Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Как съесть слона? По кусочкам! [разделение больших задач на микрозадачи]

Как съесть слона: учимся решать важные дела

В одной из моих прошлых статей я рассказала о том, что делать, если кажется, что свободного времени нет и предложила некоторые способы борьбы с прокрастинацией (склонностью к постоянному откладыванию даже важных и срочных дел). Сегодня поговорим о том, как сдвинуть с мёртвой точки большой проект, до которого давно не доходят руки.

Закрыть работающие программы

В прошлый раз мы с вами проводили ревизию времени и делали снимок дня. Сегодня проведем ревизию того, что незримо отравляет нашу жизнь и отнимает у нас энергию.

Представьте: вы хотите посмотреть на своем компьютере фильм. Но в то же время вы оставили открытыми кучу программ: визуальный редактор, браузер с кучей вкладок, скайп и несколько документов. Вы открываете фильм, но он почему-то идет урывками — тормозит. Компьютер гудит, перегревается в попытках осилить множество параллельных процессов, но в конечном итоге перегорает.

Мало кто задумывался, что то же самое происходит и с нами, когда мы открываем и не завершаем множество задач. Наш мозг помнит о каждой, потому что начатое нужно довести до конца. Отдать книгу в библиотеку, перешить любимое платье, отремонтировать сапоги… В число этих «повисших» задач входит все, что под грифом «отложить на потом». Это задачи не первой важности. Но мы держим их в голове на случай, когда появится свободное время. И даже когда оно появляется, заниматься ими нам не хочется.

Что же делать?

Выделите час, не меньше. Возьмите тетрадь и выпишите все задачи, которые вы поставили в режим ожидания свободного времени. Все-все. Весь час вы потратите на вспоминание чего-то еще. Но не останавливайтесь, пока час не пройдет. Все. Теперь каждому делу в списке назначьте дедлайн и придумайте как проще и быстрее всего от него отделаться. По возможности делегируйте. Встраивайте в свое расписание. Делайте что хотите, но у вас есть месяц, чтобы избавиться от этого списка.

Делегирование – не роскошь

В прошлой статье мы делали снимок дня. Это очень важное упражнение. Помимо того, что оно помогает найти дыры в расписании, снимок еще и помогает нам увидеть действия на которые мы тратим больше всего времени. А еще он демонстрирует нам как мы затягиваем подготовку к делам, бессознательно пытаясь оттянуть их во времени. Именно их нужно по возможности делегировать.

Считается, что делегирование — это финансовая возможность нанять помощника. Но это не так. На самом деле, первые, кому мы можем делегировать, это ближний круг — родные. Как правило, они рады нам помочь, ведь для многих то, что для вас является тяжелой рутиной, совершенно не обременительно.

Подключайте детей и вообще всех, кто располагает массой свободного времени. Также можно подключить знакомых. Пользуясь теорией шести рукопожатий — всегда можно найти нужного мастера и воспользоваться его услугами с большой скидкой или бартером. Мамочки могут объединиться и по очереди устраивать у себя дома детский сад. Сегодня одна сидит с детьми всех своих подруг, дав им возможность провести день так, как хочется, а завтра они меняются.

Съесть большого слона

Когда мы разгрузили голову от мелких фоновых задач и делегировали часть рутин, пришло время тех больших дел до которых давно не доходили руки.

Психологи называют такие задачи слонами за их необъятность.

Совершенно не ясно с какой стороны к ним подойти и как начать. Мы съедим этого слона по кусочкам, тогда он перестанет казаться таким большим.

Первое, что делаем — это выбираем задачу и намечаем ей дедлайн. Теперь нужно разбить задачу на этапы. Потом делим их на задачи и расписываем каждую задачу в пункты и так до тех пор, пока мы не дойдем до односложных действий. Например, проект «сходить к стоматологу» может долгие годы висеть в памяти до тех пор, пока не заболит зуб. Но в нашей с вами методике для того, чтобы попасть к стоматологу, нужно расписать посещение врача по пунктам. Например:

1. Выбрать пять стоматологических клиник в районе дома.

2. Позвонить подруге, которая недавно советовала какого-то своего друга стоматолога. Обзвонить пять клиник и друга-стоматолога подруги.

3. Сравнить цены и уровень гарантий.

4. Записаться на прием.

5. Сходить на прием.

