Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Председатель совета директоров и бывший CEO Google Эрик Шмидт в соавторстве с бывшим вице-президентом по продуктам компании Джонатаном Розенбергом написал книгу «Как работает Google» (How Google Works). Журнал Time опубликовал выдержку из нее, в которой топ-менеджеры поискового гиганта делятся советами по ведению электронной переписки.

Необходимо отвечать на письма быстро

По мнению Шмидта и Розенберга, скорость ответа на письма многое говорит о работоспособности и продуктивности человека. Действительно занятые люди, которые многое успевают, стараются быстрее отвечать на входящую корреспонденцию. При этом они не выделяют друзей или коллег, на письма которых стараются отреагировать поскорее, а одинаково относятся ко всем сообщениям.

Топ-менеджеры Google считают, что подобный подход к переписке позволяют создать позитивную связь между собеседниками и командами, работающими над проектами.

Коллеги с большим удовольствием будут обсуждать с вами важные вопросы, такая отзывчивость создают позитивную обстановку.

Шмидт и Розенберг говорят, что ответ не обязательно должен быть развернутым — простого «я понял» будет вполне достаточно. Кроме того, когда окружающие знают, что человек всегда быстро отвечает на письма, то в том случае, когда ответа за короткое время не последовало, они уже могут сделать вывод, что адресат приступил к работе над вопросом, который поставлен в сообщении. Подобная ситуация гораздо лучше, чем то, что отсутствие ответа означает чаще всего («Я слишком занят и не знаю, когда руки дойдут до вашего письма, так что остается только ждать. И да, вы не очень-то мне нравитесь.»)

Письмо должно быть по делу и без «воды»

Руководители поискового гиганта уверены в том, что при электронной переписке стоит стараться избегать ненужного текста. Это не так-то просто сделать, но хорошо написанное письмо, не содержащее ничего лишнего, будет более эффективным. Для того, чтобы этого добиться Шмидт и Розенберг рекомендуют писать черновик письма, а затем перечитывать его, удаляя все слова, которые можно опустить без потери смысла.

Джонатан Розенберг и Эрик Шмидт

Топ-менеджеры приводят в пример цитату писателя Элмора Леонарда, который на вопрос о природе успеха своих произведений ответил: «Я пропускаю места, которые люди не читают». А в большинстве электронных писем довольно много информации, которую можно выбросить без всякой потери смысла.

Папку входящих писем нужно постоянно очищать

Шмидт и Розенберг считают, что любое промедление при работе с почтой является тратой времени — к таким ситуациям относятся размышления о том, с какого письма начать работу, перечитывание писем по несколько раз и так далее.

При открытии нового письма у получателя есть несколько вариантов действий: прочитать несколько предложений, чтобы понять, стоит ли читать дальше, прочитать письмо и сразу на него отреагировать, отложить реакцию на потом или вообще вернуться к чтению позднее (подобное случается, когда письмо не срочное, но довольно важное). Авторы книги рекомендуют чаще использовать первые два варианта.

Используйте аббревиатуру OHIO (Only Hold It Once). Если вы прочитали письмо и знаете, что нужно сделать, то нужно это делать сразу. Иначе вы обрекаете себя на необходимость перечитывание письма в дальнейшем, что является стопроцентной тратой времени.

При использовании предложенного подхода папка входящих писем превращается в to-do список сложных дел, которые требуют глубокого погружения и проработки (для таких писем Шмидт и Розенберг рекомендуют создавать соответствующие ярлыки), а также набор нескольких писем, которые можно прочесть позже. При этом важно не допускать распространения проблемы переполненности почтового ящика письмами на этот «список дел» — топ-менеджеры Google говорят, что необходимо стремиться к нулю записей в папке «Входящие», но допустимо наличие до пяти элементов. В противном случае пользователю придется постоянно тратить время на повторное чтение старых сообщений.

Полезно использовать метод LIFO и сначала отвечать на последние письма

Метод LIFO (Last in First Out — последний пришел, первый вышел) заключается в том, чтобы сначала заниматься делами, которые возникли последними. Шмидт и Розенберг считают, что часто, решением вопросов, содержащихся в старых письмах, уже начинает кто-то заниматься, что снижаем вероятность необходимости ответа.

Входящие письма могут быть полезны и другим людям

Руководители Google считают, что каждый пользователь электронной почты должен представлять себя «маршрутизатором», который переадресовывает полезную информацию нужным людям. Шмидт и Розенберг советуют каждый вечер задавать себе вопрос о том, кому еще могла быть полезна полученная в течения дня информация, и пересылать письма соответствующим коллегам.

