Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Как вести себя при проверках трудовой инспекцией?

КАК ВЕСТИ СЕБЯ ВО ВРЕМЯ ПРОВЕРОК

Для большинства компаний тема проверок довольно болезненна. Несмотря на то, что современный бизнес знает свои права, в ситуации форс-мажора и стресса, которой, безусловно, является проверка, совершаются ошибки, грозящие тяжелыми последствиями. Чтобы вы не дали застать себя врасплох, мы собрали ряд рекомендаций о том, как вести себя при появлении сотрудников контролирующих органов.

Не секрет, что цели и задачи бизнес-субъектов и проверяющих структур в большинстве случаев не совпадают. Поэтому проверки часто сопровождаются конфликтами, а сам процесс – избыточным стрессом. Отсюда вытекает необходимость морально и организационно готовиться к проверкам, причем это относится как к руководителю и ключевым сотрудникам, которые будут общаться с проверяющими напрямую, так и к рядовым работникам. Цель такой подготовки – повышение общей безопасности предприятия.

Контуры безопасности

Система общей безопасности предприятия может быть представлена как совокупность контуров безопасности. Чем их больше – тем меньше возможностей для проверяющих появиться неожиданно.

Поясним это на примере. Обычный забор вокруг офисной территории с охраной на входе и шлагбаумом – первый контур безопасности. Сквозь этот контур уже может пройти не всякий, хотя и достаточно широкий круг лиц
(например, дворники или работники складов, которые находятся на офисной территории).

Второй контур – офисное здание. На входе – охрана и/или секретарь ресепшен. В офис проходит еще более узкий круг лиц с соответствующим допуском.

Третий контур – помещения, куда могут попасть только определенные работники. Организовать этот контур можно сугубо техническими средствами, например кодовыми или электронными замками. К таким помещениям относятся бухгалтерия, отдел кадров, договорной отдел, серверная и другие, в зависимости от особенностей конкретного предприятия.

Следующий контур – руководство, высший менеджмент предприятия. Войти к ним в кабинет можно только через приемную секретаря. Секретарь, доложив о приходе посетителей, как правило, приглашает их в переговорную комнату.

В данном примере рассмотрены четыре контура, но их может быть произвольное количество. Важен принцип, согласно которому первым проверяющих встречает охранник, а далее – по цепочке, в которой руководитель будет замыкающим. Такая организация встречи проверяющих является наиболее рациональной.

Не каждое предприятие может позволить себе такую многоступенчатость. Но к ней необходимо стремиться. Например, субъект малого предпринимательства может не иметь службы охраны, ресепшен и штатного юрис-
консульта. Однако дверь с глазком или переговорным устройством (видеодомофоном) может быть везде. Она и будет первым контуром безопасности. Уже на этом рубеже при общении через домофон может быть отказано в допуске на территорию лицам, не имеющим для такого допуска достаточных оснований (в зависимости от инструктажа работников и конкретных обстоятельств, например отсутствие документов на проверку).

Второй контур – стойка охраны или офис-менеджер, который должен осуществить следующие операции:

• Обязательная вежливая и внимательная проверка документов и служебных удостоверений, данные которых переписываются.

• Регистрация в вахтовой книге, тетради учета посетителей или аналогичной (не путайте с журналом учета проверок, туда записи вносятся по окончании проверки).

После чего посетителей препровождают в кабинет для переговоров, где им предстоит встреча с руководителем. Такой прием прежде всего сигнализирует о высоком уровне организации и порядка на проверяемом предприятии.

Под переговорную комнату рекомендуется отвести отдельный кабинет с необходимой мебелью. Это место, предназначенное не только для деловых встреч. Именно здесь целесообразно организовать рабочие места проверяющих при длительных проверках. Не рекомендуется выделять проверяющим места, скажем, в бухгалтерии или других подразделениях компании. Это может привести к снижению производительности труда как сотрудников предприятия, так и проверяющих.

Нужно организовать работу проверяющих так, чтобы они могли вести ее автономно, в отведенной переговорной, принося им необходимые документы для изучения.

Во время проверки сотрудникам необходимо ограничить обсуждение рабочих вопросов вне рабочих мест: в коридорах, курилках, столовых.

Сотрудники под глухой защитой

Руководитель должен ясно понимать, что проведение проверки на его предприятии вызывает стресс у сотрудников. При общении с проверяющими наиболее подходящая тактика для них – тактика «глухой защиты». Эта тактика позволяет минимизировать риск того, что сотрудник невольно навредит себе или предприятию. Тактика «глухой защиты», в общем, очень проста – ничего не говорить, ничего не подписывать. Конкретные рекомендации могут выглядеть так:

1. При попытках несанкционированного руководителем общения сотрудник должен потребовать у пришедших их служебные удостоверения и переписать на отдельный лист бумаги все данные. Без предъявления служебных удостоверений никакое общение недопустимо. Если удостоверения не предъявляются – немедленно доложить руководителю или на пост охраны. Если удостоверения предъявлены и сразу спрятаны, сослаться на приказ руководителя, служебную инструкцию: «У меня приказ директора – переписывать данные служебных удостоверений всех посетителей». О ситуации доложить руководителю.

2. Сотрудник имеет право не отвечать на вопросы, сославшись на ст. 51 Конституции РФ. И это действительно так: право не отвечать на вопросы может быть ограничено только в некоторых случаях при допросах при производстве по возбужденному уголовному делу. Но, во-первых, такие допросы никогда или практически никогда не проводятся во время проверок. А во-вторых, даже в этом случае можно отказаться от общения до приезда адвоката (п. 6 ч. 4 ст. 56 УПК РФ).

3. Не подписывать никаких документов: «У меня нет полномочий на подпись этого документа, и я не буду этого делать». Для рядовых сотрудников это действительно так. В частности, Закон № 294-ФЗ не обязывает их подписывать какие-либо документы и, соответственно, не предполагает никакой ответственности за отказ от подписи.

4. На вопросы можно отвечать стандартной репликой: «Я не буду обсуждать это, поскольку за разглашение коммерческой тайны могу быть привлечен к ответственности. На любые ваши вопросы ответит руководитель».