В таком виде у проекта есть шанс осуществиться куда больше, чем если это просто запись в ежедневнике «Сходить к стоматологу». Для того, чтобы все точно получилось, у каждого из этих шести пунктов должен стоять свой дедлайн. И заметьте: некоторые действия занимают 5 минут. Но все вместе они тянут на целую задачу. И так по отрезкам в 5 минут или час их можно раскидать на каждый день недели и вот уже за неделю мы съели слона!

Как съесть слона? По кусочкам!

Звучит жутковато, правда? Слоны – милые животные, зачем же их обижать. Спокойно, «съесть слона» – метафора, помогающая нам справляться с различными задачами и достигать целей. Мечты мечтами, но так здорово, когда они сбываются, согласись?

Наверняка тебе знакомы ситуации, когда ты страстно жаждешь что-то заполучить, но не понимаешь, с чего начать. Или не хочешь, но тебе надо, надо это сделать. Освоить иностранный язык, научиться играть на гитаре, сдать на пятерку экзамен по истории, купить красивую дорогую сумку, привести в порядок комнату. Как представишь масштабы того, сколько предстоит трудов, так руки и опускаются. Что же – пусть все остается в фантазиях?

Читайте также:  Рэнкинг вкладов банков. Путинский банк в лидерах

Мы не сдаемся, а ищем пути преодоления ступора перед свершением великих дел и завоеванием мира. Одна из таких методик – «поедание слона». Крупные дела называют «слонами» – ведь те далеко не хрупкие существа. Сразу их трудно «осилить». Разделить на «кусочки» – небольшие этапы, которые преодолеваются последовательно, один за другим – гораздо легче и приятнее.

Пример – подготовка и успешная сдача экзамена. Определяем, что делать: читать учебники, учить формулы или даты, выполнять проверочные задания, заниматься с репетиторами. Далее каждую из задач дробим на мелкие: прочесть n страниц в день и т.д.

Порой благие намерения терпят неудачу из-за того, что нам скучно и лениво двигаться маленькими шажками. Мы видим лишь «свет в конце тоннеля», столь далекий, что не хватает терпения добраться до него. Учись планировать и отслеживать промежуточные итоги, радоваться им.

5 прочитанных в день страниц – хоть и промежуточный, но результат.
150 прочитанных страниц в месяц – результат.
10 выученных новых иностранных слов в день – результат.
1000 рублей, которые ты заработал за неделю, присматривая за ребенком соседей, – результат.

Ура, я молодец, выполнил план! Если ты ориентируешься на время – например, ежедневная уборка жилья по полчаса, – все равно сформулируй, к каким результатам за этот срок ты стремишься. Сегодня за 30 минут я полью цветы в квартире (итог №1), постираю три майки (итог №2) и помою посуду (итог №3). Иначе велик соблазн увлечься не качеством – выполнением задуманного, а количеством – “тянучкой времени”. Как в анекдоте: “Главное при выбросе хлама – не начать его рассматривать”. Формально ты уделил уборке полчаса, а по факту мало что успел, отвлекаясь на ерунду.

Из промежуточных итогов складывается продвижение вперед – к главной цели, и поддерживается «огонь» нашей мотивации, интереса к тому, чтобы не останавливаться, а продолжать действовать. «Раз дощечка, два дощечка – будет лесенка. Раз словечко, два словечко – будет песенка».

«Как съесть слона»: разбейте сложную задачу на простые этапы

«Как съесть слона»: разбейте сложную задачу на простые этапы

Иногда вы можете столкнуться с большой, неподъемной для себя задачей, перед которой опускаются руки. Но делать ее все равно – надо. Как? Если задача огромная, как слон, разбейте ее на маленькие простые этапы, с каждым из которых справиться вы можете.

Например, вам нужно переехать от родителей в свою квартиру: это кажется ужасным, но если вы возьмете листок и напишите все простые этапы, то их будет всего четыре. С подзадачами – немного побольше, а именно…

Первое: очистить квартиру, куда переезжать. Хорошо, квартира – это балкон, комната и кухня. Очистить балкон – часа три, сделаю завтра, разобрать комнату – хватит субботы, привести в порядок кухню – там немного, в воскресенье до обеда должен управиться.

Хорошо, это все реально.

Если задача огромная, разбейте ее на маленькие простые этапы

Второе – сделать в квартире ремонт. Тут три пункта: проект, ремонтники и вещи. Проект ремонта вполне могу нарисовать сам, это я люблю и умею. Кто сделает ремонт – не вопрос, или найду мастеров по Интернету, или спрошу у друзей, кто-нибудь порекомендует знакомых. Вещи: надо разобраться, что возьму из старых вещей, что куплю новое. Приглашу Светлану, она натараторит, я ее послушаю и сделаю по-своему.

