Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Что такое автоматизация бизнеса?

Шесть шагов к автоматизации бизнеса

В самом широком смыслепод автоматизацией понимается некоторый набор действий, который позволяет освободить человеческие ресурсы от выполнения определенных задач, как правило, рутинных и однообразных, и переложить их выполнение на определённый механизм.

Для начала, что же такое автоматизация бизнеса?

Естественно, что под механизмом сегодня мы имеем в виду компьютер, машинные алгоритмы, позволяющие при правильной настройке выполнять многие задачи, которые до этого мог выполнять только человек. Иначе говоря, автоматизация – это не что-то необъяснимое и требующее колоссальных затрат, а всего лишь процесс подбора и подготовки оборудования и программного обеспечения для эффективного решения задач конкретной организации.

Автоматизация обычно ведется в двух направлениях:

1. Автоматизация основных бизнес-процессов: например, управление продажами или работой с клиентами. В этом случае она проводится для непосредственного увеличения объема продаж, количества выпускаемой продукции и повышения доходности всего бизнеса в целом.

2. Автоматизация поддерживающих процессов, таких как бухгалтерский учет, отчетность, делопроизводство. Напрямую на увеличение доходов такая автоматизация не влияет, но помогает сократить время и издержки на ведение рутинной работы.

Основными задачами автоматизации бизнеса являются следующие:

● эффективная поддержка оперативной деятельности предприятия, организация учета и контроля;

● подготовка любых документов для партнеров, включая накладные, счет-фактуры, акты сверки и деловые предложения;

● быстрое получение отчетов о состоянии дел в компании за любой период времени;

● оптимизация затрат на персонал, увеличение эффективности использования рабочего времени путем освобождения сотрудников от рутинной работы; сведение к минимуму негативного влияния «человеческого фактора» на важнейшие бизнес-процессы;

● безопасное хранение информации; повышение качества обслуживания клиентов. Автоматизация бизнес-процессов может существенно повысить качество управления в компании и качество ее продукта. Для предприятия в целом она дает ряд существенных преимуществ:

● Увеличение скорости обработки информации и решения повторяющихся задач.

● Повышение прозрачности бизнеса и его технологичности.

● Рост согласованности действий персонала и качества его работы.

● Возможность контроля больших объемов информации.

●Автоматизация ручного труда.

● Уменьшение количества ошибок и повышение точности управления.

● Параллельное решение нескольких задач.

● Быстрое принятие решений в стереотипных ситуациях.

В результате автоматизации управления бизнес-процессами руководитель предприятия получает больше информации для анализа бизнес-процессов в виде подробных аналитических отчетов и имеет возможность качественно управлять компанией с учетом внешних и внутренних показателей.

Шаг 1. Осознать наличие проблемы.

По мере роста бизнеса увеличивается и количество клиентов. На определенном этапе развития вы можете столкнуться с проблемой дыр в работе отдела продаж. Продажи — один из самых сложных и стрессовых элементов любой бизнес-системы. Именно отдел продаж поможет удержать компанию на плаву даже в самые сложные периоды, и он же с легкостью ее потопит, когда этого никто не ожидает. Поэтому, если в отделе продаж есть дыры, то их рано или поздно ощутит на себе вся компания.

Назовем наиболее распространенные проблемы:

● Нерациональное распределение времени менеджеров, много рутинных задач;

● Нет системного подхода и контроля;

● Нет анализа эффективности как отдела в целом, так и каждого менеджера в частности. Потеря клиентов является ключевой причиной падения продаж. Почему может происходить утечка клиентов?

● Уходит менеджер и забирает клиентов с собой. Если отдел продаж не имеет общей клиентской базы, то определить, кого именно потеряла компания (потенциальных или реальных покупателей), довольно трудно, а выйти с ними на связь еще сложнее.

● Неправильная работа с клиентской базой. Все записано на ненадежных носителях (в Excel или на бумажках) или не записано вовсе. Менеджеры теряют историю общения с клиентом.

● База не монетизируется, т. е. не используется для повторных продаж.