Скрытая копия — зло

При использовании поля «скрытая копия» всегда следует задавать себе вопрос о причинах этого действия. Как правило к этой функции прибегают для того, чтобы скрыть что-либо, считают авторы книги. По их мнению, подобное поведение является контрпродуктивным и не способствуют выстраиванию доверительных отношений. Стоит ставить людей в копию открыто или вообще не добавлять их в переписку.

Единственный случай, когда использование скрытой копии оправдано — это удаление из ветки переписки людей, которые больше в ней не нужны. При ответе на письмо с помощью функции «ответить всем» нужно поместить таких собеседников в поле скрытой копии и указать в тексте письма, что это сделано. Таким образом собеседники поймут, что больше не участвуют в дискуссии, и в их почтовом ящике будет на один бесполезный тред меньше.

Не стоит кричать

В случае необходимости донесения эмоций, это КУДА ЛУЧШЕ сделать при личной встрече, чем использовать Caps Lock.

Важно отслеживать результаты переписки

При отправке письма, содержащего просьбу о совершении какого-либо действия, Шмидт и Розенберг советуют отправителю ставить в копию самого себя, а затем присваивать входящему письму соответствующий ярлык («отследить»). Впоследствии это позволит легко выявить письма, предполагающие совершения определенного действия. Чтобы проверить, исполнена ли просьба, достаточно будет ответить на такое письмо и поинтересоваться у адресата результатами.

Нужно помогать самому себе найти нужную информацию в будущем

Если пользователь считает, что в будущем ему может понадобиться информация из определенного письма, то хорошим решением будет его пересылка на свой адрес с добавлением нескольких ключевых слов, по которым в будущем письмо будет легко найти. Шмидт и Розенберг говорят, что при выборе ключевых слов человеку нужно подумать о том, как он будет искать это письмо в будущем. Данный метод применим не только к электронной почте, но и обычным документам.

К примеру, Розенберг перед туристическими поездками сканирует документы членов своей семьи (паспорта, лицензии, бланки страховки), а затем отправляет себе на почтовый ящик с добавлением нескольких описательных ключевых слов. Если какой-то из документов будет потерян в дороге, скачать его копию не составит труда.

Несмотря на провокационный заголовок, я не стремлюсь разжечь холивар. Я хочу поговорить о не используемом потенциале клавиатуры, о тех вещах, которые помогают повысить производительность программиста и избавят от лишних телодвижений в сторону мыши.

Слепой метод печати

Начнём с классики жанра, это фундамент. Хотя Вы можете поспорить о важности слепой печати для программиста, но если Вы смотрите на клавиатуру, чтобы найти нужную букву, то все остальные пункты данной статьи для вас будут бессмысленными (или нет).

Для программиста не критична скорость печати, потому что большую часть времени мы думаем, а печатаем совсем немного (относительно копирайтеров, например). Нам важно уметь находить клавиши с закрытыми глазами.

Все помнят Соло… Шахиджаняна… И лично у меня этот тренажёр отбил всё желание научиться печатать. В общем, курс неплохой, но подача и мелочи убивают весь энтузиазм. Поэтому его лучше опасаться.

-klava.org – хороший тренажер, куча режимов. Я выбрал его;
-stamina-online.ru – есть куча уроков, но сделан не так приятно, как предыдущий. Ещё есть рекламные баннеры для тех, кто хочет похудеть;
-klavogonki.ru – занимательная вещь. Соревнования с другими людьми (в реальном времени) в скорости печати;
-jzelenkov предложил сервис typing.io — для тренировки печатания исходного кода. Меня он немного напряг, потому что код я пишу не последовательно.

Этот список можно продолжать очень долго, если хотите ещё, гуглите. Главное запомнить, что нас интересует английская раскладка, конечно, если Вы не программируете в 1C.

Но если печатные тренажеры заставили Вас разбить клавиатуру, есть другой способ. leventovвспомнил про Легкий способ научиться слепому десятипальцевому набору.

Многие слышали про редактор Vim, но не многие пробовали в нём работать, а ещё меньше работают. Это и не мудрено, Vim не из тех штук, которую можно взять и сразу пользоваться. К нему нужно привыкать через боль и унижение, потому что в первое время производительность существенно упадёт. Но оставим сам Vim для тру-линуксоидов. Лично меня интересует его философия. В Vim пишут клавиатурой, а не мышкой. Другими словами, Vimway — это минимизация телодвижений для достижения результата.

Для популярных редакторов и IDE есть плагины, позволяющие прикоснуться к святыне. Sublime Text из коробки имеет такой плагин, называется Vintage Mode (по ссылке инструкция).

В IDE от JetBrains можно установить официальный плагин IdeaVim.