5. На просьбы (и требования) о выдаче документов, образцов продукции и прочего необходимо вежливо, но твердо отказывать: «Мне не позволяет должностная инструкция это делать без указания моего руководителя» или «Пожалуйста, обратитесь к руководителю, без его разрешения я не компетентен передать вам это».

6. О появлении проверяющих из надзорных органов немедленно докладывать руководителю.

7. Если работник не знает, как поступать и что делать/говорить, лучше не делать ничего: ничего не говорить, ничего не выдавать, ничего не подписывать, никуда не ехать. Не помогать и не препятствовать.

Имеет смысл проводить предупредительную работу – периодически освежать в памяти работников инструкции на случай появления проверяющих, тренировка тактики «глухой защиты». Рядовые сотрудники должны твердо усвоить – на все вопросы всегда отвечает только руководитель. Сотрудники вправе и обязаны молчать.

Если проверка «дружественная»

Не все проверки обязательно проходят в обстановке взаимного недоверия. Часть из них может проходить в более теплой атмосфере, в этом случае все участники процесса заинтересованы как можно более быстро и эффективно провести проверку.

Важный признак «дружественности» проверки – проверяющий заранее сообщает и даже (в определенных рамках, конечно) согласовывает свой визит на предприятие.

Подробнее о том, как вести себя во время «дружественной» проверки, читайте в одноименной статье из Энциклопедии решений.

Чтобы найти ее в системе ГАРАНТ, наберите в Базовом поиске: дружественная проверка. В открывшемся списке выберите документ «Как вести себя во время «дружественной» проверки».

О каком бы виде проверки ни шла речь, помните золотое правило «Кто предупрежден, тот вооружен». В ваших силах сохранить нервы здоровыми и бизнес невредимым. Используйте материалы Энциклопедий решений, чтобы быть подготовленными к любым рабочим ситуациям!

Когда вам потребуется найти выход из сложной правовой ситуации, обратитесь к Энциклопедиям решений. В них представлены конкретные ответы на актуальные вопросы. Вы получаете широкий спектр консультационных материалов с готовыми решениями и экспертными советами о том, как лучше действовать в той или иной ситуации.

Материалы Энциклопедий решений – результат кропотливой работы специалистов компании «Гарант», которые систематизируют и обрабатывают тысячи документов, перепроверяют предложенные вам решения, чтобы вы могли быть уверены в их правильности и надежности.

Полную информацию о проверках, все рекомендации, инструкции для различных групп сотрудников, перечень необходимых документов, краткие памятки на случай прихода проверяющих из конкретных органов (налоговая, трудовая инспекция, пожарный надзор) и другие полезные материалы вы можете найти в «Энциклопедии решений. Проверки организаций и предпринимателей».

В «Энциклопедии решений. Проверки организаций и предпринимателей» доступны рекомендации для директора, бухгалтера, секретарей и других сотрудников предприятия во время проведения проверок.

В «Энциклопедии решений. Проверки организаций и предпринимателей» доступны рекомендации для директора, бухгалтера, секретарей и других сотрудников предприятия во время проведения проверок.

Как действовать предпринимателю, если пришла трудовая инспекция

Приход трудовой инспекции всегда вызывает панику у работодателя. Не стоит волноваться. Нужно знать, что ждет припроверке и как к ней подготовиться, правильно вести себя и пользоваться своими правами

Объем и перечень проверяемых документов зависят от вида и причины проверки.

Проверка по жалобе работника (целевая)

Если работник написал жалобу в инспекцию по труду, то скорее всего проверять будут только документы, связанные с нарушением прав этого сотрудника.

Например, работник считает, что его незаконно уволили за прогул, на что и пожаловался. В этом случае инспекторы наверняка проверят документы, подтверждающие основания для увольнения: правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор, приказ о приеме на работу жалобщика. Из этих документов видно, какое для работника установлено рабочее время и что считается его рабочим местом. Контролеры посмотрят табель учета рабочего времени, в котором указаны отметки об отсутствии работника в рабочее время. Кроме того, инспекторы проверят докладную записку о прогуле, акт об отсутствии на рабочем месте, письменныеобъяснения работника, приказ о прекращении трудового договора, запись в трудовой книжке работника, отметки в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в личной карточке.

Объем и перечень проверяемых документов зависят от вида и причины проверки Все эти документы должны не только иметься в наличии — помимо этого их содержание не должно нарушать действующее законодательство.

Если работник пожаловался, что ему задерживают заработную плату и выплачивают ее не в полном объеме, то инспекторы проверят трудовой договор, штатное расписание, положение об оплате труда и положение о премировании. Проверке подвергнутся также другие документы, устанавливающие размер зарплаты, порядок ее определения, основания премирования, даты и место выплаты, инспекторы проверят ведомости, расчетные листки.

Однако, несмотря на то что проверка целевая, инспектор может ознакомиться с документами, непосредственно не связанными с жалобой. Поэтому советуем в первую очередь навести порядок в документах, которые могут быть проверены в связи с жалобой.

Комплексная проверка всего кадрового хозяйства

Если предпринимателю предстоит проверка всей кадровой документации, то все силы следует бросить на наведение порядка в документах, найти возможные ошибки и устранить их. Это особенно важно знать Мероприятия по контролю проводятся на основании распоряжений (приказов) органов государственного контроля (надзора). Распоряжение (приказ) о проведении мероприятия по контролю (проверки) либо его заверенная печатью копия предъявляется инспектором индивидуальному предпринимателю одновременно со служебным удостоверением. Проверка может проводиться только тем должностным лицом (лицами), которое указано в распоряжении (приказе) о проведении мероприятия по контролю. Государственные инспекторы труда при проведении проверок имеют право (ст. 357 ТК РФ):

— беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений посещать в целях проведения инспекции работодателей — физических лиц;
— запрашивать у работодателей и их представителей и безвозмездно получать
от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций;
— расследовать несчастные случаи на производстве и др. Нужно заранее найти и подготовить все документы, которые могут понадобиться проверяющим, а также, если есть возможность, оформить надлежащим образом недостающие.