● Невозможность анализа клиента и последующего подогрева на повторную покупку.

● Плохой контроль работы менеджеров. Неизвестно как менеджеры общаются с клиентами.

Решить все эти проблемы поможет создание единой базы клиентов и отлаженной системы бизнес процессов компании. Остается лишь вопрос как сделать это максимально качественно, причем так, чтобы не усложнить, а наоборот упростить работу сотрудников. Лучший способ качественно наладить работу компании и в частности работу отдела продаж — автоматизировать управления продажами и работу с клиентами путем формирования единой клиентской базы. Непросто осуществить автоматизацию без четкой постановки задач и их пошагового выполнения.

Шаг 2. Постановка целей.

Итак, мы решились на такой масштабный процесс как автоматизация, с чего же начать? Первое что стоит сделать — это поставить цель, что конкретно автоматизировать и как должен выглядеть результат. В противном случае процесс может сильно затянуться и при этом вы получите не то, что хотелось.

Для правильной постановки цели по автоматизации отдела продаж Вам необходимо ответить на 5 простых вопросов:

1. Сколько наименований товаров или продуктов реализует ваша компания? Можно ли их сгруппировать?

2. Какое среднее количество закрытых сделок у вас в день?

3. Сколько человек или отделов компании принимает участие в процессе продаж?

4. Какова продолжительность цикла сделки (от первичного контакта и до закрытия)?

5. Какие специализированные IT системы или сервисы Вы уже используете?

После четкого ответа на каждый из этих вопросов вы сможете поставить цель, что конкретно автоматизировать, где именно происходит эффект “Узкого горлышка” и как максимально эффективно помочь отделу продаж продавать еще больше. И кроме того, на пяти этих ответах формируется техническое задание для автоматизации отдела продаж. Передав эти ответы нашему системному аналитику, вы получите ответ о том какая именно CRM система вам подходит и на что следует обратить внимание при автоматизации.

Шаг 3. Выделение ресурсов на проект.

Автоматизация требует ресурсов таких как:

● Команда. Должны быть работники которые будут пользоваться системой, как минимум один человек. Система не будет работать пока ей не начнут пользоваться, поэтому сначала люди, а потом интеграции.

● Деньги. Деньги потребуются как на закупку инструментов интеграции, так и на людей которые будут внедрять систему. Привлечение профессиональной команды интеграторов сэкономит вам и деньги и время.

● Время. Любое внедрение новой технологии требует времени. Причем это не только время на процесс интеграции, но и на привыкание сотрудников работать по новой системе.

● Инструменты. Так как автоматизация — это IT технология, то вам потребуются такие средства как компьютер, телефон и интернет.

Шаг 4. Выбор команды интеграторов.

Выбрать и внедрить программу автоматизации бизнес-процессов своими силами и одновременно с этим грамотно, могут далеко не все компании. В любой системе есть огромное количество нюансов и на то чтобы разобраться в них требуется ни один год. И тут как минимум требуется консультант. Но консультант поможет выбрать CRM систему и возможно обучит сотрудников работе, а вот интегрировать все что вам нужно придется уже самостоятельно. Поэтому для качественного внедрения требуется целая команда специалистов.

Существуют маркетинговые агентства, консалтинговые компании с полным циклом, IT-интеграторы, которые занимаются созданием и реализацией проектов такого плана. Главнейший критерий при выборе необходимого подрядчика – это наличие опыта внедрения систем автоматизации, разноплановых специалистов в команде, ваш бюджет и временные границы.

Шаг 5. Описание бизнес процессов.

При отсутствии описания имеющихся бизнес-процессов сложно провести автоматизацию продаж. Для облегчения этих работ следует в деталях разобрать и отобразить все процессы, касающиеся продаж. Это осуществляется в три этапа, для которых следует выполнить: инициацию (оформить все бизнес-процессы буквально и отыскать в них слабые места); оптимизацию (усовершенствовать свои бизнес-процессы и обеспечить обратную связь с собственными сотрудниками и клиентами); автоматизацию (исключить рутину и довести процессы до автоматизма).