Суть такова: есть два режима – Insert Mode и Command Mode. В первом мы печатаем как обычно, а во втором курсор изменяется и появляется возможность использоваться заветные команды, которые экономят кучу времени. Например, перемещение курсора осуществляется клавишами H(←), J(↓), K(↑), L(→). То есть вам не надо тянуться к стрелкам, чтобы подвинуть курсор. Руки всегда остаются над одной и той же областью клавиатуры.

Читайте также:  Что такое «черная» бухгалтерия

Лучше один раз увидеть:

С первого взгляда это может показаться сложным, но по мере привыкания Вы поймёте всю прелесть Vimway. Обычно команды в плагинах соответствуют оригиналу, поэтому гуглите команды Vim’a или ставьте на рабочий стол такие обои. И, как говорилось выше, важно клацать по кнопки вслепую. Со временем это дойдёт до автоматизма.

Я теперь крутой?

Определенно, да. Но хотелось бы рассказать про ещё одну крутую штуку. Несмотря на всю функциональность Vim’а, иногда надоедает руками «ездить» по коду. Хочется быстро переместиться в нужное место, а не переходить к строке и догонять курсор к нужному атрибуту. Порхать по коду нам поможет следующая приблуда:

-Sublime Text – EasyMotion;
-В IDE от JetBrains мне попадались два похожих плагина это AceJump и QuickJump. Первый мне нравится больше, потому что в первую очередь биндит переходы на буквы, а не на цифры. А у второго больше функционал.

Опять же лучше увидеть, как это работает:

Помимо всего выше сказанного, стоит отметить о важности изучении среды, в которой Вы работаете. Современные IDE дают невероятный функционал и кучу горячих клавиш, от которых порой голова идёт кругом, но оно того стоит. Освобождается пространство, занимаемое панелями кнопок и деревьями каталогов, повышается продуктивность. Так же обратите внимание на полноэкранный режим (он есть практически во всех редакторах), даёт невероятное погружение и концентрацию.

Можно было бы упомянуть о Zen Conding/Emmet, но это узкоспециализированная штука для веб-разработчиков, поэтому опустим.

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Председатель совета директоров и бывший CEO Google Эрик Шмидт в соавторстве с бывшим вице-президентом по продуктам компании Джонатаном Розенбергом написал книгу «Как работает Google» (How Google Works). Журнал Time опубликовал выдержку из нее, в которой топ-менеджеры поискового гиганта делятся советами по ведению электронной переписки.

Необходимо отвечать на письма быстро

По мнению Шмидта и Розенберга, скорость ответа на письма многое говорит о работоспособности и продуктивности человека. Действительно занятые люди, которые многое успевают, стараются быстрее отвечать на входящую корреспонденцию. При этом они не выделяют друзей или коллег, на письма которых стараются отреагировать поскорее, а одинаково относятся ко всем сообщениям.

Топ-менеджеры Google считают, что подобный подход к переписке позволяют создать позитивную связь между собеседниками и командами, работающими над проектами.

Коллеги с большим удовольствием будут обсуждать с вами важные вопросы, такая отзывчивость создают позитивную обстановку.

Шмидт и Розенберг говорят, что ответ не обязательно должен быть развернутым — простого «я понял» будет вполне достаточно. Кроме того, когда окружающие знают, что человек всегда быстро отвечает на письма, то в том случае, когда ответа за короткое время не последовало, они уже могут сделать вывод, что адресат приступил к работе над вопросом, который поставлен в сообщении. Подобная ситуация гораздо лучше, чем то, что отсутствие ответа означает чаще всего («Я слишком занят и не знаю, когда руки дойдут до вашего письма, так что остается только ждать. И да, вы не очень-то мне нравитесь.»)

Письмо должно быть по делу и без «воды»

Руководители поискового гиганта уверены в том, что при электронной переписке стоит стараться избегать ненужного текста. Это не так-то просто сделать, но хорошо написанное письмо, не содержащее ничего лишнего, будет более эффективным. Для того, чтобы этого добиться Шмидт и Розенберг рекомендуют писать черновик письма, а затем перечитывать его, удаляя все слова, которые можно опустить без потери смысла.

Джонатан Розенберг и Эрик Шмидт

Топ-менеджеры приводят в пример цитату писателя Элмора Леонарда, который на вопрос о природе успеха своих произведений ответил: «Я пропускаю места, которые люди не читают». А в большинстве электронных писем довольно много информации, которую можно выбросить без всякой потери смысла.

Папку входящих писем нужно постоянно очищать

Шмидт и Розенберг считают, что любое промедление при работе с почтой является тратой времени — к таким ситуациям относятся размышления о том, с какого письма начать работу, перечитывание писем по несколько раз и так далее.