Так, тут тоже все решаемо.

Третье – собственно переезд, то есть всего два пункта: машина и помощники. Транспорт найду через Интернет, это сейчас совсем просто, а погрузить вещи помогут друзья.

Помогут? Помогут, точно.

Последний пункт – посчитать нужную сумму и набрать деньги.

Ну, деньги не вопрос. На это деньги есть.

Итого: все решаемо. Все, что нужно, это листок бумаги и разбить большую задачу на простые выполнимые этапы.

10 инструментов, которые точно пригодятся в «удалёнке»

Автор: Media Workle 25.11.2013 18:52

Тайм-менеджмент – сложное название для простой и понятной науки.

Её цель – приведение в порядок всех ваших дел, замыслов и начинаний. Ну, и так, по мелочи – например, планирование времени и учёт потраченных часов.

Крайне полезная штука, не правда ли?

Чтобы вы ещё больше оценили пользу тайм-менеджмента, рассказываем о 10 самых полезных для вас инструментах.

Начинаем – с «хвоста». 😉

10. Как съесть слона? По кусочкам!

Чтобы быстро решить длинную и сложную задачу, разбейте её на небольшие составляющие части и выполняйте их по порядку.

Инструмент: разделение больших задач на микрозадачи.

9. Идеальный отдых

Только человек, умеющий хорошо отдыхать, способен хорошо работать. Поэтому высыпайтесь, меняйте род занятий время от времени (от сидения за компьютером – к хождению по улице и физическим нагрузкам) и не забывайте об отпуске.

Инструмент: отдых.

8. Планирование дня

День – один из самых маленьких кусочков нашей жизни, который мы можем планировать, что эффективно скажется на вашей работе. Распределять же свои занятия в течение часа или до и после обеденного перерыва – бесполезно и утомительно.

Инструмент: планирование дня.

7. Сказали «нет» шефу, и он угрожает увольнением?

Это не тайм-менеджмент. Он заключается в том, что вы говорите «нет» ненужным и неважным для вас делам и это приближает вас к достижению стратегических целей. И если ваша работа бесполезна и малооплачиваема – смело меняйте её.

Читайте также:  13 шагов, чтобы стать бухгалтером. Шаг 1

Инструмент: умение говорить «нет».

6. Пожиратели времени

Они «жрут» и «жрут». И никак не остановятся. В конце дня смотришь по сторонам: и что же я успел сегодня сделать? Непонятно. Надо бороться без пощады и компромиссов. В основном – с бесполезной болтовнёй в мессенджерах и чтением публичных страниц во «ВКонтакте».

Инструмент: умение побеждать пожирателей времени.

5. Очень много писем?

Два часа на разбор почты? А когда же заниматься стратегией? Рассчитывайте время на работу с письмами, занимайтесь ею ровно столько, сколько нужно, и ни минутой больше. Например – отпишитесь от ненужных рассылок.

Инструмент: работа с электронной почтой.

4. Как правильно ставить цели?

Должны ли быть цели SMART или нет? Ведь достичь можно если не всего, то очень многого. А что потом? Сделает ли это самое достижение вас счастливее? Найдите ответы на данные вопросы, чтобы придать целенаправленности вашей будничной жизни.

Инструмент: постановка целей.

3. Долгосрочное планирование

Стратегическое планирование. Планирование жизни на 25 лет и далее. Чем вы будете заниматься через пару десятков лет – зависит только от вас. Поэтому список примерных перспектив стоит создать уже сегодня.

Инструмент: долгосрочное планирование.

2. Без мечты не будет цели

А без цели не будет… ничего. Вернее – будет бесцельная жизнь. Но как связаны между собой мечты и цели? Определите для себя, где, что и зачем это вам нужно, а ещё выберите себе персональную мечту.

Инструмент: превращение мечты в план.

1. Внутренняя мотивация

Без мотивации невозможно достичь ровным счётом ничего и вряд ли можно применить предыдущие 9 инструментов. Поэтому важнейшая задача каждого из нас – самомотивация. Но как сделать так, чтобы хотелось? Вопрос, на который в первую очередь вы сами должны найти ответ.

Инструмент: внутренняя мотивация.

Итак, мы разобрали 10 инструментов в порядке возрастания важности. Примите рекомендации на заметку или просто забудьте их: онлайн-работа не подразумевает никаких ограничений.