Выполнить комплексный аудит бизнес процессов и детальный разбор воронки продаж вам поможет системный аналитик компании DigitalSales . Кроме того он составит техническое задание на автоматизацию вашего отдела продаж и согласует все вопросы с вами.

Читайте также:  Коммерческое предложение на 1 млн $ своими руками

Автоматизация бизнеса (бизнес-процессов) простыми словами

Сколько времени тратят ваши продавцы на то, что не связано с продажей, на все кроме самого звонка?
Сколько вы теряете денег пока они не продают?
Сколько времени уходит у остальных сотрудников на то, что не связанно с результатом, который вы от них ждете?
Сколько вы им за это платите?

Я не собираюсь рассматривать зачем нужна автоматизация бизнеса. Станки победили ручной труд еще в 19 веке, и сейчас любой владелец бизнеса знает зачем нужна автоматизация лучше многих.
Мы уделим время другому.
Что такое автоматизация бизнес-процессов и как она работает.

Чтобы это понять, давайте просто разберем автоматизацию бизнес-процесса на части.

Итак, бизнес-процесс.
Что такое бизнес всем понятно.
А вот к процессу присмотримся внимательнее.

В чем особенность любого процесса?
У него есть начало и есть конец.
А еще у него есть этапы. Любой процесс можно разбить на этапы. Даже если вы просто решили прочесть эту статью, сначала вам ее нужно открыть, а потом уже прочесть. Это уже два этапа. Поэтому любой процесс состоит из этапов.

Именно наличие этапов (шагов, пунктов) дает нам возможность автоматизировать процесс. Каким образом?

Можно привести очень простой пример.
Как только владелец бизнеса знает какую-то область в бизнесе настолько хорошо, что может описать, что в ней нужно делать по пунктам, чтобы получить результат, он может нанять сотрудников и передать эту область им.
Можно сказать, что для себя он работу автоматизировал.
Он в ней уже не участвует, либо участвует по минимуму. А в роли системы, которая все автоматизирует, выступают сотрудники.
Теперь ему нужно пойти дальше, и перенести все эти процессы в компьютер. Чтобы часть рутинной работы за сотрудников делала система, а они занимались тем, что приносит конкретный результат.

А вот для того, чтобы понять за счет чего мы можем перенести процессы в компьютер, разберемся в этапах поконкретней.

Разберем для примера процесс поинтересней.
Процесс появления потомства.
Рассмотрим его со стороны мужчины.

Представьте, что вы мужчина, и вы задались целью обзавестись потомством.
У вас нет знакомых женщин, которые вам подходят.
Какова последовательность этапов?

Последовательность достаточно проста, если в нее не углубляться и не изощряться.
Учтите только, что потомство будет заводится в рамках семьи.

А теперь обратите внимание на то, что каждому этапу соответствует какой-то результат.
И только при наступление этого результата процесс может перейти на следующий этап. Будем называть это событием.

Событие – то, что произошло.

Так же с каждым этапом связанны действия, которые нужно сделать.

Будем также называть их событиями. Они же происходят.
С некоторыми этапами связанно много событий, но они в любом случае есть и связанны друг с другом.

Например, если вы послали сообщение, произошло событие – вы послали сообщение.
В ответ на ваше сообщение девушка тоже прислала вам сообщение — это событие.
Процесс, в нашем случае, перешел на следующий этап – “номер телефона”.
Исходя из того, что произошло, мы понимаем как действовать дальше.
Если пришло сообщение, мы пишем следующее сообщение, пока не получаем телефон.
Получение телефона — это событие, после которого процесс переходит на следующий этап.

Соответственно, что у нас есть?

1. Этапы процесса.
2. Событие, после которого процесс переходит на следующий этап.
3. События, которые происходят во время этапа.

На самом деле, у нас есть практически все для автоматизации.

Процесс состоит их этапов.
У каждого этапа есть начало и конец.
Мы знаем, когда конец каждого этапа (по действию после которого процесс переходит на следующий этап).
Если мы знаем конец одного этапа, то мы знаем, когда происходит начало следующего этапа.
Также мы знаем последовательность действий, которые происходят во время этапа.

