Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Как подготовиться к проверкам Фонда социального страхования

Как подготовиться к проверке ФСС в 2017 году?

В этой статье рассмотрим порядок проведения Фондом социального страхования контрольных мероприятий в отношении расходов на выплату страхового обеспечения.

Что будет проверять ФСС с 1 января 2017 года?

Таким образом, контроль за правильностью и своевременностью уплаты страховых взносов на травматизм, а также администрирование расходов на выплату страхового обеспечения по данному виду страхования будут осуществляться ФСС.

Ниже рассмотрим вопросы, связанные с проведением контрольных мероприятий, а также взаимодействием учреждения с проверяющими лицами ФСС.

Каков порядок проведения проверок ФСС?

Как следует из п. 2 ст. 26.15 Федерального закона № 125‑ФЗ, камеральная проверка (в отличие от выездной) проводится должностными лицами без какого‑либо специального решения руководителя территориального органа ФСС (в то время как для выездной проверки данный документ необходим). В решении о проведении выездной проверки указываются (п. 4 ст. 26.16 Федерального закона № 125‑ФЗ):

  • полное и сокращенное наименование страхователя;
  • предмет проверки;
  • периоды, за которые проводится проверка;
  • должности, фамилии и инициалы работников территориального органа ФСС, которым поручается проведение проверки.

Выездная проверка проводится на территории (в помещении) . В случае если у него отсутствует возможность предоставить помещение для проведения выездной проверки, выездная проверка может проводиться по месту нахождения территориального органа ФСС (ст. 26.16 Федерального закона № 125‑ФЗ).

В соответствии с п. 2 ст. 4.7 Федерального закона № 255‑ФЗ плановые выездные проверки страхователя проводятся не чаще одного раза в три года. При этом из текста вышеприведенного документа не вытекает, что страхователь заранее уведомляется о проведении проверки. Следовательно, если в учреждении давно не проводилась проверка расходов на выплату страхового обеспечения, бухгалтерской службе следует быть готовой к контрольному мероприятию со стороны территориальных органов ФСС.

Дополнительно к вышесказанному отметим, что проверка правильности начисления и уплаты страховых взносов за отчетные (расчетные) периоды, истекшие до 1 января 2017 года, будет проводиться в соответствии с действовавшим до обозначенной даты Федеральным законом № 212‑ФЗ [4] .

Напомним, что исходя из ч. 9 ст. 35 данного закона в рамках выездной проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих календарному году, в котором вынесено решение о проведении выездной проверки. Таким образом, проверки, по которым вынесено решение об их проведении в 2017 году, будут охватывать период с 2014 по 2016 годы.

Какие документы будут затребованы при проверке?

Приведем некоторые из них в таблице.

Виды страхового обеспеченияДокументы-основания для выплаты страхового обеспечения
Пособие по временной нетрудоспособностиДля выплаты пособий предоставляются (п. 5 ст. 13 Федерального закона № 255‑ФЗ):
— листок нетрудоспособности, форма которого утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 № 347н;
— справка (справки) о сумме заработка с места работы (службы) у другого страхователя, из которой (которых) должно быть исчислено пособие;
— документы, подтверждающие страховой стаж, перечень которых утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 06.02.2007 № 91. К ним, в частности, относится трудовая книжка
Пособие по беременности и родам
Ежемесячное пособие по уходу за ребенкомДля выплаты пособия предоставляются (п. 54 Порядка № 1012н):
— заявление о назначении пособия;
— свидетельство о рождении (усыновлении) ребенка (детей), за которым осуществляется уход, и его копия либо выписка из решения об установлении над ребенком опеки;
— справка с места работы (службы) отца (матери, обоих родителей) ребенка о том, что он (она, они) не использует указанный отпуск и не получает пособия
Единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременностиСправка из женской консультации либо другой медицинской организации, поставившей женщину на учет в ранние сроки беременности (п. 22 Порядка № 1012н)
Единовременное пособие при рождении ребенкаДля выплаты пособия предоставляются (п. 28 Порядка № 1012н):
— заявление о назначении пособия— справка о рождении ребенка (детей), выданная органами ЗАГС;
— копия свидетельства о рождении ребенка (детей);
— справка с места работы (службы, органа социальной защиты населения по месту жительства) другого родителя о ом, что пособие не назначалось
Пособие на погребениеДля выплаты пособия предоставляются (п. 2 ст. 10 Федерального закона № ):
— заявление на выплату пособия;
— справка о смерти, выдаваемая органом ЗАГС

Обращаем внимание читателей, что расходы на государственное социальное страхование, произведенные с нарушением установленных правил или не подтвержденные документами, к зачету не принимаются (пп. 3 п. 1 ст. 11 Федерального закона № 165‑ФЗ). Как отмечается в Определении ВС РФ от № 304‑ по делу № /2014, обязанность по документальному подтверждению расходов по обязательному социальному страхованию возлагается на страхователя, и в отсутствие таких доказательств (нет листков нетрудоспособности, не получены ответы лечебных учреждений) нельзя говорить об их связи с наступившим страховым случаем. В связи с этим у ФСС нет оснований для принятия к зачету и возмещению в установленном порядке спорных расходов.