Читайте также:  Ритуальные услуги для животных: подробный бизнес-план

Также бывают тематические проверки. При их проведении инспекторы проверяют соблюдение одного из разделов трудового законодательства, например о ведении трудовых книжек, о заключении, изменении и прекращении трудовых договоров, о труде отдельных категорий работников (беременных, несовершеннолетних и т. д.). Если предпринимателя заранее предупредили о тематической проверке, то на соответствующем участке кадровой работы порядок нужно наводить в первую очередь.

До прихода инспекторов следует ознакомиться со статьями нормативных актов, регулирующими порядок проверки, права и обязанности инспекторов, права и обязанности работодателей при проверках.

Во-первых, если инспектор заметит компетентность работодателя, то, возможно, не будет требовать лишнего и допускать мелких нарушений прав. Во-вторых, полученные знания помогут подметить и зафиксировать допускаемые инспектором нарушения и в дальнейшем их можно будет более эффективно обжаловать.

Поэтому необходимо прочитать главу 57 Трудового кодекса РФ и Федеральный закон от 08.08.2001 № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Отметим, что с 1 июля 2009 года проверки регламентирует Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ.

Проверка может проходить на территории предпринимателя, также инспектор может попросить представить документы на проверку в инспекцию.

Как лучше встретить инспектора

И вот инспектор пришел. Некоторые юристы советуют внимательно изучить его документы, позвонить в инспекцию и проверить, работает ли у них такой инспектор. Мы считаем, что демонстрировать подозрительность и любой другой негатив неправильно, потому что это может отразиться на объеме проверки и размере штрафа.

Однако с документами инспектора ознакомиться нужно. Но тактично, например сославшись на необходимость заполнения журнала учета мероприятий по контролю. Этот журнал должен вести работодатель, в нем отмечаются проверки органов государственного контроля (надзора) (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 № 134-ФЗ). Все документы должны не только быть в наличии, но и их содержание не должно нарушать законодательство.

Рекомендуем выписать из представленных инспектором документов все сведения. Если в приказе о проверке указан другой инспектор, а не тот, который пришел, необязательно сразу просить его уйти. Лучше в будущем использовать этот аргумент, если предприниматель захочет обжаловать решение контролеров.

Когда инспектор попросит представить конкретные документы, то сначала лучше представить те из них, в законности и безупречности которых нет сомнений.Это создаст о работодателе хорошее впечатление и займет время инспектора. Если инспектор будет делать замечания, нужно записывать их и выражать готовность все исправить. Причем, если есть возможность, нужно сделать это
на месте.

Знание правил оформления результатов проверки поможет обжаловать незаконные действия инспекторов

Предпринимателю необходимо знать основные правила оформления результатов проверки, чтобы в случае их нарушения иметь возможность отстоять свои права, обжаловать незаконные действия инспекторов. Итак, по результатам проверки должностное лицо инспекции, осуществившее проверку, составляет акт в двух экземплярах. В документе указываются:

  • •дата, время и место составления акта;
  • •наименование органа государственного контроля (надзора);
  • •дата и номер распоряжения, на основании которого проведен мероприятие по контролю;
  • •ФИО и должность лица (лиц), проводившего мероприятие по контролю;
  • •ФИО индивидуального предпринимателя или его представителя, присутствовавших при проведении мероприятия по контролю;
  • •дата, время и место проведения проверки;
  • •сведения о результатах мероприятия по контролю, в том числе о выявленных нарушениях, об их характере и о лицах, на которых возлагается ответственность за совершение этих нарушений;
  • •подпись должностного лица (лиц), осуществившего проверку.

Один экземпляр акта вручается индивидуальному предпринимателю или его представителю под расписку либо направляется по почте с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта, оставшемуся в деле инспекции по труду.

Если в процессе проверки выявлены нарушения трудового законодательства, то составляется протокол об администра тивном правонарушении и работодателю дается предписание об устранении выявленных нарушений. При составлении протокола работодателю разъясняются его права и обязанности. Бизнесмен вправе ознакомиться с протоколом и представить объяснения и замечания по содержанию документа, которые к нему прилагаются (ст.28.2 КоАП РФ). Предпринимателю вручается под расписку копия протокола.

Таким образом, если предприниматель не согласен с содержанием протокола, это не повод его не подписывать. Лучше представить подробнейшие письменные объяснения и замечания по содержанию протокола, отметить данный факт в протоколе и подписать его. В объяснениях указать причину несогласия, привести доводы и смягчающие обстоятельства, если они есть. Бизнесмен вправе ознакомиться с протоколом и представить объяснения и замечания по содержанию документа По результатам рассмотрения дела об административном правонарушении может быть вынесено постановление:

  1. •о назначении административного наказания;
  2. •о прекращении производства по делу об административном правонарушении.

Предприниматель обязан выполнить все требования об устранении нарушений трудового законодательства, перечисленные инспектором. Кроме того, нужно письменно информировать об этом инспекцию, приложив к письму документы (их копии), подтверждающие выполнение требований. Например, если инспектор обязал составить Правила внутреннего трудового распорядка, то следует приложить их копию.

Инспекторы вправе провести повторные (контрольные) проверки для выяснения, выполнил ли работодатель данные инспекцией предписания об устранении выявленных ранее (в ходе предыдущей основной проверки) нарушений. Решение, вынесенное по результатам проведения проверки, может быть обжаловано у руководителя инспектора, производившего проверку, главного государственного инспектора труда РФ или в суде. Решения главного государственного инспектора труда могут быть обжалованы в суде (ст. 361 ТК РФ).