При открытии нового письма у получателя есть несколько вариантов действий: прочитать несколько предложений, чтобы понять, стоит ли читать дальше, прочитать письмо и сразу на него отреагировать, отложить реакцию на потом или вообще вернуться к чтению позднее (подобное случается, когда письмо не срочное, но довольно важное). Авторы книги рекомендуют чаще использовать первые два варианта.

Используйте аббревиатуру OHIO (Only Hold It Once). Если вы прочитали письмо и знаете, что нужно сделать, то нужно это делать сразу. Иначе вы обрекаете себя на необходимость перечитывание письма в дальнейшем, что является стопроцентной тратой времени.

При использовании предложенного подхода папка входящих писем превращается в to-do список сложных дел, которые требуют глубокого погружения и проработки (для таких писем Шмидт и Розенберг рекомендуют создавать соответствующие ярлыки), а также набор нескольких писем, которые можно прочесть позже. При этом важно не допускать распространения проблемы переполненности почтового ящика письмами на этот «список дел» — топ-менеджеры Google говорят, что необходимо стремиться к нулю записей в папке «Входящие», но допустимо наличие до пяти элементов. В противном случае пользователю придется постоянно тратить время на повторное чтение старых сообщений.

Полезно использовать метод LIFO и сначала отвечать на последние письма

Метод LIFO (Last in First Out — последний пришел, первый вышел) заключается в том, чтобы сначала заниматься делами, которые возникли последними. Шмидт и Розенберг считают, что часто, решением вопросов, содержащихся в старых письмах, уже начинает кто-то заниматься, что снижаем вероятность необходимости ответа.

Входящие письма могут быть полезны и другим людям

Руководители Google считают, что каждый пользователь электронной почты должен представлять себя «маршрутизатором», который переадресовывает полезную информацию нужным людям. Шмидт и Розенберг советуют каждый вечер задавать себе вопрос о том, кому еще могла быть полезна полученная в течения дня информация, и пересылать письма соответствующим коллегам.

Скрытая копия — зло

При использовании поля «скрытая копия» всегда следует задавать себе вопрос о причинах этого действия. Как правило к этой функции прибегают для того, чтобы скрыть что-либо, считают авторы книги. По их мнению, подобное поведение является контрпродуктивным и не способствуют выстраиванию доверительных отношений. Стоит ставить людей в копию открыто или вообще не добавлять их в переписку.

Единственный случай, когда использование скрытой копии оправдано — это удаление из ветки переписки людей, которые больше в ней не нужны. При ответе на письмо с помощью функции «ответить всем» нужно поместить таких собеседников в поле скрытой копии и указать в тексте письма, что это сделано. Таким образом собеседники поймут, что больше не участвуют в дискуссии, и в их почтовом ящике будет на один бесполезный тред меньше.

Не стоит кричать

В случае необходимости донесения эмоций, это КУДА ЛУЧШЕ сделать при личной встрече, чем использовать Caps Lock.

Важно отслеживать результаты переписки

При отправке письма, содержащего просьбу о совершении какого-либо действия, Шмидт и Розенберг советуют отправителю ставить в копию самого себя, а затем присваивать входящему письму соответствующий ярлык («отследить»). Впоследствии это позволит легко выявить письма, предполагающие совершения определенного действия. Чтобы проверить, исполнена ли просьба, достаточно будет ответить на такое письмо и поинтересоваться у адресата результатами.

Нужно помогать самому себе найти нужную информацию в будущем

Если пользователь считает, что в будущем ему может понадобиться информация из определенного письма, то хорошим решением будет его пересылка на свой адрес с добавлением нескольких ключевых слов, по которым в будущем письмо будет легко найти. Шмидт и Розенберг говорят, что при выборе ключевых слов человеку нужно подумать о том, как он будет искать это письмо в будущем. Данный метод применим не только к электронной почте, но и обычным документам.

К примеру, Розенберг перед туристическими поездками сканирует документы членов своей семьи (паспорта, лицензии, бланки страховки), а затем отправляет себе на почтовый ящик с добавлением нескольких описательных ключевых слов. Если какой-то из документов будет потерян в дороге, скачать его копию не составит труда.

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Топ-менеджеры поискового гиганта делятся советами по ведению электронной переписки.

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Председатель совета директоров и бывший CEO Google Эрик Шмидт в соавторстве с бывшим вице-президентом по продуктам компании Джонатаном Розенбергом написал книгу «Как работает Google» (How Google Works). Журнал Time опубликовал выдержку из нее, в которой топ-менеджеры поискового гиганта делятся советами по ведению электронной переписки.

Необходимо отвечать на письма быстро

По мнению Шмидта и Розенберга, скорость ответа на письма многое говорит о работоспособности и продуктивности человека. Действительно занятые люди, которые многое успевают, стараются быстрее отвечать на входящую корреспонденцию. При этом они не выделяют друзей или коллег, на письма которых стараются отреагировать поскорее, а одинаково относятся ко всем сообщениям.