На что обратят особое внимание контролеры?

Далее внимание контролеров будет обращено на проверку страхового стажа застрахованного лица.

Страховой стаж — это периоды работы застрахованного лица по трудовому договору, государственной гражданской или муниципальной службы, а также периоды иной деятельности, в течение которой гражданин подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (п. 1 ст. 16 Федерального закона № 255‑ФЗ).

От размера страхового стажа зависит размер пособия: чем больше страховой стаж, тем выше размер пособия по временной нетрудоспособности. Напомним, что в силу п. 1 ст. 7 Федерального закона № 255‑ФЗ пособие по временной нетрудоспособности в случае заболевания оплачивается следующим образом:

  • при стаже 8 лет и более — в размере 100% среднего заработка;
  • при стаже от 5 до 8 лет — в размере 80% среднего заработка;
  • при стаже до 5 лет — в размере 60% среднего заработка.

Также страховой стаж имеет значение для начисления пособия в связи с уходом за больным членом семьи (п. 3, 4 ст. 7 Федерального закона № 255‑ФЗ).

В случае если временная нетрудоспособность вызвана несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием, независимо от страхового стажа пособие исчисляется исходя из 100% среднего заработка с учетом установленных ограничений (ст. 9 Федерального закона № 125‑ФЗ).

При проведении контрольного мероприятия во время проверки расходов на выплату страхового обеспечения будет проверен порядок расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком. Порядок исчисления данных пособий регламентирован ст. 14 Федерального закона № 255‑ФЗ и Постановлением Правительства РФ от № 375, которым утверждено соответствующее положение.

Что если расходы не приняты к зачету?

В соответствии с п. 1 ст. 122 НК РФ неуплата или неполная уплата сумм страховых взносов в результате занижения базы для исчисления страховых взносов влечет взыскание штрафа в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора, страховых взносов).

Деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40% от неуплаченной суммы налога.

Отметим, что если территориальным органом ФСС не приняты расходы на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, то учреждение привлекается к ответственности в порядке, установленном ст. 26.29 Федерального закона № 125‑ФЗ. Размер штрафных санкций, установленный данной статьей, аналогичен приведенному в ст. 122 НК РФ.

Дополнительно к вышесказанному укажем, что ранее согласно позиции Минтруда, изложенной в Письме от № 17–3/, суммы начисленных работнику выплат, которые не приняты к зачету территориальным органом ФСС по результатам проверки правильности расходования средств на выплату страхового обеспечения, подлежали обложению страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды на общих основаниях. В связи с этим обратим внимание на спор, приведенный в Постановлении ФАС УО от № /14. Региональное отделение ФСС по итогам выездной проверки отказало организации в зачете части расходов на выплату работникам пособий по временной нетрудоспособности. Кроме того, на сумму, не принятую к зачету, проверяющие начислили страховые взносы в ФСС, в том числе взносы на травматизм, а также пени и штраф. Свою позицию сотрудники фонда основывали на том, что суммы пособий, в зачете которых было отказано, выплачены организацией сверх установленных нормативов. Значит, они не являются государственными пособиями, поэтому не освобождаются от обложения страховыми взносами (п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212‑ФЗ). Заметим, что аналогичная норма установлена в 2017 году пп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ.

ФАС, рассматривая спор, отметил: согласно пп. 3 п. 1 ст. 11 Федерального закона № 165‑ФЗ допущенные ошибки исчисления фактически влекут только отказ в принятии расходов к зачету. Отказ территориального органа ФСС в принятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения не изменяет социальной направленности непринятых расходов, социальная природа указанных выплат сохраняется. Таким образом, если страховщик не принимает к зачету в счет уплаты страховых взносов суммы пособий по временной нетрудоспособности, выплаченных страхователем, доначислять на эти суммы страховые взносы на обязательные виды социального страхования нет оснований. Кроме того, при вынесении своего решения судьи опять основывались на позиции Президиума ВАС, представленной ранее в Постановлении от № 17744/12. Однако страхователям нужно иметь в виду, что решение судебной инстанции в рассмотренной ситуации — это частный случай, следовательно, ситуация может иметь иной исход, в котором учреждению будет грозить уплата штрафных санкций.

Что если учреждение не согласно с результатами проверки?

Каков порядок рассмотрения материалов проверки?

Указанный срок может быть продлен, но не более чем на один месяц.