Как съесть слона? По кусочкам! [разделение больших задач на микрозадачи]

Иногда мы откладываем проекты, потому что не знаем, с чего начать. Такая цель, как, например, «написать книгу» может быть, на первый взгляд, достаточно понятной и простой, но когда принимаешься за ее осуществление, она может оказаться непонятной и необъятной. Первое, что захочется после этого сделать, это отложить эту задачу на неопределенное время.

Распространенный совет – определить, какое действие следует сделать сначала и сфокусироваться на нем. Когда с ним будет покончено, нужно приступить к следующему. Результаты использования этого метода у меня были разные. В некоторых случаях он помогал, но иногда этого было недостаточно, чтобы продолжать работу над проектом. Даже если следующее действие простое, я не решался начинать работу, так как простым оно казалось только на первый взгляд, а на самом деле оно вело к новым необъятным и непонятным задачам.

Решение, которое я нашел, намного эффективнее помогает решить данную задачу, и заключается в том, чтобы разбить один большой проект на множество «микрозадач», начиная от самых первых действий над этим проектом, до завершающих. Микрозадача – это, действие, сделать которое не составляет особого труда. Примером такой микрозадачи может быть 5-ти минутный телефонный разговор.

Типичную микрозадачу можно сделать максимум за 30 минут, в идеале – меньше, чем за 10. Повторю еще раз, это незначительное, отчетливо выраженное действие.

Вы можете подумать, что не всегда возможно разбить большой проект на мелкие задачи. Но очень часто выходит так, что кто-то другой уже за Вас это сделал. Например, если Вы хотите написать книгу, Вы очень быстро можете найти пошаговую инструкцию того, как сделать это. Я не утверждаю, что там все разбито на микрозадачи, но что-то очень похожее на это сделано.

На самом деле существует много ситуаций, в которых очень много неопределенности, и спланировать проект невозможно от начала до конца. Хорошим примером такой ситуации есть развитие программного обеспечения, что требует постоянного совершенствования. В этом случае Вы также можете использовать микрозадачи, чтобы спланировать ситуацию хотя бы до того момента, который Вы видите достаточно ясно. Когда же Вы достигните этого момента, откорректируйте Ваши планы для последующих действий.

Для многих проектов очень полезно составить схему, которая бы отображал все действия от начала до конца.

Хочу представить Вам 20 микрозадач процесса написания новой статьи в свой блог. Шаги размещены в строгой последовательности:

1. Выберите главную цель статьи (сообщить, убедить, развлечь или вдохновить).

2. Решите, какая будет идея Вашей статьи, или просмотрите список тем, на которые предлагают написать статью читатели Вашего блога.

3. Выберите тему.

4. Сделайте небольшие наброски статьи, напишите главные идеи, не структурируя их.

5. Подумайте, как расположить эти идеи в статье, чтобы она ясно (последовательно, логично и т.д.) выражала то, что Вы хотите сказать.

6. Расположите все, что Вы написали (п.4) в такой последовательности. Выделите главные разделы и подразделы.

7. Найдите примеры, которые бы яснее раскрывали материал (аналогии, цитаты, статистические данные, картинки, истории и т.п.) и добавьте их к Вашей схеме.

8. Откорректируйте схему, чтобы придать ей завершенность.

9. Расширьте каждый раздел схемы до параграфа.

10. Вставьте в статью смысловые подзаголовки.

11. Напишите вступление

12. Напишите заключение.

13. Отредактируйте содержимое статьи, чтобы придать ей ясность и выразительность.

14. Прочитайте статью вслух.

15. Подберите возможные названия для статьи.

Читайте также:  Защита персональных данных при приеме на работу: о чем нужно помнить кадровику

16. Выберите лучший заголовок.

17. Выберите категории Вашего блога для статьи.

18. Решите, когда публиковать статью (сейчас, или в будущих постах).

19. Опубликуйте статью.

20. После того, как статья будет уже несколько часов на Вашем сайте, изучите все комментарии читателей и примите во внимание все сообщения об опечатках.

Для опытных блоггеров этот список может показаться странным. Мне уже, например, этот список совсем не нужен, так как процесс написания я уже давно освоил после более чем 600 записей.

Когда я берусь за действительно большой проект, я всегда начинаю с составления списка микрозадач, и стараюсь записать все действия от начала и до конца. Иногда он занимает несколько страниц и требуется несколько дней, чтобы его составить. Часто это помогает добиться хороших результатов. Если я составляю пошаговый план, все идет очень гладко. Также он помогает предварительно определить, когда проект будет окончен. Без такого плана я вообще не могу даже представить, когда закончу тот или иной проект.