Т.е. наша система всегда знает на каком этапе находится процесс и может в связи с этим запускать определенные события.
Собственно вот вам и автоматизация.

Вся загвоздка только в том, что у нас не искусственный интеллект и обо всех действиях система сама не может узнать.
В примере, указанном выше, система смогла бы сама посылать смс, фиксировать звонки и т.д., но она, например, не сможет самостоятельно понять прошло свидание успешно или нет.

Таким образом, события можно разделить на два вида.

1. События, которые происходят в системе, либо там, где она может их зафиксировать – в нашем случае — это отправка смс, звонок. Это события, которые система может фиксировать и даже сделать сама.
Если говорить применительно к бизнесу, то это любое действие, которое мы можем сделать из системы, либо с помощью определенной техники – принять звонок, распечатать, что-либо нажать, сформировать внутри системы что-то, послать письмо.

2. События, которые происходит вне системы – в нашем случае, например, свидание.
Применительно к бизнесу, это любое действие, которое происходит вне системы, и результат, которого система без вашего минимального участия не может зафиксировать. Например, встреча, совещание, договоренность о чем-то.

В первом случае все просто. Если что-то произошло внутри системы, то она может это действие зафиксировать и на основание этого что-то сделать.

Во втором случае, нам нужно систему просто оповестить о том, что произошло.
Например, выполнить поставленную системой задачу, либо выбрать из предложенных системой вариантов.

Таким образом, получается все просто.

Весь процесс будет происходить автоматически. Все, что требуется сотруднику это просто совершать обычные действия, типа звонков, печати и т.д., а также выполнять поставленные задачи и отвечать, когда система спрашивает.

Для примера опишу часть процесса.

Вы получили согласие на свидание.
Система ставит вам задачу – “пойти на свидание и поцеловать”

После свидания я захожу в систему, чтобы завершить задачу, жму завершить, а система предлагает мне варианты.

Я ей указываю, что произошло и дальше она действует сама.

ОТШИЛА — система закрывает этот процесс.
УСПЕШНО ПОЦЕЛОВАЛ – система переводит процесс на этап “отношения” и ставит следующую задачу.
ХОРОШО, НО БЕЗ ПОЦЕЛУЯ – система ставит задачу “назначить свидание”.
НЕ ПОДХОДИТ МНЕ — система закрывает этот процесс.

Что такое автоматизация бизнес-процессов

28 мая 2018 | 4 мин

  • База знаний
  • Понятия и термины
  • Словарь email-маркетолога
  • Что такое автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов — это внедрение программной системы, выполняющей типовые процедуры по современным алгоритмам. Речь идет о составлении и выписке документов, контроле исполнения учетных, складских операций. Благодаря подобным нововведениям уровень работы предприятия качественно повышается.

Особенности автоматизации бизнеса

Разбираясь в том, что такое автоматизация бизнеса и что она дает, следует отметить следующие позитивные аспекты ее введения:

  • исключение рутинного и однообразного ручного труда;
  • информация обрабатывается и передается намного быстрее;
  • в едином информационном пространстве обслуживаются отдельные подразделения или все предприятие;
  • запрограммированные отчеты и документы составляются автоматически;
  • возрастает удобство оперирования базами данных, а работа становится более точной, полной и непротиворечивой;
  • подразделения или вся организация сводятся к единому комплексу, который объединяют регулярный стандартизированный документооборот и информационно-нормативная база.