Как часто трудовая инспекция вправе проверять предпринимателя?
Плановые проверки не могут проводиться слишком часто. В отношении одного предпринимателя — не более чем один раз в два года. Кроме того, плановая проверка может быть проведена не ранее чем через три года с момента государственной регистрации предпринимателя. Внеплановые проверки могут проводиться по жалобам работников.
Как долго может длиться проверка?
Продолжительность проверки не должна превышать один месяц. В исключительных случаях, связанных с необходимостью проведения специальных исследований, экспертиз, срок проведения мероприятия по контролю может быть продлен, но не более чем на один месяц.
На какую сумму может быть оштрафован предприниматель за нарушение трудового законодательства?
Нарушение трудового законодательства влечет наложение штрафа в размере от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Три главных совета

1 Если инспектор предупредил вас о проверке заранее, то уточните вид проверки (комплексная, тематическая или целевая). В зависимости от вида проверки оперативно наводите порядок на соответствующих участках кадровой работы.
2 Вы должны знать права и обязанно сти свои и инспекторов. Это позволит более спокойно перенести проверку и при необходимости грамотно обжаловать ее результаты.
3 Предприниматель обязан выполнить все требования об устранении нарушений трудового законодательства, перечисленные инспектором в предписании, вынесенном по итогам проверки.

7 правил поведения при проверке государственными органами Материал редакции

Партнер адвокатского бюро Buzko Kokorin Илья Кокорин поделился с читателями vc.ru практическими советами о том, что делать и как себя вести, если в офис пришли сотрудники контролирующих органов.

Несмотря на неоднократные заверения о прекращении нападок на бизнес, на практике количество проверок контролирующими органами не уменьшается. Чаще всего предпринимателям приходится сталкиваться с представителями прокуратуры, налоговой инспекции, Роспотребнадзора, трудовой инспекции, Роскомнадзора и МЧС.

В данной статье я поделюсь советами, которые могут быть полезны предпринимателям, внезапно столкнувшимся с сотрудниками контролирующих органов у себя в офисе или на производстве.

Правило № 1. Не паниковать и вести себя нейтрально-добродушно

Каким бы банальным не казался данный совет, сдержанное и нейтральное поведение в ходе проверки поможет избежать ошибок, вызванных эмоциональным перенапряжением. Нужно понимать, что сотрудники проверяющих органов – простые люди, выполняющие свою работу. Они, разумеется, вам не друзья, но и врагами они также не являются.

Агрессивное поведение лишь отвлечет ваше внимание и не позволит контролировать ситуацию, что зачастую является залогом успеха. Умеренно добродушная беседа позволит вам выяснить прямую, а может быть, и косвенную цель проверки, что даст вам дополнительное время для планирования дальнейших шагов.

Правы вы или нет, но запомните навсегда – никогда не оказывайте сотрудникам проверяющих органов силового противодействия. Ни к чему хорошему это не приведет и может вылиться в ответственность по ст. 318 УК РФ («Применение насилия в отношении представителя власти»), вплоть до лишения свободы сроком в 10 лет. Если по вашему мнению в ходе проверки допускаются грубые нарушения закона, это может стать основанием для оспаривания результатов такой проверки и привлечения контролеров к ответственности. Смотрите в этой связи правило № 6.

Правило № 2. Проверить полномочия контролера

В самом начале знакомства с представителем контролирующего органа необходимо попросить его предъявить служебное удостоверение, а также сделать для себя запись ФИО и иной информации о проверяющем (№ удостоверения, кем и когда выдано, должность и так далее). Такая информация позволит вам определиться с проверяющим органом (и соответственно, видом проверки), а также пригодится для дальнейшего оспаривания действий контролера.

В большинстве случаев проверка может проводиться только на основании распоряжения или приказа о проведении проверки (например, такое правило установлено для налоговых органов, Роспотребнадзора, Ростехнадзора, ФАС РФ и МЧС). Проверьте, чтобы лицо, указанное в таком документе, совпадало с лицом, предъявившем удостоверение. Такие бдительные действия с вашей стороны не оставят у контролера сомнений в вашей осведомленности о своих правах и зададут правильный тон для проверки.

Правило № 3. Записать ход проверки на видео или аудио

Видео- и аудио-съемка собственных помещений не запрещена, поэтому остановить вас в использовании этого права сотрудники контролирующих органов не вправе. Более того, зачастую они сами прибегают к таким средствам фиксации — такое правомочие предоставлено, например, налоговым органам (п. 4 ст. 92 НК). Фиксация хода проведения проверки, вопросов и требований контролеров облегчит процесс доказывания нарушений с их стороны, а также позволит избежать явных и откровенных правонарушений и случаев превышения полномочий.

Правило № 4. Отвечать на вопросы контролеров строго в рамках трудовой функции

Представители контролирующих органов любят задавать наводящие вопросы и выпытывать нужную им информацию. При этом отличным источником такой информации выступают сами сотрудники проверяемой компании, готовые делиться своими мыслями и догадками. Такая сговорчивость усугубляется стрессом и в итоге может дорого обойтись работодателю.

Поэтому важно, чтобы каждый работник отвечал только на те вопросы, которые непосредственно относятся к его трудовой функции, закрепленной в трудовом договоре и должностных инструкциях. Например, штатный программист по характеру работы не должны знать о том, с какой целью компанией приобретались прокатные станки и сколько они стоили. Даже если он догадывается, лучше всего ответить «Не уверен, это не входит в круг моих должностных обязанностей».

Разумеется, следует заблаговременно провести беседу с работниками, рассказать им, как стоит себя вести при общении с контролерами, успокоить тем, что ст. 307 УК РФ («Заведомо ложные показания») к ним неприменима и для верности грамотно оформить должностные инструкции работников. Более того, каждый работник компании всегда может воспользоваться ст. 51 Конституции РФ и отказаться свидетельствовать против себя и своих близких.

Правило № 5. Передавать документы только по описи

Все документы компании должны передаваться контролерам строго по акту приема-передачи. Такой акт должен содержать список всех передаваемых документов, с указанием количества страниц, а также обозначением того, передаются оригиналы или копии документов. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается представителями компании и контролирующего органа. Один экземпляр акта остается в компании. Это необходимо для того, чтобы в случае утери проверяющим органом копий вы смогли доказать, что они были переданы в ходе проверки.