Читайте также:  Требования безопасности при эксплуатации кассовых аппаратов

Территориальный орган ФСС извещает учреждение о времени и месте рассмотрения акта. Неявка извещенного надлежащим образом лица или его представителя не лишает возможности руководителя (заместителя руководителя) территориального органа ПФР рассмотреть акт в отсутствие этого лица.

По результатам рассмотрения акта, а также приложенных к нему документов и материалов выносится решение (п. 8 ст. 26.20 Федерального закона № 125‑ФЗ):

  • о привлечении к ответственности за совершение правонарушения;
  • об отказе в привлечении к такой ответственности.

Решение в течение пяти дней после дня его вынесения может быть вручено проверяемому лицу (его уполномоченному представителю) лично под расписку, направлено по почте заказным письмом или передано в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления решения по почте заказным письмом датой вручения этого решения считается шестой день с даты отправления заказного письма.

Можно ли обжаловать вынесенное решение?

Подача жалобы в вышестоящий орган страховщика (вышестоящему должностному лицу) не исключает права на одновременную или последующую подачу аналогичной жалобы в суд (п. 3 ст. 26.21).

[1] Федеральный закон от № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

[2] Федеральный закон от № 250‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с передачей налоговым органам полномочий по администрированию страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование».

[3] Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

[4] Федеральный закон от № 212‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

[5] Федеральный закон от № 165‑ФЗ «Об основах обязательного социального страхования».

[6] Порядок и условия назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от № 1012н.

[7] Федеральный закон от № 8‑ФЗ «О погребении и похоронном деле».

[8] Порядок взаимодействия отделений Фонда социального страхования РФ с управлениями Федеральной налоговой службы по субъектам РФ, утв. руководителями ФНС РФ № /11@ и ФСС РФ № 02‑11‑10/.

Как подготовиться к проверкам Фонда социального страхования

Фонд социального страхования Российской Федерации (ФСС) может проводить как выездные, так и камеральные проверки.

Основная задача ФСС при проверке — проконтролировать правильность начисления и уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также расходование страхователями средств фонда на выплату пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком и других) и приобретение путевок.

Порядок проведения камеральных проверок регламентируется постановлением ФСС РФ от 29 июля 2003 г. № 87.

Целью камеральной проверки является:

Данные проверки начинаются в момент сдачи расчетной ведомости по средствам ФСС (форма 4-ФСС РФ), утвержденной постановлением ФСС РФ от 22 декабря 2004 г. № 111. Они проводятся исполнительными органами ФСС ежеквартально и охватывают отчетный период, за который представлена расчетная ведомость (I квартал, полугодие, 9 месяцев, год).

На первом этапе проводится визуальная проверка отчетности. Страхователь должен проконтролировать правильность заполнения всех реквизитов учреждения, обязательных граф и строк, а также наличие подписей и печати. Камеральный анализ проводится в течение двух месяцев с момента представления отчетности страхователем. Он включает в себя:

Если в ходе камеральной проверки у сотрудников ФСС возникают вопросы, они могут попросить бухгалтера представить документы и дать пояснения. Также исполнительный орган ФСС принимает решение о проведении документальной выездной проверки.

Проверка документов для выделения средств В этом случае проверке наряду с расчетной ведомостью, копиями платежных документов, подтверждающих оплату платежей в ФСС, также подлежат заверенные копии документов, подтверждающие обоснованность и правильность расходования страхователем средств на эти цели (листки нетрудоспособности, справки о заработной плате и т. д.). При представлении страхователем всех запрашиваемых документов и отсутствии нарушений в части расходования средств, ФСС выделяет страхователю средства на осуществление или возмещение этих расходов.

Оформление результатов Отметка о дате проведения камеральной проверки делается на титульном листе отчетности.

При выявлении ошибок в отчетности ФСС сообщает об этом страхователю не позднее трех рабочих дней. В течение двух рабочих дней отчетность должна быть исправлена. В противном случае это учреждение может попасть в план документальных выездных проверок.

При нарушении порядка уплаты страховых взносов, либо расходования средств фонда на имя руководителя исполнительного органа ФСС составляется докладная записка. В ней указывают факты нарушения и предложения о применении к страхователю штрафных санкций.

Если по результатам камеральной проверки выявлены нарушения расходования средств, исполнительный орган ФСС в десятидневный срок выносит решение о непринятии к зачету расходов на эти цели. На основании этого решения страхователю предлагается произвести корректировку суммы расходов в бухгалтерском учете и отчетности. В течение 10 дней со дня вынесения решение направляется в соответствующую налоговую инспекцию.

При выявлении недоимки по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний ФСС направляет страхователю требование об уплате недоимки по страховым взносам и пени.

При выявлении нарушений, за которые к страхователю должны быть применены штрафные санкции, ФСС выносит решение о привлечении страхователя к ответственности в течение 10 дней со дня окончания камеральной проверки.