Автоматизацию целесообразно проводить при наличии предпосылок к переходу или в том случае, если данный процесс неизбежен по причинам внутреннего либо внешнего характера. Она может происходить на разных уровнях:

  • Обеспечивающие процедуры. Меняется порядок исполнения типовых операций, к примеру, создания учетной и складской документации, отчетов, ведомостей, введения поправок и обновлений.
  • Функции. Речь идет о формировании решений, к которым применимы единые правила: создание складских заявок и схем поставок.
  • Бизнес. Внедрение электронного документооборота. Используется система аналитических показателей. В одном информационном пространстве для документов назначаются исполнители, сроки и контрольные действия. Мероприятия, касающиеся различных продуктов и проектов, соединяются в прослеживаемые цепочки. Благодаря этому контроль можно осуществить в любой момент времени с целью получения подробной информации касательно запланированной или сделанной работы. Доступна аналитика, по которой судят о прибыльности и эффективности реализованных операций.
Читайте также:  Десять секретов успешного обучения розничного персонала

Внедрение автоматизации бизнеса

Чтобы получить положительный эффект, необходимо не только потратиться на новое оборудование, но и ввести в рабочий процесс правильные изменения. Кроме программно-аппаратной перестройки проводятся организационные реформы. Во многом на их характер влияют цели и задачи компании.

Руководству стоит назначить ответственное лицо, которое будет от их имени справляться со следующими задачами:

  • анализ и постановка задач в специальном штабе;
  • составление бюджета проекта;
  • внедрение разработанных мер;
  • составление должностных инструкций для трудового коллектива;
  • перенос информации в базы данных новой платформы;
  • устранение недочетов, выявленных в ходе внедрения;
  • обучение персонала.

Это лишь общие обязанности. Нет единого списка, подходящего для каждой компании. В отдельных случаях возникают нестандартные действия, способствующие достижению намеченного результата.

Оценка этапов автоматизации бизнеса

Есть несколько стандартных этапов оценки объема работ:

  1. Изучение предприятия и постановка задач. Анализируются структура и деятельность компании, объем автоматизации, документооборот и учет, а также строение информационной системы. Составляется ТЗ.
  2. Создается предварительный проект и смета. Оценивается предположительный срок реализации намеченного плана, продумывается программное и техническое оснащение.
  3. Решаются организационные вопросы, подписывается договор. Утверждается точная техническая формулировка ТЗ, бюджет, вариант расчета, мероприятия по внедрению автоматизации, поставка, а также настройка аппаратуры. На реализацию данного этапа может быть потрачено от одного дня до нескольких недель. Многое зависит от размера компании и масштабности намеченных работ.
  4. Реализация проекта. Пишется программная часть, привозится и устанавливается оборудование, переносятся базы данных, запускаются новые рабочие процедуры. Проект поэтапно сдается. Программа может быть как трехдневной, так и растянуться на год.
  5. Завершающий этап. Подводятся итоги, обсуждаются условия поддержки нововведений. Проводится обучение персонала и окончательные расчеты.

Не имея конкретных данных о компании, сложно указать сроки реализации проекта. Прогнозы делают разве что по аналогии, опираясь на стандартный план автоматизации бизнес-процессов на похожем предприятии. Поэтому нельзя гарантировать безошибочность предварительной оценки стоимости и сроков.

Недостатки автоматизации бизнеса

Несмотря на огромное количество преимуществ, у данного подхода есть свои слабые стороны. Производственная система значительно усложнится и появится масса новых элементов, с которыми сотрудники компании могут быть незнакомы, так что придется потратить время на их обучение. Кроме того, от оборудования потребуется большая надежность.

Сложности могут появиться при переносе информации в новую базу данных. Эта процедура требует повышенного внимания, поскольку самая незначительная ошибка искажает учет.

Важна постоянная поддержка специалистов. В штате должен быть программист, обладающий специальными знаниями. Например, если автоматизируется бухгалтерия, то он должен быть в курсе действующего законодательства в данной области.

Стоит заметить, что данные неизбежные трудности носят временный характер и с лихвой окупаются преимуществами, которые в итоге приносит автоматизация. Со временем несовершенства информационной и финансовой баз сглаживаются, а работники привыкают к новому порядку работы.

Даже те, кто смотрел на нововведения с недоверием, осознают их удобство. При наиболее пессимистическом прогнозе экономический эффект заметен через несколько лет, а по среднестатистическим данным — куда раньше.