Читайте также:  Лицензирование негосударственной (частной) охранная деятельность

Обратите внимание, что оригиналы документов подлежат изъятию в исключительных случаях. Например, налоговые органы вправе произвести выемку подлинников лишь в случае, если для осуществления контроля недостаточно копий, и у налогового органа есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (п. 8 ст. 94 НК РФ). При этом при изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. Такое же правило установлено для работников полиции (п. 1 ст. 15 Закона «Об оперативно-розыскной деятельности»).

Также помните, что документы, в отношении которых в компании установлен режим коммерческой тайны, могут изыматься только на основании судебного решения (ч. 3 ст. 183 УПК РФ). При правильном оформлении режим коммерческой тайны может «покрывать» значительный объем сведений, как минимум, например, клиентскую базу и внутренние производственные политики.

Правило № 6. Выявить, зафиксировать, обжаловать

Порядок и условия проведения проверок разнятся в зависимости от типа проверок (плановых или внеплановых, выездных или документарных), проверяющего органа и обстоятельств конкретного дела. Для информации, можете проверить, планируется ли в отношении вашей организации проведение плановой проверки в 2016 году в Едином реестре плановых проверок. В настоящем пункте затрону только внеплановые выездные проверки, поскольку в силу своей срочности и непредсказуемости к ним сложнее всего подготовиться.

За некоторыми исключениями, требующими незамедлительной реакции со стороны контролирующего органа, внеплановая выездная проверка должна быть согласована с органом прокуратуры. Такое требование распространяется на проверки Роскомнадзора, трудовой инспекции, Роспотребнадзора, МЧС и другие. Убедитесь, что данное согласие на проверку было заранее получено контролером.

Проводимая проверка должна относиться к полномочиям проверяющего органа. При этом сам орган не должен выходить за пределы, установленные специальными правилами для данного вида проверок. Например, в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трёх лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Иначе говоря, если решение вынесено в 2016 году, то проверка может охватывать только периоды с 2013 по 2016 годы. При этом налоговый орган не вправе проводить две и более выездные налоговые проверки по одним и тем же налогам за один и тот же период (пп. 4, 5 ст. 89 НК РФ).

О внеплановой выездной проверке проверяемое лицо должно быть предупреждено не менее чем за 24 часа до начала ее проведения любым доступным способом. Неисполнение данного требования является грубым нарушением закона. Однако следует отметить, что данное требование применяется далеко не ко всем видам внеплановых проверок. Налоговые органы и прокуратура, например, не обязаны предупреждать о выездных проверках.

Большинство проверок заканчивается составлением итогового документа: протокола или акта. Такие документы чрезвычайно важны, поэтому перед их подписанием убедитесь в том, что все изложенное в них соответствует действительности. Если вы считаете, что в ходе проверки были нарушены требования закона, а зафиксированные в протоколе или акте обстоятельства недостоверны, сделайте об этом запись в итоговом документе — не стесняйтесь. Помните, отказ от подписания хуже, чем подписание с детальным изложением всех нарушений и несогласий.

После подписания следует безотлагательно обратиться с жалобой в вышестоящие надзорные инстанции, а также в прокуратуру, изложить все обстоятельства, а также приложить заверенные копии подтверждающих доказательств.

Правило № 7. Связаться с юристом

Российское регулирование в области государственных проверок чрезвычайно разнообразно и разобщено – это и отдельный закон «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора)», отраслевые акты (например, глава 14 НК РФ) и многочисленные методические рекомендации, изданные для отдельных видов проверок.

Ошибки, совершенные в самом начале: предоставление лишних документов, разглашение ценной информации, пропуск срока для заявления возражений и прочего, могут быть трудно исправимы в дальнейшем. Поэтому наличие в вашей команде хорошего юриста необходимо. Опять же присутствие внутреннего юриста или внешнего консультанта непосредственно во время самой проверки поможет сдержать пыл контролеров и задать правильный тон беседы.

Как себя вести при проверке Государственной инспекции труда

Если в компанию приходит проверка от трудовой инспекции (ГИТ), основная задача по ее сопровождению ложится на кадровую службу. Главное, что в такой ситуации требуется – контролировать оформление документов. Если в суде вам удастся доказать, что проверяющие допустили процессуальные нарушения, может оказаться, что уже истек срок давности привлечения к административной ответственности. А значит, ГИТ не сможет исправить свои ошибки и взыскать штраф.

Сегодня разберем, за какие нарушения чаще всего наказывают работодателей, какие документы может запросить ГИТ, как оформляют документы по итогам проверки и по каким процессуальным мотивам можно обжаловать решение проверяющих.

Что проверяет ГИТ

На сайте Роструда есть статистика по результатам проверок. Чаще всего ГИТ проверяет, как у компании обстоят дела в таких сферах, как:

  • оформление трудовых договоров;
  • охрана труда;
  • незаконные увольнения;
  • задержка выплаты зарплаты;
  • оценка условий труда.

Какие документы вправе запросить ГИТ

ГИТ может запросить только те документы, которые относятся к предмету проверки. Если в распоряжении о проведении проверки этот предмет сформулировали слишком широко, могут возникнуть споры. В таких ситуациях ориентируйтесь на следующие правила. Они основаны на Административном регламенте Роструда (утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354н; далее – Регламент) и судебной практике.

Правило 1. Нельзя запрашивать документы, которые ГИТ может получить сама

Инспектор не должен запрашивать документы, которые ГИТ уже получила в ходе предыдущих проверок вашей организации, а также документы, которые ГИТ может получить в порядке межведомственного взаимодействия. В частности, инспектор не вправе требовать сведения из ЕГРН и ЕГРЮЛ, сведения о наличии или отсутствии задолженности по страховым взносам, о среднесписочной численности работников, о размере ежемесячных страховых выплат по страхованию от несчастных случаев. Полный перечень таких документов, которые ГИТ должна получать сама, вы найдете в пункте 51.1 Регламента.

Если ГИТ запросит такие документы, вы имеете право отказаться их предоставить.