Требование об уплате недоимки по страховым взносам и пени направляется страхователю в десятидневный срок с момента вынесения соответствующего решения.

Взыскание недоимки и пеней со страхователя осуществляется на основании решения путем направления инкассового поручения.

В соответствии с решением о привлечении страхователя к ответственности исполнительный орган Фонда направляет страхователю требование об уплате штрафной санкции. А в случае неуплаты штрафа в добровольном порядке ФСС обращается в суд.

Выездная проверка Порядок проведения выездных проверок регламентируется следующими документами:

Проверки проводятся по ежеквартальным планам. В первую очередь туда попадают учреждения, которые потратили значительные суммы на выплату пособий либо поменяли размер страховых выплат при неизменном количестве работников, а также те, кто нерегулярно представлял в фонд расчетную ведомость. Кроме того, готовиться к выездной проверке придется должникам по взносам в ФСС и учреждениям, получившим замечания в ходе камеральной проверки.

Ревизоры проверяют, как учреждения расходуют средства фонда на выплату пособий и приобретение путевок, а также исчисление и уплату взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Срок проверки не может превышать двух календарных месяцев. Проверять могут только три года, которые предшествуют началу контрольных действий. Однако если страхователь включен в план проведения выездной проверки по итогам камеральной, контролеры также проверят законченный отчетный период года, в котором проведена камеральная проверка.

Для проверки правильности исчисления пособий и приобретения путевок ревизоры ФСС могут потребовать следующие документы:

Как подготовиться к проверкам ФСС и ПФР

Законодательством на проведение выездной проверки ФСС и ПФР отводится целых два месяца (не считая приостановлений). Если вас проинформировали о предстоящей проверке и уже плотно занялись подготовкой к ней, предлагаю тогда сразу перейти ко второй части статьи – практическим советам по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР. А если уведомления пока не было, и вы хотите провести оценку вероятности проведения проверки, чтобы подготовиться к ней заранее, — тогда рекомендую читать по порядку.

Как определить вероятность проведения выездной проверки ФСС и ПФР

Как же понять, грозит ли вам в ближайшем времени выездная проверка ФСС и ПФР? Для этого нужно воспользоваться критериями отбора плательщиков страховых взносов для проведения выездных проверок, которые установлены в письме. В соответствии с письмом ФСС и ПФР, критерии отбора страхователей для проверок следующие:

  1. Количество расчетов за 9 месяцев предыдущего года, предоставленных в ПФР и ФСС, не совпадает.
  2. Страхователь производит затраты на обязательное социальное страхование за счет средств ФСС (пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и т.д.).
  3. Несвоевременно предоставления сведений индивидуального персонифицированного учета. Это касается периодов до 2014 года, так как, начиная, с 2014 года форма отчета РСВ-1 включает сведения переучета.
  4. Наличие у страхователя значительных сумм выплат в пользу работников, не облагаемых страховыми взносами, например, сумма компенсаций за использование личного имущества сотрудников в служебных целях, сумма материальной помощи в установленных законодательством пределах т. д.
  5. Применение пониженных тарифов страховых взносов.
  6. Есть ошибки и несоответствия по результатам проведения камеральных проверок.
  7. Наличие задолженности по страховым взносам в течение больше двух периодов подряд.
  8. Отнесение страхователя к числу крупных плательщиков, для которых характерны наибольшие суммы облагаемые базой, много застрахованных лиц или среднесписочная численность работников.
  9. Уменьшение суммы начисленных взносов по сравнению с предыдущими периодами без изменения численности работников.
  10. Есть информация от налоговой о проведении страхователем различных схем минимизации налогов и взносов.

Подобным способом, нежели большему числу критериев отвечает ваше предприятие или ИП, эта возможность проведения проверки больше.

Рекомендации по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР

Рассмотрим рекомендации по прохождению проверки, на примере. В организации происходит проверка по прохождению выездной проверки, несколькими критериями:

  • Применили пониженные тарифы по страховым;
  • Большие суммы возмещения расходов на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством из ФСС в основном за счет отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет;
  • Наличие выплат сотрудникам, которые не входят в базу для начисления страховых взносов (компенсация за использование личного автотранспорта, материальная помощь при рождении ребенка).
Читайте также:  «Упрощенка»: порядок списания стоимости товаров

Проверка проходила в январе 2016 года, естественно, проверялись периоды 2013, 2014 и 2015 годах. Примерно за 2 недели до начала проверки позвонили представители ПФР и предупредили, что компания значится в плане выездной проверки. И сообщили, когда начнется проверка, какие документы (в общем) нужно подготовить, сообщили свои координаты, а также озвучили состав комиссии: по одному представителю от ФСС, ПФР и из налоговой (так как применялись пониженные тарифы).