Читайте также:  Как я открыла цветочный магазин

Топ-менеджеры Google считают, что подобный подход к переписке позволяют создать позитивную связь между собеседниками и командами, работающими над проектами.

Коллеги с большим удовольствием будут обсуждать с вами важные вопросы, такая отзывчивость создают позитивную обстановку.

Шмидт и Розенберг говорят, что ответ не обязательно должен быть развернутым — простого «я понял» будет вполне достаточно. Кроме того, когда окружающие знают, что человек всегда быстро отвечает на письма, то в том случае, когда ответа за короткое время не последовало, они уже могут сделать вывод, что адресат приступил к работе над вопросом, который поставлен в сообщении. Подобная ситуация гораздо лучше, чем то, что отсутствие ответа означает чаще всего («Я слишком занят и не знаю, когда руки дойдут до вашего письма, так что остается только ждать. И да, вы не очень-то мне нравитесь.»)

Письмо должно быть по делу и без «воды»

Руководители поискового гиганта уверены в том, что при электронной переписке стоит стараться избегать ненужного текста. Это не так-то просто сделать, но хорошо написанное письмо, не содержащее ничего лишнего, будет более эффективным. Для того, чтобы этого добиться Шмидт и Розенберг рекомендуют писать черновик письма, а затем перечитывать его, удаляя все слова, которые можно опустить без потери смысла.

Топ-менеджеры приводят в пример цитату писателя Элмора Леонарда, который на вопрос о природе успеха своих произведений ответил: «Я пропускаю места, которые люди не читают». А в большинстве электронных писем довольно много информации, которую можно выбросить без всякой потери смысла.

Папку входящих писем нужно постоянно очищать

Шмидт и Розенберг считают, что любое промедление при работе с почтой является тратой времени — к таким ситуациям относятся размышления о том, с какого письма начать работу, перечитывание писем по несколько раз и так далее.

При открытии нового письма у получателя есть несколько вариантов действий: прочитать несколько предложений, чтобы понять, стоит ли читать дальше, прочитать письмо и сразу на него отреагировать, отложить реакцию на потом или вообще вернуться к чтению позднее (подобное случается, когда письмо не срочное, но довольно важное). Авторы книги рекомендуют чаще использовать первые два варианта.

Используйте аббревиатуру OHIO (Only Hold It Once). Если вы прочитали письмо и знаете, что нужно сделать, то нужно это делать сразу. Иначе вы обрекаете себя на необходимость перечитывание письма в дальнейшем, что является стопроцентной тратой времени.

При использовании предложенного подхода папка входящих писем превращается в to-do список сложных дел, которые требуют глубокого погружения и проработки (для таких писем Шмидт и Розенберг рекомендуют создавать соответствующие ярлыки), а также набор нескольких писем, которые можно прочесть позже. При этом важно не допускать распространения проблемы переполненности почтового ящика письмами на этот «список дел» — топ-менеджеры Google говорят, что необходимо стремиться к нулю записей в папке «Входящие», но допустимо наличие до пяти элементов. В противном случае пользователю придется постоянно тратить время на повторное чтение старых сообщений.

Полезно использовать метод LIFO и сначала отвечать на последние письма

Метод LIFO (Last in First Out — последний пришел, первый вышел) заключается в том, чтобы сначала заниматься делами, которые возникли последними. Шмидт и Розенберг считают, что часто, решением вопросов, содержащихся в старых письмах, уже начинает кто-то заниматься, что снижаем вероятность необходимости ответа.

Входящие письма могут быть полезны и другим людям

Руководители Google считают, что каждый пользователь электронной почты должен представлять себя «маршрутизатором», который переадресовывает полезную информацию нужным людям. Шмидт и Розенберг советуют каждый вечер задавать себе вопрос о том, кому еще могла быть полезна полученная в течения дня информация, и пересылать письма соответствующим коллегам.

Скрытая копия — зло

При использовании поля «скрытая копия» всегда следует задавать себе вопрос о причинах этого действия. Как правило к этой функции прибегают для того, чтобы скрыть что-либо, считают авторы книги. По их мнению, подобное поведение является контрпродуктивным и не способствуют выстраиванию доверительных отношений. Стоит ставить людей в копию открыто или вообще не добавлять их в переписку.

Единственный случай, когда использование скрытой копии оправдано — это удаление из ветки переписки людей, которые больше в ней не нужны. При ответе на письмо с помощью функции «ответить всем» нужно поместить таких собеседников в поле скрытой копии и указать в тексте письма, что это сделано. Таким образом собеседники поймут, что больше не участвуют в дискуссии, и в их почтовом ящике будет на один бесполезный тред меньше.