Правило 2. Могут запросить документы по всем сотрудникам

Даже если внеплановую проверку назначили по жалобе одного конкретного сотрудника, ГИТ имеет право проверить документы, которые касаются и других сотрудников. Раньше практика была другой, но с 2017 года Верховный суд изменил ее не в пользу работодателей.

Пример

Сотрудник организации заявил о нарушении трудовых прав. ГИТ запросила документы не по одному этому сотруднику, а по охране труда всех работающих в организации. В результате ГИТ составила много протоколов в отношении более чем десяти работников. Дело дошло до ВС РФ. Он подтвердил, что так можно. Суд указал: поскольку предмет проверки – это соблюдение требований охраны труда, ГИТ вправе запросить сведения в отношении других работников (постановление Верховного суда РФ от 01.09.2017 № 7-АД17-2).

Правило 3. Предоставьте копии и пояснения

Компания должна предоставить запрошенные документы в виде копий, которые она заверяет печатью и подписью руководителя или иного полномочного лица (п. 7 ст. 11 Закона № 294-ФЗ). Сделать это надо в течение 10 рабочих дней с даты, когда она получила мотивированный запрос (п. 5 ст. 11 Закона № 294-ФЗ и п. 35 Регламента).

Совет

Приложите к документам сопроводительное письмо. Пояснения могут пригодиться и при плановой проверке, и когда ГИТ проверяет конкретную ситуацию по заявлению работника о нарушении его прав.

В сопроводительном письме:

  • изложите видение ситуации со стороны работодателя,
  • укажите на дополнительные документы, которые подтверждают точку зрения компании
  • сделайте ссылку на законодательное регулирование, нормативное обоснование позиции работодателя.

Какие документы составляют по итогам проверки ГИТ

Когда проверка заканчивается, инспектор подводит итоги. Состав документов, которые он оформляет, зависит от результатов проверки:

  • Если в ходе проверки нарушений не выявлено, составляется только акт.
  • Если по результатам проверки инспектор выявил нарушения трудового законодательства, которые требуют устранения, то к акту прикладывают предписание.
  • Если инспектор обнаружит нарушения, за которые компания несет административную ответственность, он составляет протокол (ст. 28.5 КоАП).
  • Наконец, если по правилам подведомственности дело о таком нарушении рассматривает инспекция труда, а не суд, то ГИТ выносит еще и постановление о назначении административного наказания.

Как работать с предписаниями ГИТ

Предписание устанавливает виды нарушений, срок на их ликвидацию и мероприятия, которые организация должна провести, чтобы устранить недочеты.

ГИТ вправе составить предписание, даже если недочеты не считаются наказуемыми. Достаточно, чтобы компания нарушила положение законодательства в сфере труда, на которое инспектор обратит внимание. Этим предписание отличается от протокола. Он обязательно включает ссылку на КоАП (ч. 2 ст. 28.2 КоАП), а указанное в нем нарушение влечет ответственность.

Исполнение предписания инспекция ставит на контроль (п. 86 Регламента). Если работодатель не выполнит предписание в срок, ему грозят санкции по части 23 статьи 19.5 КоАП.

Совет

Если компания не может устранить нарушения в отведенный срок, информируйте об этом заранее. Сообщите про уважительные причины не позднее, чем за 10 рабочих дней до срока, указанного в предписании.

Составьте мотивированное ходатайство о продлении срока предписания. Обоснуйте причины, по которым его нельзя выполнить. Представьте план мероприятий, докажите, что компания приняла организационные распорядительные меры, чтобы исполнить предписание.

Это может стать основанием, чтобы ГИТ продлила срок предписания. Однако инспекция не обязана давать дополнительное время даже по мотивированному ходатайству. Если она откажет, то направит об этом письмо (п. 88 Регламента).

Инспекторы требуют в предписании сообщить о его выполнении. Такой нормы нет в законе, но отказ может привести к новым проверкам. Инспекторы вправе провести внеплановую дополнительную проверку по контролю за исполнением ранее выданного предписания.

Суд не признает такие действии ГИТ нарушением, это не будет повторной проверкой, поскольку ее предмет будет отличаться от предмета первоначальной. Предмет первоначальной проверки – соблюдение трудового законодательства, повторной внеплановой – факт выполнения предписаний.

Совет

Чтобы избежать повторных контрольных мероприятий, представьте отчет в свободной форме. Составьте отчет так, чтобы он содержал однозначный вывод о выполнении предписания. Приложите подтверждающие документы и направьте его способом, который гарантирует доставку в инспекцию труда.

Учитывайте срок доставки. Направьте отчет так, чтобы инспекция получила сведения до того, как истечет срок выполнения предписания.

Ответственность за невыполнение предписаний ГИТ

Если компания не выполнит предписание инспектора или не направит информацию о таком выполнении, ГИТ вправе:

  • назначить внеплановую проверку;
  • составить материал об административном правонарушении;
  • направить материалы в суд для назначения административного наказания.

Штраф составит от 30 до 50 тысяч руб. для должностных лиц, суд вправе дисквалифицировать нарушителей на срок от одного года до трех лет. ИП невыполнение предписания грозит штрафом в размере до 50 000 руб., компаниям – до 200 000 руб.

Совет

Чтобы минимизировать последствия, постарайтесь доказать отсутствие вины непосредственно компании. Укажите, что фирма выполнила все требования, чтобы соблюсти трудовое законодательство: подготовила локальные нормативные акты, инструкции, ознакомила с ними всех сотрудников. Сошлитесь на то, что негативные последствия возникли в результате действий должностных лиц организации, которые не исполнили трудовые обязанности ненадлежащим образом. Представьте доказательства того, что виновного привлекли к дисциплинарной ответственности. В практике бывали случаи, когда в такой ситуации суд освобождал от ответственности работодателя.

Как оспорить штраф по процессуальным основаниям

В 2018 году Верховный суд принял два важных постановления, которые касаются процедуры проверки. В них он сделал три вывода, которые помогут работодателям защитить свои интересы.