Лучше чтобы выездные проверки проходили на вашей территории, рассмотрим в таблице причины:

ПричиныОписание
Обеспечение сохранности документовОригинальные документы, проверяющие, не имеют права изымать и выносить за пределы компании. Но если проходит проверка на территории, органов ФСС и ПФР, то могут запросить оригиналы документов для ознакомления, то есть часть документов придется отвезти, затем возвращать и контролировать постоянно, чтобы не потерялись документы и не испортились. Поэтому, когда проверка проходит на вашей территорией, вы будете уверены, что с вашими документами будет все в порядке.
Экономия времени и материальные ресурсыЕсли проверка происходит на вашей территории, то не нужно тратить время на поездки, все документы вы сможете показать проверяющим в оригиналах, то есть сэкономите время. Но иногда могут запросить и копии документов и составить опись.
Можно подробно узнать, что от вас требуетсяПроизводят запрос инспектор ФСС, которое будет подтверждать ваше соответствие, установленное в законе.
Личный контактИнспекторы тоже люди, и если проверка проходит на вашей территории, у вас появляется возможность установить личный контакт в вашу пользу и нужно придержаться общим правилам.
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Определенные правила, которыми нужно придерживаться

Общаться с проверяющими ФСС и ПФР необходимо придерживаться определенных правил, рассмотри эти правила:

  • Настроится психологически, и запомните всего лишь две вещи: 1. У Вас в компании все только «белое»;
  1. Вы грамотный специалист, знающий свое дело. Это важно, потому что некоторые проверяющие, со стажем, хорошие психологи, они сразу увидят, когда человек нервничает или пытается обмануть. Поэтому чтобы вам поверили, вы сами должны точно верить в свою правоту.
  • Создайте проверяющим комфортные условия.Хорошо, если они будут находиться в отдельном кабинете: и им спокойно и вам. Можно поставить у них в кабинете чайник, чай, и что-то к чаю, показать, где можно налить воды и т.д. Лучше потеснить своих сотрудников, но точно не проверяющих.
  • Соблюдайте дистанцию в общении с проверяющими.Когда будете предлагать чай или другие удобства, делайте это вежливо, из приличия, а не из желания подкупить.
  • Отстаивайте свое мнение.Если проверяющие указывают вам на ошибки, по мнению их, не пытайтесь согласиться и не пытайтесь все сходу объяснить. Лучше скажите, что вам необходимо время, чтобы подумать и подготовить ответ. За это время вы сможете собрать нужные аргументы и подтверждения своей правоты. Даже если вы понимаете, что нарушение имеют, место быть это не повод огорчатся, а наоборот, необходимо собраться и, во-первых, понять, чем это грозит, а во-вторых, попробовать все исправить.
  • Помните, что как бы ни повели себя проверяющие, у вас с ними разные интересы. Просто будьте максимально дипломатичны и держите ухо востро.

Как подготовить документы к выездной проверке ФСС и ПФР

Несколько рекомендаций, как все подготовить документы :

  • Действовать нужно на опережение.Нужно понимать, что инспекторы выходят на проверку с четкими планами, основанных на предварительный анализ которые вы сдали отчеты. Исходя, из плана проверки формируется пункты запрашиваемых документов. Таким образом, Вы можете опередить события и подготовить заранее документы, которые больше заинтересуют инспекторов. Например, если в компании были выплаты сотрудникам, не облагаемые взносами, или выплачивалось вознаграждение по договорам гражданского правового характера, проверяющие точно запросят документы-основания этих выплат. Поэтому до начала проверки постарайтесь составить полные и подробные перечень документов, которые необходимо подготовить, чтобы избежать неожиданностей уже в ходе проверки.
  • Готовьте документы заранее.По перечню определите документы составленному перечню определите документы, которые требуют значительных доработок или которые отсутствуют совсем. И в первую очередь занимайтесь подготовкой этих документов, чтобы не занимайтесь этим в процессе проверки.
  • Обращайте внимание на подписи.1- подписи главбуха и руководителя на документах должны соответствовать приказам о назначении. На это нужно обратить внимание, если документы будут распечатываться сразу за несколько периодов. 2- подпись должна присутствовать в документе, если это считается обязательным реквизитом.
  • Предоставьте документы к проверке в аккуратном и собранном виде. Документы лучше собрать по видам и по периодам, чтобы возможно было не трудно найти нужный документ. Сшить документы или нет, это дело уже ваше.
  • Ну и самая главная рекомендацияуберите все лишние документы перед проверкой.

Как успешно пройти выездную проверку ФСС в 2020 году

С проверкой из ФСС столкнуться может любая организация. Проводят их как выездные, так и камеральные. Какие документы при этом запрашивают? В статье рассмотрим что проверяет ФСС при выездной проверке в 2020 году, а также что грозит работодателю в случае невыполнения требований ФСС.

