены новые Форматы для счетов-фактур, журнала их учета, книги покупок и книги продаж в электронном виде. Названный Приказ уточнил размеры и описание отдельных реквизитов форматов счетов-фактур (корректировочных счетов-фактур), что соответствует установленной Постановлением Правительства РФ N 1137 форме счета-фактуры и не изменяет структуру его данных. Применение вычетов сумм налога производится на основании счетов-фактур, оформленных в соответствии с требованиями, утвержденными п. п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ (Письмо ФНС России от 16.04.2015 N ГД-4-3/6527@);
— Приказом ФНС России от 30.01.2012 N ММВ-7-6/36@ определены Форматы информационного сообщения об участнике электронного документооборота, извещения о получении электронного документа, подтверждения даты отправки документа, подтверждения даты получения документа, уведомления об уточнении электронного документа.
———————————
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Приказ Минфина России от 25.04.2011 N 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи».
Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Читайте также:  Этапы развития бизнеса в системе пирамиды Маслоу

Обмен счетами-фактурами в электронном виде

Чтобы контрагенты могли обмениваться между собой электронными счетами-фактурами, им необходимо:
— подписать соглашение об обмене электронными счетами-фактурами или об электронном документообороте (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ);
— получить сертификат ключа ЭЦП (Закон N 63-ФЗ).
С 01.01.2014 плательщики НДС сдают соответствующие декларации в электронном виде, поэтому сертификат ключа ЭЦП у них уже имеется. Они вправе воспользоваться им для подписания электронных счетов-фактур, для чего необходимо обратиться к своему оператору (оператору ЭДО) и подключить нужную опцию. Кстати, выбранный оператор должен входить в сеть достоверных операторов электронного документооборота (Приказ ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@). Их список размещен на сайте www.nalog.ru. Причем совсем необязательно, чтобы контрагент организации получал сертификат ЭЦП у того же оператора ЭДО, который обслуживает указанную организацию, поскольку данные операторы имеют возможность обмениваться сведениями по своим каналам связи.

Как происходит обмен?

При выдаче и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности. Если опустить описание процесса проверки достоверности ЭЦП, то обмен происходит следующим образом:
— продавец формирует счет-фактуру и подписывает ее своей ЭЦП;
— оператор ЭДО фиксирует дату и время поступления счета-фактуры от продавца и отправляет ее покупателю;
— покупатель получает электронный счет-фактуру и формирует извещение о его получении;
— оператор ЭДО направляет продавцу полученное от покупателя извещение и фиксирует дату оправки покупателем извещения о получении счета-фактуры.
Если покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронном виде, допустимо его составление на бумажном носителе. Причем продавец переносит показатели, не изменяя их, из счета-фактуры в электронном виде в счет-фактуру, составленный на бумажном носителе (п. 4 Приложения N 3 к Постановлению Правительства РФ N 1137).

Регистрация электронного счета-фактуры в книге покупок

Из приведенного выше описания следует, что оператор ЭДО фиксирует момент передачи счетов-фактур и даты их получения. Это очень важный момент, поскольку в силу п. 1.11 Порядка обмена счетами-фактурами в электронном виде с применением ЭЦП датой получения покупателем счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата направления покупателю оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении оператора ЭДО. Получается, что счет-фактура в электронном виде считается полученным покупателем, если поступило соответствующее подтверждение оператора ЭДО при наличии извещения покупателя о получении счета-фактуры.

Важно. Правило возмещения НДС в течение трех лет не работает в отношении авансовых счетов-фактур. Таким образом, если организация получила от поставщика электронный счет-фактуру, выставленный на предоплату, то перенести запись в книге покупок на другие налоговые периоды она не имеет права (Письмо Минфина России от 09.04.2015 N 03-07-11/20290).

С 01.01.2015 законодатели внесли изменения в НК РФ, согласно которым вычеты могут быть заявлены в налоговых периодах в пределах трех лет после принятия на учет приобретенных налогоплательщиком на территории РФ товаров (работ, услуг), имущественных прав.
При получении счета-фактуры от продавца товаров (работ, услуг), имущественных прав после завершения налогового периода, в котором они приняты на учет, но до установленного ст. 174 НК РФ срока представления налоговой декларации за указанный период (до 25-го числа следующего месяца) покупатель вправе принять к вычету сумму налога в отношении названных товаров (работ, услуг), имущественных прав в том периоде, в котором они были приняты на учет (п. 1.1 ст. 172 НК РФ).

Пример 1. Организация получила и подписала ЭЦП извещение о получении электронного счета-фактуры 03.07.2015. Сам счет-фактура был подписан продавцом посредством ЭЦП и отправлен в адрес покупателя 30.06.2015.
В этой ситуации покупатель вправе зарегистрировать полученный счет-фактуру в книге покупок и принять НДС к вычету во II квартале 2015 г.