Читайте также:  Свиноводство как бизнес: советы по обустройству фермы и организации бизнеса

Вывод 1: сколько протоколов, столько и штрафов

В 2015 году Верховный суд определил: если проверяющие выявили одинаковые правонарушения, можно составить несколько протоколов и по каждому возбудить дело об административном правонарушении. Например, организация не выдала средства индивидуальной защиты десяти сотрудникам. Значит, инспектор вправе возбудить 10 дел об административных правонарушениях и наложить одновременно 10 штрафов.

В 2018 году Верховный суд уточнил свою позицию в пользу работодателей. Он рассмотрел дело индивидуального предпринимателя, который уклонялся от оформления трудовых договоров с тремя работниками. Инспектор составил один протокол и возбудил дело об административном правонарушении по ч. 3 ст. 5.27 КоАП. На основании этого протокола инспектор вынес три постановления и наложил три штрафа. Верховный суд счел это неправильным. Если инспектор составил один протокол, то и постановление может быть только одно (постановление ВС РФ от 07.03.2018 № 20-АД18-3).

Вывод № 2: если инспектор нарушил процедуру, у него может не остаться времени на исправление

В этом же деле Верховный суд разрешил вопрос о сроках. Если протокол и акт подтверждают нарушение, но инспектор составил постановление с нарушениями закона, оно полежит отмене. Поскольку сроки для повторной проверки или для устранения нарушений истекли, значит, прошло время, в течение которого можно привлечь работодателя к административной ответственности. Все постановления подлежат отмене.

Вывод № 3: если инспектор ошибся нормой, нельзя переквалифицировать нарушение и применить более строгое наказание

Инспекция выявила нарушение: компания не обеспечила работника средствами индивидуальной защиты. Однако инспектор невнимательно прочитал КоАП. Вместо части 4 статьи 5.27.1 он указал часть 1 этой же статьи. Нижестоящие суды не заметили эту ошибку. Верховный суд указал: переквалификация возможна, если санкции не ухудшат положения лица, привлекаемого к ответственности. Наказание, которое предусматривает часть 4 статьи 5.27.1, предусматривает более серьезные последствия, чем санкция по части 1. Значит, в этом деле суд не может сам переквалифицировать нарушение. Поэтому суд отменил все постановления и прекратил производство (постановление ВС РФ от 16.02.2018 № 74-АД18-6).

Госинспекция труда: так ли страшен этот «зверь»

Трудовые взаимоотношения возникают на любом, даже самом малом предприятии. При мнимой простоте сферы труда работодатели совершают огромное количество ошибок, которые приводят к обращениям их сотрудников за помощью в трудовую инспекцию. Что должен знать работодатель и как вести себя при проверке, читайте в этой статье.

Что такое ГИТ и за чем она следит

Государственные инспекции труда (ГИТ) являются территориальными органами Федеральной службы по труду и занятости (далее – Роструд). Основная цель их деятельности – выявление и пресечение нарушений в сфере охраны труда, информирование и оказание консультационной поддержки работодателям, обобщение практики и анализ причин нарушений. Также на трудовую инспекцию возложена обязанность по расследованию несчастных случаев на производстве. Подробно полномочия ГИТ изложены в постановлении Правительства РФ от 01.09. 2012 № 875. По сути основными рычагами трудинспекций в сфере надзора являются:

  • проведение проверок;
  • выдача предписаний об устранении нарушения (являются обязательными для исполнения);
  • составление протоколов об административном правонарушении.

Следует отметить, что проверки могут быть как плановыми, так и внеплановыми, а также документальными и выездными. Основания и порядок проведения проверки определен Федеральным законом от 26.12.2008 № 294-ФЗ « О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. » и названным выше Постановлением Правительства. Проверка может быть как исключительно документальной, так одновременно выездной и документальной (когда инспектор выезжает к работодателю для ознакомления с документами).

Плановые проверки проводятся один раз в три года согласно ежегодному плану проведения проверок, который ежегодно публикуется на сайте Генпрокуратуры. Поэтому, во-первых, вы будете заранее извещены о грядущей проверке, следовательно, сможете подготовиться А, во-вторых, если вы только зарегистрировали компанию или ИП, то трудинспекция «нагрянет» к вам не ранее, чем через 3 года, за исключением случаев, когда может быть проведена внеплановая проверка.

Назначение внеплановой проверки требует веских оснований. Такими основаниями являются (п. 10 постановления № 875):

  • истечение срока исполнения предписания по правонарушению;
  • поступление сообщения о нарушении соответствующих прав и возникновении угрозы причинения вреда жизни и здоровью граждан;
  • заявление работника о нарушении его прав, а также запрос работника о проверке условий охраны труда на его рабочем месте;
  • приказ руководителя (замруководителя) ГИТ или Роструда о проведении проверки.

Основные правонарушения, за которые может быть назначено административное наказание, перечислены в главе 5 КоАП РФ. Их можно подразделить на группы:

1. Общие нарушения (ст. 5.27 КоАП РФ). Под действие данной статьи подпадает обширный список трудовых нарушений, поскольку их перечень Кодексом четко не определен. Это могут быть нарушения законодательства при оформлении на работу, увольнении, по вопросам заработной платы, предоставлением гарантий и прочее.

2. Нарушение специальных норм права (ст. 5.28 – 5.36 КоАП РФ). Данная категория содержит квалифицирующие (уточняющие) составы правонарушений.

Из наиболее распространенных видов нарушений можно назвать:

Нарушения в области охраны труда (самая обширная по количеству видов нарушений категория). Среди них: непроведение медицинских осмотров работников, необеспечение работников спецодеждой и обувью, непроведение аттестации рабочих мест. Причем в практике встречаются «удивительные» случаи, например, при проверке сертифицированной организации в сфере охраны труда ООО « С..» ( ) выявлены нарушения по непроведению обучения работников по охране труда (ст. 212, 225 ТК РФ), не проведены медицинские осмотры работников и т. д.