Что проверяет ФСС

Можно выделить несколько основных моментов, существующих в деятельности практически любой компании, которые могут заинтересовать ФСС:

  • Начисление и уплата взносов (правильность начисления, своевременна ли уплата);
  • Порядок траты денег, которые страхователь начислил по таким страховым случаям, как декретный, больничный или отпуск по уходу за ребенком;
  • Путевки;
  • Порядок траты денег, перечисленных при получении сотрудником травмы.

Таким образом, проверяющие из ФСС следят за тем, чтобы перечисляемые выплаты по страховому обеспечению были обоснованными, а взносы рассчитаны верно и перечислены вовремя.

Для дополнительного контроля отправляемых отчетов в ФСС, компании могут проверить их при помощи специальной проверки ФСС. Она проверяет правильно ли работодатель заполнил расчет, определил базу, а также сумму начислений и выплат. Такая проверка осуществляется исходя из контрольных соотношений и выполняется бесплатно.

Какие проверки проводит ФСС

Различают несколько видов проверок ФСС (Закон №255-ФЗ):

  • Камеральная – при такой проверке производят сверку выплат по страховому обеспечению исходя из заявлений по возмещениям, либо информации из налоговой;
  • Внеплановая выездная – проводится если в соцстрах поступила жалоба от застрахованного лица, предполагающего, что начисление страхового обеспечения ему произвели неправильно;
  • Плановая выездная – такая проверка проводится вместе с налоговой с целью определения правильности выплат по страховому обеспечению;
  • Проверка, необходимая для определения правильности расчетов, а также своевременности и полноты уплаты взносы, подлежащие к уплате до 2017 года.

Основная цель всех проверочных мероприятий заключается в контроле за соблюдением компаниями норм законодательства РФ. Камеральная проверка проводится при получении каждого отчета от компании. Если по итогам «камералки» будут выявлены нарушения или вынесено решение, ФСС направит в адрес проверяемого акт проверки. Если «камералка» проходит успешно, то никаких актов компаниям не направляют.

Важно! Узнать о предстоящих плановых проверках ФСС можно на их официальном сайте по региональному отделению.

Что проверяет ФСС при выездной проверке в 2020 году

Как уже отмечалось выше, выездная проверка может быть как плановой, так и внеплановой. Для проверки соблюдают ли плательщики взносов требования законодательства, ФСС составляет план на год. Причинами для плановых проверок становятся: запросы средств на выплату пособий, жалобы от работников, а также процессы ликвидации и реорганизации компании.

Важно! Основное, что интересует проверяющих из ФСС, это то, каким образом происходят траты переведенных сумм, порядок начисления и уплаты взносов в случае больничных или декретных выплат.

Выездная плановая проверка ФСС

Проводится выездная плановая проверка не чаще раза в три года (№255-ФЗ). За исключением следующих случаев:

  • В ФСС поступила жалоба от работника на своего работодателя;
  • При «камералке» были найдены ошибки в начислении или уплате взносов, либо в расходовании средств ФСС.

Проверка больничных листов

Проверка больничных листов сотрудниками ФСС осуществляется с особой тщательностью, так как они являются единственным подтверждением того, что работнику необходимо выплатить пособие. Проверяют листы как при камеральной, так и при выездной проверке. Что именно проверяет ФСС в больничных:

  • Соответствует ли бланк больничного Госстандарту и не является ли подделкой;
  • Наличие печати и подписи врача на больничном (они должны быть четкими и разборчивыми);
  • Правильность заполнения (как о работнике так и об организации все сведения должны быть четко заполненными). Если в больничном есть ошибки, то они должны быть заверены требуемым способом.

Важно! ФСС проверяет не только правильность заполнения больничного работодателем, но то, как его заполнило медучреждение. Не допускаются ошибки в ФИО работника или наименовании работодателя.

Какие документы потребует ФСС при проверке

Первое, что проверяется сотрудниками ФСС – это отчеты 4-ФСС и 4а-ФСС. Организация в обязательном порядке должна хранить эти отчеты не менее 5 лет, так как на основании предыдущих периодов рассчитываются будущие пособия.

Читайте также:  Как продать долю в ООО

Помимо этого, проверяющий может запрашивать и иные документы. Первоначально документы запрашиваются в устной форме, а если сразу они предоставлены не будут, то направляется письменный запрос, исполнить который проверяемый обязан в 10-дневный срок. Если вдруг проверяемая компания в 10 дней не укладывается, она вправе попросить его продлить. Для этого в ФСС направляют письмо, в котором указывается просьба о продлении срока, а также обоснование его продления. В ответ ФСС направит решение, в котором срок может быть продлен, либо откажет в его продлении.