Не стоит кричать

В случае необходимости донесения эмоций, это КУДА ЛУЧШЕ сделать при личной встрече, чем использовать Caps Lock.

Важно отслеживать результаты переписки

При отправке письма, содержащего просьбу о совершении какого-либо действия, Шмидт и Розенберг советуют отправителю ставить в копию самого себя, а затем присваивать входящему письму соответствующий ярлык («отследить»). Впоследствии это позволит легко выявить письма, предполагающие совершения определенного действия. Чтобы проверить, исполнена ли просьба, достаточно будет ответить на такое письмо и поинтересоваться у адресата результатами.

Нужно помогать самому себе найти нужную информацию в будущем

Если пользователь считает, что в будущем ему может понадобиться информация из определенного письма, то хорошим решением будет его пересылка на свой адрес с добавлением нескольких ключевых слов, по которым в будущем письмо будет легко найти. Шмидт и Розенберг говорят, что при выборе ключевых слов человеку нужно подумать о том, как он будет искать это письмо в будущем. Данный метод применим не только к электронной почте, но и обычным документам.

К примеру, Розенберг перед туристическими поездками сканирует документы членов своей семьи (паспорта, лицензии, бланки страховки), а затем отправляет себе на почтовый ящик с добавлением нескольких описательных ключевых слов. Если какой-то из документов будет потерян в дороге, скачать его копию не составит труда.

Как эффективно работать с email: 9 cоветов по ведению электронной переписки от топ-менеджеров Google

Председатель совета директоров и бывший CEO Google Эрик Шмидт в соавторстве с бывшим вице-президентом по продуктам компании Джонатаном Розенбергом написал книгу «Как работает Google» (How Google Works). Журнал Time опубликовал выдержку из нее, в которой топ-менеджеры поискового гиганта делятся советами по ведению электронной переписки.

Необходимо отвечать на письма быстро

По мнению Шмидта и Розенберга, скорость ответа на письма многое говорит о работоспособности и продуктивности человека. Действительно занятые люди, которые многое успевают, стараются быстрее отвечать на входящую корреспонденцию. При этом они не выделяют друзей или коллег, на письма которых стараются отреагировать поскорее, а одинаково относятся ко всем сообщениям.

Топ-менеджеры Google считают, что подобный подход к переписке позволяют создать позитивную связь между собеседниками и командами, работающими над проектами.

Коллеги с большим удовольствием будут обсуждать с вами важные вопросы, такая отзывчивость создают позитивную обстановку.

Шмидт и Розенберг говорят, что ответ не обязательно должен быть развернутым — простого «я понял» будет вполне достаточно. Кроме того, когда окружающие знают, что человек всегда быстро отвечает на письма, то в том случае, когда ответа за короткое время не последовало, они уже могут сделать вывод, что адресат приступил к работе над вопросом, который поставлен в сообщении. Подобная ситуация гораздо лучше, чем то, что отсутствие ответа означает чаще всего («Я слишком занят и не знаю, когда руки дойдут до вашего письма, так что остается только ждать. И да, вы не очень-то мне нравитесь.»)

Письмо должно быть по делу и без «воды»

Руководители поискового гиганта уверены в том, что при электронной переписке стоит стараться избегать ненужного текста. Это не так-то просто сделать, но хорошо написанное письмо, не содержащее ничего лишнего, будет более эффективным. Для того, чтобы этого добиться Шмидт и Розенберг рекомендуют писать черновик письма, а затем перечитывать его, удаляя все слова, которые можно опустить без потери смысла.

Топ-менеджеры приводят в пример цитату писателя Элмора Леонарда, который на вопрос о природе успеха своих произведений ответил: «Я пропускаю места, которые люди не читают». А в большинстве электронных писем довольно много информации, которую можно выбросить без всякой потери смысла.

Папку входящих писем нужно постоянно очищать

Шмидт и Розенберг считают, что любое промедление при работе с почтой является тратой времени — к таким ситуациям относятся размышления о том, с какого письма начать работу, перечитывание писем по несколько раз и так далее.

При открытии нового письма у получателя есть несколько вариантов действий: прочитать несколько предложений, чтобы понять, стоит ли читать дальше, прочитать письмо и сразу на него отреагировать, отложить реакцию на потом или вообще вернуться к чтению позднее (подобное случается, когда письмо не срочное, но довольно важное). Авторы книги рекомендуют чаще использовать первые два варианта.

Используйте аббревиатуру OHIO (Only Hold It Once). Если вы прочитали письмо и знаете, что нужно сделать, то нужно это делать сразу. Иначе вы обрекаете себя на необходимость перечитывание письма в дальнейшем, что является стопроцентной тратой времени.