Восемь простых вопросов об автоматизации бизнеса

Что такое автоматизация бизнеса, как ее проводить и какие преимущества она дает компании

Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Или, что системы автоматизации – штука чрезвычайно дорогостоящая, и далеко не факт, что затраты когда-нибудь окупятся. Для этой статьи мы собрали вопросы, которые обычно задают предприниматели по поводу автоматизации, и подготовили на них понятные ответы.

Автоматизация бизнеса – что это такое

Автоматизация бизнеса – это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе. Также под автоматизацией подразумевают внедрение современных технологий там, где раньше они вообще не применялись.

В малом бизнесе автоматизацию применяют обычно в двух случаях:

  • в основных бизнес-процессах – это, к примеру, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами (она же — внедрение CRM);
  • в поддерживающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса – например, бухучет и отчетность.

Соответственно, мотивы и цели автоматизации могут быть разными – в первом случае это нужно, чтобы повысить доходность бизнеса, во втором – чтобы сократить затраты времени и денег.

Что из себя представляют системы автоматизации и как они устроены

Системы автоматизации — это те самые программы и сервисы, которые применяются для перехода от ручного труда к информационным технологиям. Иными словами, и сложная ERP-система, и «облачный» сервис для интернет-магазина – это система автоматизации.

Любая система автоматизации состоит из двух ключевых элементов: сбора (ввода) данных и предоставления собранной и обработанной информации в том виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному специалисту.

Например, если в систему внести информацию о контактах с потенциальными клиентами, затем указать, на какой стадии находятся переговоры с каждым из них, аккуратно вводить данные о результатах переговоров и о состоявшихся сделках, – то в хорошей системе автоматизации для управления продажами можно моментально получить «воронку продаж», а при накоплении некоторой статистики – и прогноз продаж в зависимости от того, насколько интенсивно сегодня поработали ваши менеджеры.

Чем больше и сложнее бизнес, тем больше нужно исходной информации и тем разнообразнее и детальнее должны быть итоговые отчеты.

Аналогично системы автоматизации работают и для других процессов. Руководитель моментально может получить информацию о состоянии дел в компании: сколько денег на счетах, сколько вы должны и сколько должны вам, какова структура расходов и рентабельность проекта, сколько «холодных» звонков сделали сотрудники, какова реальная эффективность каждого менеджера и т.д.

Зачем вообще нужна автоматизация, что она дает компании

Если вкратце, то правильно проведенная автоматизация позволяет делать следующее:

  • эффективно поддерживать оперативную деятельность – организовать учет и контроль;
  • быстро и правильно готовить документы для клиентов, подрядчиков и партнеров – от коммерческого предложения до акта сверки;
  • оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании;
  • оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников, разгрузив их от рутинной работы;
  • улучшить бизнес-процессы в компании;
  • минимизировать негативное влияние на бизнес «человеческого фактора»;
  • безопасно хранить информацию — каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;
  • улучшить скорость и качество обслуживания клиентов.

В небольшом бизнесе эти эффекты обычно заметны уже через несколько недель.

Какие бизнес-процессы можно и нужно автоматизировать

Обычно автоматизацию начинают с массовых трудоемких рутинных операций, с процессов, которые в наибольшей степени влияют на выручку и прибыль компании, или же с наиболее проблемных участков.

Во-первых, можно автоматизировать задачи, которые вручную выполнять очень трудоемко или вообще невозможно — учитывать розничный товарооборот, анализировать движение товаров, планировать денежные потоки, планировать и учитывать рабочее время, рассчитывать себестоимость и т.д.

Во-вторых, можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные рутинные операции (телемаркетологи, логисты, менеджеры по продажам и т.д.) или вообще снять определенные работы с сотрудников (например, настроить автоматическую синхронизацию данных о наличии товаров на складе и на витрине интернет-магазина).

В-третьих, можно использовать автоматизацию для того, чтобы «навести порядок в доме» — взять под контроль дебиторку, складские запасы, занятость сотрудников, выполнение ими нормативов по звонкам и встречам с клиентами и т.д.

Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы. По мере необходимости можно постепенно расширять масштабы автоматизации в своей компании. И создавать единую систему управления последовательно.

Читайте также:  Необоснованные запреты на фотосъемку: мифы и реальность

Главное, помнить о целях, ради которых была затеяна автоматизация. Автоматизация ради автоматизации — это пустая трата времени и ресурсов.

Как выбрать программный продукт для автоматизации

При выборе системы автоматизации вы можете пойти двумя путями: 1. Использовать типовой (коробочный) продукт. 2. Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.

Стандартное решение проще внедрить, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи — в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое относится и к облачным сервисам.

Выбор конкретной программы – дело довольно ответственное, необходимо будет проработать довольно существенный массив информации. Программных продуктов на рынке много, у каждого свои особенности и преимущества. Вы должны получить ответы на следующие важные вопросы:

  • какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать;
  • соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью;
  • возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику;
  • возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему, не прекращая ее эксплуатации;
  • насколько система проста и удобна в использовании;
  • возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами;
  • поддерживается ли работа системы на планшетах, смартфонах;
  • кто и как будет осуществлять техническую поддержку;
  • сколько стоит внедрение и поддержка.

Для ответа на эти вопросы целесообразно проконсультироваться с представителями вендоров (т.е. компаний-разработчиков ПО). Если есть возможность — пообщайтесь также с коллегами-предпринимателями, решающими похожие задачи; их опыт даст вам ценную информацию, которая поможет сделать выбор в пользу того или иного программного продукта.

Сколько стоит система автоматизации

Это риторический вопрос, и однозначного ответа на него не существует. Сколько стоит сделать ремонт? Можно сделать за 100 тысяч рублей, а можно за миллион, всё зависит от площади помещения, задач, качества материалов и т.д. Стоимость конкретного программного решения также будет зависеть от многих переменных: какие задачи предстоит решать с помощью системы, типовой это продукт или настраиваемый, какие ресурсы потребуются для внедрения, сколько рабочих мест будут подключены к системе и т.д.

Стоимость автоматизации складывается из нескольких составляющих:

  • стоимость самой системы (стоимость коробки или арендные платежи — в случае использования «облачных» приложений);
  • затраты на настройку системы и обучение персонала;
  • стоимость регулярного сопровождения.

К этому можно добавить непрямые затраты – например, затраты времени директора и ключевых пользователей на участие в проекте.

Как происходит внедрение системы автоматизации и как выбрать компанию-подрядчика

Внедрение — это процесс подгонки софта под бизнес и, отчасти, бизнеса – под софт.

Для простых задач или процессов «внедрение» будет заключаться всего лишь в установке софта на свой компьютер (или регистрацию в «облачном» сервисе) и вводе начальной информации. Сразу после этого можно начинать выписывать документы, заполнять базу клиентов или выдавать задания.

Для более сложных задач (например, расчет плановой рентабельности заказов в момент заключения сделки – для того, чтобы не сработать в убыток), возможно, потребуется доработать систему под те условия и практики, которые сложились в компании. В правильно выбранной системе обычно поддерживается какой-то типовой процесс для подобной задачи. Но на практике каждая компания имеет свою методику. Вот эту специфику в процессе внедрения и потребуется отразить.

Внедрение можно выполнить своими силами или пригласить специалистов. Но не стоит надеяться, что подрядчик сделает всё в лучшем виде без вашего участия; ключевые сотрудники и руководство компании должны будут активно участвовать практически на всех этапах, от того, чем глубже вы погрузитесь в процесс внедрения, во многом будет зависеть успех проекта.