Результаты выездной проверки

По итогам проведения выездной проверки ФСС составляет акт. Первоначально, до акта проверки, в последний день проверки проверяющий из ФСС составляет справку, где указывается предмет проверки, а также сроки проведения.

Важно! Акт по результатам проверки составляется в течение 2 месяцев после выдачи такой справки. После составления акта, в течение 5 дней его передают проверяемой компании.

Акт подписывает как проверяющий из ФСС, так и представитель проверяемой компании. Если компания с содержанием акта не согласна, то свои возражения она может предъявить до его подписания (Читайте также статью ⇒ Инвентаризация расчетов по оплате труда в 2020 + проводки).

Ответственность работодателя

Штрафы, которые могут быть назначены ФСС предусмотрены в законе №125-ФЗ и в КоАП РФ. За просрочку в предоставлении расчета по взносам штраф взимается в размере 5% от страховых взносов за три месяца последних в расчетном периоде. При этом должен соблюдаться как максимальный, так и минимальный лимит – соответственно, не более, чем 30% от указанной суммы, но не менее 1000 рублей.

Рассмотрим административную ответственность для работодателя в случае нарушения требований законодательства РФ относительно предоставления определенных документов:

Проверка ФСС

Бухгалтерам и руководителям предприятий разных форм собственности зачастую приходится сталкиваться с проверками контролирующих инстанций, в том числе ФСС.

На что необходимо обратить особое внимание при проверке, как правильно к ней подготовиться?

Что проверяет ФСС

Существует несколько поводов для проверки. Сотрудники ФСС могут проверять налогоплательщиков на факт правильности:

  • начислений и перечислений взносов;
  • расходования средств, начисленных страхователями по страховым случаям (больничные, декретные отпуска, отпуска по уходу за детьми);
  • получения путевок;
  • расходования средств по случаям травматизма на производстве.

Проверка начинается с расчета правильности заполнения отчетов по форме 4-фсс и 4а-фсс. Так как при расчете сумм пособий берутся предыдущие периоды, всю документацию по расходам плательщики взносов обязаны хранить самое меньшее пять лет.

На сайте ФСС у каждого работодателя есть возможность проверить отчеты перед их сдачей в фонды по специальной программе проверки ФСС. С помощью этой программы проверяется заполнение всех таблиц расчетов, суммы базы, начислений и уплат взносов. Делаются расчеты нарастающим итогом по возмещаемым расходам.

Виды проверок ФСС

В зависимости от цели проверки бывают нескольких видов.

Камеральная проверка ФСС – проводится по месту нахождения фонда в течение двух месяцев с даты сдачи отчетности для контроля соблюдения плательщиком взносов нормативных актов по социальному страхованию.

В процессе проверки выявляются нарушения по начислению и уплате взносов, по расходованию целевых средств, по оплате труда работников, расчету больничных и пособий, отпусков по уходу за детьми. Также камеральная проверка может быть подготовкой к проверке выездной. У налогоплательщика могут потребовать к предъявлению документы, подтверждающие расходы.

Выездная проверка ФСС – обычно проводится по месту нахождения работодателя по результатам камеральных проверок для уточнения обстоятельств расходования средств, особенно если фигурировали значительные суммы.

Плановая проверка ФСС – проводится фсс по графику проверок, составляемому по всем плательщикам на три года, не может проводиться чаще. Информация, содержащаяся в графике, находится в закрытом доступе.

Внеплановая проверка ФСС – может проводиться при обращении страхователя за выделением средств на страховые расходы по различным случаям; по жалобам сотрудников предприятия на неправильный расчет пособий.

Обычно о проверке фонды никак не предупреждают, такого документа закон не предусматривает. В действительности, работники фондов могут позвонить по телефону и объявить о начале проверки и о том, какие документы необходимо предоставить.

Проверяемые ФСС периоды и длительность

Проверяться могут периоды в течение последних трех лет работы предприятия/ип, предшествующих году составления решения о проверке.

При проведении выездной проверки ФСС могут проверяться и отчетные периоды незаконченного календарного года. Повторная проверка уже проверявшихся периодов разрешена. Обычно повторные проверки назначаются при процедурах реорганизации/ликвидации плательщика либо при предоставлении уточняющего расчета.

Срок длительности проверки определяется индивидуально по каждому предприятию, учитывая несколько факторов – численность сотрудников, объема документов к изучению. В обычных случаях сроки проверки ФСС не превышают одного месяца.

В отдельных ситуациях они могут быть продлены до двух либо трех месяцев. При существовании у организации филиалов по одному месяцу отводится на проверку каждого из них.

Тендер на закупку должен проводиться и внутри фирмы/предприятия, и для участия в выгодных госзакупках. Внедрение тендерных отделов и систем поиска позволит достигнуть высоких прибылей.