Читайте также:  Как защитить свою бизнес-идею от воровства

При использовании предложенного подхода папка входящих писем превращается в to-do список сложных дел, которые требуют глубокого погружения и проработки (для таких писем Шмидт и Розенберг рекомендуют создавать соответствующие ярлыки), а также набор нескольких писем, которые можно прочесть позже. При этом важно не допускать распространения проблемы переполненности почтового ящика письмами на этот «список дел» — топ-менеджеры Google говорят, что необходимо стремиться к нулю записей в папке «Входящие», но допустимо наличие до пяти элементов. В противном случае пользователю придется постоянно тратить время на повторное чтение старых сообщений.

Полезно использовать метод LIFO и сначала отвечать на последние письма

Метод LIFO (Last in First Out — последний пришел, первый вышел) заключается в том, чтобы сначала заниматься делами, которые возникли последними. Шмидт и Розенберг считают, что часто, решением вопросов, содержащихся в старых письмах, уже начинает кто-то заниматься, что снижаем вероятность необходимости ответа.

Входящие письма могут быть полезны и другим людям

Руководители Google считают, что каждый пользователь электронной почты должен представлять себя «маршрутизатором», который переадресовывает полезную информацию нужным людям. Шмидт и Розенберг советуют каждый вечер задавать себе вопрос о том, кому еще могла быть полезна полученная в течения дня информация, и пересылать письма соответствующим коллегам.

Скрытая копия — зло

При использовании поля «скрытая копия» всегда следует задавать себе вопрос о причинах этого действия. Как правило к этой функции прибегают для того, чтобы скрыть что-либо, считают авторы книги. По их мнению, подобное поведение является контрпродуктивным и не способствуют выстраиванию доверительных отношений. Стоит ставить людей в копию открыто или вообще не добавлять их в переписку.

Единственный случай, когда использование скрытой копии оправдано — это удаление из ветки переписки людей, которые больше в ней не нужны. При ответе на письмо с помощью функции «ответить всем» нужно поместить таких собеседников в поле скрытой копии и указать в тексте письма, что это сделано. Таким образом собеседники поймут, что больше не участвуют в дискуссии, и в их почтовом ящике будет на один бесполезный тред меньше.

Не стоит кричать

В случае необходимости донесения эмоций, это КУДА ЛУЧШЕ сделать при личной встрече, чем использовать Caps Lock.

Важно отслеживать результаты переписки

При отправке письма, содержащего просьбу о совершении какого-либо действия, Шмидт и Розенберг советуют отправителю ставить в копию самого себя, а затем присваивать входящему письму соответствующий ярлык («отследить»). Впоследствии это позволит легко выявить письма, предполагающие совершения определенного действия. Чтобы проверить, исполнена ли просьба, достаточно будет ответить на такое письмо и поинтересоваться у адресата результатами.

Нужно помогать самому себе найти нужную информацию в будущем

Если пользователь считает, что в будущем ему может понадобиться информация из определенного письма, то хорошим решением будет его пересылка на свой адрес с добавлением нескольких ключевых слов, по которым в будущем письмо будет легко найти. Шмидт и Розенберг говорят, что при выборе ключевых слов человеку нужно подумать о том, как он будет искать это письмо в будущем. Данный метод применим не только к электронной почте, но и обычным документам.

К примеру, Розенберг перед туристическими поездками сканирует документы членов своей семьи (паспорта, лицензии, бланки страховки), а затем отправляет себе на почтовый ящик с добавлением нескольких описательных ключевых слов. Если какой-то из документов будет потерян в дороге, скачать его копию не составит труда.

6 советов по эффективной работе с электронной почтой

Электронная почта остается одним из основных инструментов деловой (и не только) коммуникации в цифровую эпоху. И, поскольку работа с ней может занимать значительную часть трудового дня, очень важно организовать ее эффективно. Как это сделать? Воспользуйтесь следующими универсальными советами, отшлифуйте их под свои задачи и экономьте время, повышая свою продуктивность.

Изучите функционал

Большинство современных почтовиков имеют достаточно гибкие и детальные настройки, позволяющие выйти за рамки привычной отправки/получения писем. Если точнее – помогают сделать использование намного удобнее и значительно расширить функционал. Например, в настройках Gmail есть возможность включить горячие клавиши, что упрощает работу и сохраняет время. Но многими они не применяются, зачастую по незнанию. Поэтому оптимизацию работы с электронной почтой стоит начинать именно со знакомства с функционалом сервиса.