Пошаговый план очень полезен для повторяющихся проектов. Когда я был разработчиком игр несколько лет назад, я должен был пройти одинаковый процесс для каждой новой игры. Это включало тестирование и выявление ошибок, создание инсталляции (лицензионное соглашение, форма заказа, документация и т.п.), создание финального релиза программы, обновление веб сайта и выкладывание на нем новых игр, написание и рассылка пресс-релизов, создание тех. поддержки и ответов на часто задаваемые вопросы для игры, создание страниц с подсказками и объяснениями игр, создание упаковки для игры (СD диск, печатные инструкции), добавление пробной версии игры на множество каталогов, предложение игры разным обозревателям игр, добавление новости о выходе игры на новостные сайты, рассылка письма клиентам и т.д. Для простой игры это может занять несколько дней, даже если для этой цели я найму человека, который будет этим заниматься целый день. Если для этого я бы воспользовался услугами сервисов, которые занимаются раскруткой, нужно было выделить $2000. Но только из-за того, что у меня был план последовательных действий, записанный на нескольких листах бумаги, это проходило очень быстр и гладко. Я мог тут же сконцентрироваться на необходимой задаче и не беспокоился о том, что могу что-нибудь забыть.

День микрозадач – Ваши 50 задач на каждый день.

Вы также можете попробовать спланировать просто Ваш день, используя микрозадачи. Если Вы работаете 8 часов в день, и на каждое задание выделяете 10 минут, Вам нужно сделать список 50 микрозадач. Я делал это несколько раз, и понял, что именно такая градация является наиболее эффективной. Тем не менее, я призываю Вас попробовать воспользоваться этим способом хотя бы один день и посмотреть, сработает ли он для Вас.

Для меня наибольше подходит смешанная схема/подход, т.е. смешение мелких и существенных задач. Например, на сегодня у меня такие планы: утром (с 9ти до обеда) я пишу две статьи: эту о микрозадачах и еще одну на послезавтра. После обеда я занимаюсь мелкими делами. Мы с Ирин только недавно переехали и нужно решить много мелких проблем и сделать несколько звонков. Таким образом, я решаю несколько задач каждый день.

Управлять сложной задачей.

Как решить разбивать ли большие задачи на мелкие задания? Если задание кажется достаточно легким, и мне не составляет труда сделать ее, я добавляю ее к своему списку дел так как есть, не разбивая на мелкие задания. Но если эта задача мне не ведома, я еще никогда с ней не сталкивался, а также она кажется мне трудной, я разбиваю ее на более мелкие задания , когда планирую свой день. Это помогает мне не встретить сопротивление, когда я уже решаю проблемы в течение дня. Мне нравится, когда все идет гладко от одного задания к другому, и когда не нужно останавливаться, чтобы подумать, что делать дальше. Экспериментируйте, чтобы увидеть, что для Вас лучше подходит. Вы можете быть таким человеком, который напишет «сделать новый on-line бизнес» в своем списке и без всяких подсказок знает, как это сделать. Я не такой человек. Я не люблю работать в темноте. Мне нужно видеть последовательность действий. Четкий план последовательных действий может быть хорошей мотивацией. Так приятно осознавать, что только следуя этим действиям, я достигну конечного результата (или, по меньшей мере, чего-то приблизительного).

От намерения к действию.

Совершено нормально, когда Вы ставите перед собой цель, не зная точно, как ее достичь. Но когда Вы поняли, Вам предстоит придать ей физическую форму, т.е. достичь ее. Если Вам не хватает ясности действий, сконцентрируйтесь на Ваших намерениях.. И только Вы представите себе намерения, это поможет Вам увидеть ясность действий и доказать, что Вы серьезно настроены на достижение поставленных целей. В противном случае, Ваши действия и мысли будут очень сумбурными и, в конце концов, цель не будет достигнута.

Список микрозадач похож на рецепт. Если Вы следуете рецепту, Вы можете сконцентрироваться на самом процессе, не беспокоясь о том, как это сделать. Нужно только следовать действиям, которые уже написаны. Подобным образом, когда Вы создаете список микрозадач для проекта, Вы разделяете планы и действия. Это поможет достигать цели без особых проблем. Также, если Вы следуете Вашему списку, не сомневайтесь, что Вы достигните результатов. Может, они и не будут безупречными, но они будут.

Ссылка на основную публикацию