Все процедуры по проведению закупок, а также процесс подписания договоров и контроль за их соблюдением регламентируются законодательно. Контроль их за выполнением возложен на Казначейство и Счетную палату РФ. Подробности читайте здесь.

Организации отводится период в десять дней по календарю на представление запрашиваемой документации. В случаях, когда фирма не успевает уложиться в срок, необходимо письменно обратиться с просьбой об отсрочке с указанием причин и реального срока.

Руководитель фонда рассмотрит заявление и вынесет решение о предоставлении отсрочки – положительное или отрицательное.

Требуемые документы при проверке ФСС

В процессе проверки могут быть запрошены самые разные документы, как имеющие отношение к проверяемым случаям, так и не имеющие. Конкретного перечня не существует.

Необходимость представления документации определяется по каждому проверяемому лицу сотрудником фонда самостоятельно. Вся документация должна предоставляться в виде копий, за исключением некоторых, к примеру, бланков больничных листов, которые ознакомительно могут потребоваться и в подлинниках.

Примерный перечень документов, которые может запросить ФСС.

  • учредительная документация (уставы, протоколы, решения);
  • регистрационные формы, свидетельства;
  • регистры бухгалтерского и налогового учетов;
  • расчеты по взносам, подлежащие сдаче в пенсионный, социальный фонды;
  • книги учетов доходов/расходов;
  • финансовая отчетность, бухгалтерские отчеты;
  • пояснительные; аудиторские заключения;
  • главные книги, журналы операций, анализы счетов и субконто;
  • документы банковские и кассовые;
  • акты выполненных работ/услуг;
  • отчеты авансовые;
  • трудовые договора, штатные расписания, табеля учета времени работы, кадровые приказы, заявления сотрудников, трудовые книжки.

Специальные – связанные с выплатами по расходам на страхование:

  • больничные листы – проверяются особенно пристально;
  • документы, связанные с расчетами сумм пособий – договора, доп. соглашения, приказы и заявления, справки с других мест занятости, справки от супруга/супруги страхового лица, судебные решения, свидетельства о рождении/усыновлении детей, справки из загса;
  • непосредственно расчеты сумм в произвольной форме;
  • документы по выплате пособий, и прочие документы.

Результаты проверок ФСС

Оформление в виде справки происходит не позднее последнего дня проверки, может быть и раньше. В документе указываются предмет и сроки проверки.

Непосредственно результаты описываются в течение двух месяцев в акте проверки за подписью руководителей фонда и проверяемой организации. По камеральным проверкам акты не составляют.

Бывают ситуации, когда руководитель предприятия не желает подписывать акт, тогда необходимо оформить отказ, сделав соответствующую надпись.

Акт о проверке должен быть вручен представителю организации. Когда вручение лично невозможно, акт может быть отправлен почтой, датой вручения будет шестой день с даты отправки письма.

Если есть замечания, директору фирмы нужно изложить их на экземпляре акта перед своей подписью. По прошествии 10 дней после завершения срока принятия возражений фондом будет вынесено решение о результатах проверки.

В процессе проверки могут быть выявлены расходы, произведенные с нарушением норм, не подтвержденные необходимыми документами. Такие расходы подлежат снятию из сумм в расчетной ведомости. Соответственно, подобные расходы не могут быть приняты фондом к зачету и возмещению страхователю.

Согласно 152-ФЗ, физлицо вправе получать у оператора сведения, которые имеют отношение к процессу обработки его личной информации: о правомерности и целях операций, получивших доступ к его сведениям лицах, сроках обработки и хранения, иные сведения.

Бухгалтер – это специалист, который должен постоянно развиваться, заниматься самообразованием. Именно поэтому, дистанционные курсы обучения бухгалтеров пользуются все возрастающей популярностью. Подробности о курсах читайте тут.

В ситуации, когда расходы уже были возмещены плательщику, фонд имеет право отозвать не принимаемые суммы, а если предприятие отказывается вернуть денежные средства, ФСС имеет право обратиться с исковым заявлением в суд.

Соответствующие исправления оформляются бухгалтерскими справками, в больничный лист вносятся изменения.

Штрафные санкции ФСС

Отказ предоставить документацию расценивается как правонарушение и влечет к наложению штрафных санкций в размере 200 рублей по каждому не предоставленному документу.

Когда работодатель считает, что проверка была проведена незаконно или с нарушениями, он может обратиться с жалобой в вышестоящие органы ФСС по своему региону.

Таким образом, в интересах каждого плательщика взносов своевременно реагировать на просьбы сотрудников ФСС в ходе проверок, чтобы избежать не только штрафов за непредоставление документации, но и в полном объеме получать выплаты по возмещаемым расходам.

А также быть уверенным в правильности заполнения отчетности и расчете взносов по социальному страхованию.

Ссылка на основную публикацию