Режим и частота работы

Создайте индивидуальный режим работы с почтой и следуйте ему. Лучше это делать с утра (а также перед завершением трудового дня), но начинать стоит не с проверки писем, а с выполнения какого-то приоритетного задания или «проглатывать лягушку». Время на чтение и отправку e-mail нужно ограничить и стараться придерживаться этих рамок. После завершения – закрывайте клиент и не возвращайтесь к нему, проверяя новые входящие. Работая с почтой, занимайтесь только ею, не отвлекайтесь на другие задачи. Также помните, что серфинг по ссылкам из e-mail легко может превратить процесс обработки в ловушку времени. Поэтому часто рекомендуют при работе с почтой использовать специальные почтовые клиенты (например, Outlook).

Используйте разные почты

Лучше иметь несколько электронных ящиков для разных целей. Используйте несколько адресов для рабочей и личной переписки, для регистрации на сайтах и подписок на рассылки интересующих вас материалов. Это правильно с точки зрения цифровой безопасности и станет первичным фильтром писем, который позволит при работе сосредоточиться именно на нужной корреспонденции.

Что при этом также важно – обрабатывать почту с разных адресов можно в одном сервисе, не переключаясь между разными почтовиками. К примеру, в Gmail есть возможность настроить переадресацию с других почтовых ящиков. Присвойте им соответствующие ярлыки и обрабатывайте в выделенное для каждого время.

Оптимизируйте работу с почтой

Вот конкретные шаги:

  1. Фильтруйте письма, создавая разные папки. Разбивайте входящие на папки в зависимости от целей и задач, которые стоят перед вами, а также от требуемых действий. Обрабатывайте сразу те письма, ответ на которые займет у вас не больше пары минут. Заведите специальную папку для писем, ответить на которые необходимо позже и выработайте график работы с ней.
  2. Используйте шаблоны. Подпись с контактными данными можно настроить функционалом самого почтового ящика. Если вы рассылаете много однотипных сообщений – напишите для них шаблоны и просто копируйте их в будущем. Также существуют программы, позволяющие создавать и в дальнейшей работе на компьютере использовать сниппеты – специальные сокращения и аббревиатуры, вводя которые, вы получаете ранее присвоенный им текст. Они также способствуют экономии времени и повышают удобство.
  3. Отмечайте важные письма соответствующими маркерами. Это упростит навигацию и сделает работу более структурированной.
  4. Применяйте правило 5 предложений. Отвечая и составляя письма, будьте предельно кратки и ясны. Если это возможно – старайтесь уложиться в 5 предложений.
  5. Используйте горячие клавиши. Возвращаемся к пункту номер 1. С помощью клавиатурных сокращений нет нужды отвлекаться на управление с помощью мыши. Запомните их и в глобальной перспективе вы сэкономите значительное количество времени.
  6. Удаляйте и архивируйте. Большинство пользователей электронной почты после прочтения письма оставляют его во входящих. Но для тех, кто работает с огромным количеством входящей корреспонденции, такой подход будет не совсем эффективным. Лучше пользоваться правилом «1 e-mail = 1 действие». Оно значит, что после прочтения письма вы должны соответствующим образом на него отреагировать – ответить и архивировать, удалить, переместить в подходящую папку и ответить позже и т.п.
  7. Пользуйтесь поиском. Почтовые сервисы имеют отличный встроенный поиск, благодаря которому, вы легко можете найти интересующее вас письмо по таким критериям как отправитель, тема, содержание, маркировка, прикрепленные файлы. Это значительно проще, чем вручную искать необходимый e-mail.
  8. Не используйте мобильные версии и уведомления. Без надобности не устанавливайте оповещения и приложения почтовых сервисов на свой смартфон. Не стоит лишний раз отвлекаться, если работа с почтой для вас не является одним из основных инструментов, не носит массовый характер и не требует мгновенной реакции. Да и печатать с телефонной клавиатуры менее удобно.

Используйте органайзеры

Обрабатывая почту, держите наготове еженедельник/Google Календарь/To-Do List или любое другое подобное ПО и заносите информацию с писем в них. Таким образом лучше обрабатывать корреспонденцию с постановкой задач, а также содержащую информацию о встречах и мероприятиях. В итоге вы ничего не забудете, в нужное время получите уведомление и, кроме того, избавите себя от необходимости возвращаться к повторному чтению.

Выработайте с коллегами правила работы с электронной почтой

При переписке избегайте ненужной бюрократический возни. Если у вас есть вопрос, а человек, которому он адресован, находится в соседнем кабинете – зайдите и уточните ответ лично. Или позвоните. В целом – лучше всегда определять круг вопросов, решение которых требует отправки почты. В остальных случаях лучше не злоупотреблять возможностью, особенно в незначительных делах. Это позволит сэкономить время и усилия и вам, и тем, с кем вы работаете.

Отзывы и комментарии

Дополняйте статью своими рекомендациями в комментариях. Продуктивной вам работы!

Ссылка на основную публикацию