Следует обратить внимание, что организации имеют право обмениваться не только электронными счетами-фактурами, но и электронными актами выполненных работ и накладными, а вычет НДС возможен в налоговых периодах в пределах трех лет после принятия на учет приобретенных налогоплательщиком товаров (работ, услуг).
Какого-либо обязательного порядка определения дат подписания или получения документов в электронном виде (кроме счетов-фактур) при осуществлении хозяйственных операций не установлено. Приказом ФНС России N ММВ-7-6/172@ утверждены лишь Форматы накладной ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг). Несмотря на то что данные Форматы имеют статус рекомендованных, даты получения и подписания такого документа фиксируются у оператора ЭДО. Мы полагаем, что предъявить НДС к вычету организация может только после подписания акта ЭЦП.

Пример 2. Продавец подписал счет-фактуру и акт выполненных работ 30.06.2015 и направил его через оператора ЭДО покупателю. Тот подписал счет-фактуру и акт только 03.07.2015.
В этой ситуации покупатель вправе зарегистрировать полученный счет-фактуру в книге покупок и принять НДС к вычету в III квартале 2015 г.

Работаем по агентскому договору

Если организация-комиссионер (агент) действует от своего имени и покупает товары для комитента (принципала), то независимо от применяемого режима налогообложения (ОСНО или УСНО) она обязана представить комитенту (принципалу) заверенные копии счетов-фактур, которые были получены от продавца товаров (пп. «а» п. 15 Приложения N 3 к Постановлению Правительства РФ N 1137). В описанном случае комиссионер (агент) вправе передать комитенту (принципалу) копии бумажных счетов-фактур с отметкой о подписании документа ЭЦП. Данные разъяснения дал Минфин в своем Письме от 05.03.2015 N 03-07-09/11604.

Получен электронный счет-фактура с ошибкой

Не стоит забывать, что не все ошибки подлежат исправлению (п. 2 ст. 169 НК РФ, п. 7 Приложения N 1 к Постановлению Правительства РФ N 1137). Следовательно, перед тем, как договариваться с поставщиком об исправлении счета-фактуры, надо разобраться, нужно ли это делать в принципе.
Например, ошибки, не позволяющие определить, кто именно является продавцом или покупателем, какой именно товар (услуга) приобретен, какая ставка НДС применена, считаются существенными, и их необходимо исправить (ст. 169 НК РФ). Не препятствуют вычету НДС опечатки в наименованиях, замена заглавных букв строчными и наоборот, отсутствие кавычек, указание лишних символов (тире, запятой), ошибки в адресе поставщика (Письма Минфина от 02.04.2015 N 03-07-09/18318, от 02.05.2012 N 03-07-11/130).
При наличии существенных ошибок продавец должен составить исправленный счет-фактуру. Регистрация такого документа в книге покупок зависит от того, в каком периоде он получен (см. Приложение N 4 к Постановлению Правительства РФ N 1137):
— если исправленный счет-фактура получен в том же квартале, в котором в книге покупок был зарегистрирован первоначальный счет-фактура, то последний регистрируют еще раз. Его показатели вносят в графы 15 — 16 со знаком минус, а исправленный счет фактура регистрируется как обычно, причем в графе 4 отражаются его номер и дата;
— если исправленный счет-фактура получен уже по закрытому налоговому периоду, то за квартал, в котором был зарегистрирован первоначальный счет-фактура с ошибками, оформляется дополнительный лист книги покупок, в котором регистрируется ошибочный счет-фактура со знаком минус, а исправленный счет-фактуру регистрируют в книге покупок за квартал, в котором он получен, в обычном порядке, отражая в графе 4 его номер и дату.
Таким образом, при обмене электронными счетами-фактурами организация уже не сможет попросить поставщика исправить первоначальный счет-фактуру, просто заменив им счет-фактуру с ошибками. Более того, обязанность с 01.01.2015 представлять в ИФНС книги покупок и продаж в электронном виде исключает возможность подправить счет-фактуру и не составлять новый исправленный документ.

Основные выводы из сказанного в статье следующие. Счет-фактура, составленный в электронном виде, является полноценным документом, обосновывающим право на налоговые вычеты. Документооборот в электронном виде должен осуществляться через оператора ЭДО. С учетом того что в настоящий момент все налогоплательщики отправляют в ИФНС декларации по НДС в электронном виде, а значит, пользуются услугами оператора ЭДО, наладить электронный документооборот с контрагентами не составит труда. Обмен счетами-фактурами в электронном виде исключает возможность их исправления задним числом без выписки нового документа.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Вернуться на предыдущую страницу

Ссылка на основную публикацию