Выбирать партнера по внедрению нужно примерно так же, как бригаду для ремонта квартиры. Проведите мониторинг рынка и выявите компании, чьи компетенции достаточны для решения ваших задач, а условия оптимальны по соотношению «цена/качество». Крайне желательно, чтобы у вашего потенциального партнера был сертификат соответствия системы управления качеством международному стандарту ISO 9001:2008. Проведите встречи со специалистами компаний из этого шорт-листа (в том числе обязательно пообщайтесь с сотрудником, который будет сопровождать ваш проект). Изучите портфолио, обратив особое внимание на то, имеет ли подрядчик опыт успешного внедрения системы автоматизации в компаниях, чья специализация и сфера деятельности совпадают с вашими. Целесообразно также пообщаться с первыми лицами этих компаний и узнать их мнение о вашем потенциальном партнере – успешно ли прошло внедрение, довольны ли результатами работы, качественно ли организован гарантийный сервис, с какими трудностями столкнулись и т.д.

Также при выборе подрядчика имеет смысл использовать принцип соразмерности: если у вас небольшая компания, то целесообразно вести дела также с небольшой фирмой – все согласования будут проходить быстрее, по спорным вопросам с равным партнером договориться проще и т.д.

Каковы риски при внедрении системы автоматизации

Конечно, при внедрении системы автоматизации существуют определенные риски – от срыва сроков и превышения бюджета, до сопротивления персонала и необходимости изменения отдельных бизнес-процессов под требования системы. Но большинства проблем можно избежать, если правильно определить задачи, требующие автоматизации, качественно провести мониторинг существующих программных продуктов и вдумчиво подойти к выбору партнера по внедрению. Также важным условием успешной реализации проекта является личное участие первого лица компании/владельца бизнеса, в этом случае риски «получить не то» существенно снижаются.

Что касается сопротивления персонала, то здесь очень важно, с одной стороны, провести качественную работу по разъяснению выгод и преимуществ автоматизации для компании и всех работников, а с другой – создать у всех сотрудников, включая топ-менеджмент, твердое ощущение неизбежности изменений. Если будут происходить случаи срыва каких-то процессов, необходимо по горячим следам разбираться и устранять препятствия. Хорошим инструментом внедрения является поощрение сотрудников за вовлеченность в проект и за некие этапные достижения, это поможет добиться лояльности остальных членов команды.

Зачем нужна автоматизация бизнеса?

Автоматизация бизнеса – это перекладывание всех рутинных задач на плечи компьютера. Все процессы, проходящие в компании, упорядочены в одну единую систему.

Современная бизнес-среда очень динамична. Для успешного ведения бизнеса и оперативного принятия точных и взвешенных решений требуется эффективный управленческий учет.

Автоматизированные информационные системы, доступные компаниям на сегодняшний день, позволяют получать четкие и достоверные данные о деятельности сотрудников всех уровней, о главных задачах и целях, а также отчетность о прогрессивности их выполнения, на основании которых можно проводить любой подробный анализ ситуации на предприятии в целом или каждого процесса отдельно.

Главная цель внедрения автоматизации бизнеса в работу компании – оптимизация деятельности и, как следствие – рост финансовых показателей. Это достигается:

  • максимально эффективной организацией структуры и методов управления бизнесом;
  • отказом от устаревших методик и схем;
  • внедрением современных технологий, способных качественно и быстро повлиять на развитие сильных сторон деятельности, а так же укрепить более слабые ее области.

Так зачем нужна автоматизация бизнеса? Рассмотрим 5 веских причин, почему автоматизация в любой компании – это важно.

Процесс внедрения

Для внедрения программ управленческого учета руководителю или владельцу компании необходимо определиться с областью, где она требуется: отдел продаж и клиентская база (CRM-система), складской учет, корпоративная система связи между отделами (ERP-система), программа по работе с дисконтными картами и другое.

Далее составляется модель функционирования вашего предприятия для понимания ваших внутренних процессов. С учетом этой модели, особенностей бизнес-процессов компании и ваших пожеланий разрабатывается архитектура новой программы. И на выходе вы получаете такой программный продукт, который полностью удовлетворяет потребностям компании, высвобождая ресурсы для развития и увеличения продаж.

Автоматизация бизнеса – это просто. Вы всегда можете заказать бесплатную демо-версию, чтобы протестировать удобство и функциональность программного обеспечения, а также обратиться к нам за консультацией.

Ссылка на основную публикацию