Нарушения в области трудового договора. Чаще всего среди таких нарушений встречаются: отсутствие письменного оформления взаимоотношений с работником, отсутствие в договоре условий труда, переквалификация договора ГПХ при фактическом выявлении трудовых отношений, нарушение норм закона при переводе работника, изменении условий договора, определении режима работы, нарушение порядка увольнения при ликвидации или сокращения штата. Важным нарушением в данной категории также является нарушение порядка ведения и учета трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04. 2003 № 225).

При проведении проверки представитель ГИТ также может выявить нарушения относительно локальных актов в сфере труда. Наиболее распространенными в этой подгруппе являются нарушения, связанные с неознакомлением под роспись работника с внутренними актами компании/ИП (ст. 22 ТК РФ), выявление в содержании таких актов положений, нарушающих или ущемляющих права работников организации (ст. 8 ТК РФ).

Важно отметить, что ответственным за подобные действия может быть как хозяйствующий субъект, так и руководитель организации. При этом ответственность одного не исключает ответственности другого (ст. 2.1 КоАП РФ).

Следует помнить, что при обнаружении нарушения максимальный объем ответственности – приостановление деятельности организации или индивидуального предпринимателя на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). И то исключительно при условии повторного привлечения.

Относительно повторности совершенного правонарушения следует пояснить, что ГИТ часто допускает грубейшие ошибки при квалификации деяния повторным, применяя названный вид наказания. Так, работодатель, ранее привлеченный к ответственности за увольнение женщины в положении, в случае привлечения к ответственности по другому случаю, может быть привлечен ГИТ к ответственности с применением квалифицирующего признака. Однако, в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2005 № 5 выражена противоположная точка зрения и дано понятие повторности совершения правонарушения. Так, повторным считается лишь то же самое деяние, совершенное более одного раза. Полагаю, работодатель может использовать положения названного постановления для защиты своих прав .

Важно также помнить, что недавно обсуждаемая в СМИ информация относительно значительного увеличения штрафов за нарушение норм о труде, не во всех случаях достоверна. Согласно Федеральному закону от 28.12. 2013 года № 421-ФЗ, обновленная версия статьи 5.27 КоАП РФ начнет действовать с 1 января 2015 года , пока же применяются старые правила.

Что должен знать работодатель

В первую очередь следует помнить, что при проведении любого рода проверок работодатель находится под защитой Закона № 294-ФЗ, а также Конвенции МОТ № 81 об инспекции труда в промышленности и торговле. Работодателю не надо бояться проверки ГИТ, наоборот, стоит подготовиться к ней.

В первую очередь «знания» понадобятся при проведении внеплановой проверки, так как о плановых мероприятиях сообщается заблаговременно. При проведении внеплановой проверки инспектор уведомляет проверяемого о своем визите не позднее, чем за сутки. Но из данного положения есть исключения: в случаях, когда такое предупреждение может снизить эффективность контроля и у инспектора имеются обоснованные опасения, что проверяемое лицо может уничтожить или скрыть «улики», он может обойтись и без уведомления. Однако, такое решение не может быть сумбурным, при проведении проверки без уведомления инспектор обязан обосновать такое решение. При отсутствии обоснования результаты проверки могут быть обжалованы в суд.

Итак, если к Вам пришли с проверкой важно знать, что любые мероприятия в соответствии с Законом № 294-ФЗ могут проводится исключительно на основании распоряжения вышестоящего органа или руководителя территориальной ГИТ (форма – в приложении). Поэтому прежде всего следует запросить у инспектора соответствующее распоряжение. В него обязательно должны быть включены данные об основаниях проведения проверки, сроках ее проведения (по общему правилу – не более 20 дней), а также о запланированных мероприятиях. Если все в документе в порядке, Вы точно будете знать какие документы от Вас потребуют.

При этом следует иметь ввиду, что отсутствие законных оснований, а также нарушение процедуры проведения проверки является основанием для признания проверки незаконной, а принятых в ее ходе документов – недействительными. Однако, если инспекция допустила процессуальные ошибки, а нарушения законодательства о труде были, то для предъявления требования относительно результатов проверки обязательным условием будет устранение нарушений. В противном случае требование признают необоснованным (ст. 2, 17, 18 Конституции РФ).

В ходе проверки инспекторы запросят ряд документов (конкретный перечень зависит от основания проведения проверки). Можно назвать лишь общий перечень, который встречается в наиболее распространенных случаях:

  • учредительные документы (предоставляются в оригинале только в помещении компании или предпринимателя, для приобщения к делу передаются копии);
  • трудовые договоры со всеми дополнениями к ним, коллективные договоры (особое внимание – на отсутствие положений, ущемляющих права трудящихся);
  • трудовые книжки, журнал учета трудовых книжек;
  • внутренние локальные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положения о подразделениях предприятия, о дисциплинарных взысканиях, т. д.);
  • приказы работодателя (о приеме на работу, увольнении, депремировании, применении различных форм ответственности).

Еще до проведения проверок работодателю стоит побеспокоиться о наличии и содержании подобных документов, чтобы в дальнейшем минимизировать риски привлечения к ответственности.

Важно знать, что, согласно статьям 21, 22 Федерального закона № 294-ФЗ, государственный инспектор имеет право знакомиться, запрашивать и изымать документы только в рамках основания для проведения проверки (только по конкретному лицу или ситуации, если, например, подана жалоба работником). При несоблюдении данных требований, такие действия можно обжаловать (ст. 361 ТК РФ).

По завершению проверки обязательно составляется акт, по установленной законом форме (см. приложение). В случае явного выявления административного правонарушения составляется протокол. Он должен быть представлен руководителю для ознакомления под роспись. В ходе ознакомления он имеет право вносить письменные замечания и пояснения. Также инспектор выносит постановление об устранении нарушения, в котором указаны нарушения и срок их устранения. До истечения этого срока руководитель обязан предоставить письменные пояснения и доказательства устранения.

В заключение отмечу, что рано или поздно ГИТ посетит каждое предприятие, поэтому вместо наивных опасений следует приступить к активным действиям для минимизации своих рисков и благоприятной репутации предприятия с учетом рекомендаций, указанных выше. При грамотном вооружении «опасный зверь» становится «ручным зверьком».

Ссылка на основную публикацию