Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Аутсорсинг для малого бизнеса – в чем выгода?

Бизнес на предоставлении аутсорсинговых услуг

Аутсорсинг — это бизнес, основанный на получении дохода от предоставления услуг другим коммерческим предприятиям. Зачастую у компаний возникает потребность в привлечении сторонних специалистов, чтобы возложить на них выполнение определенных задач. Именно этим и занимаются сотрудники аутсорсинговых фирм — предоставляют услуги по дополнительному управлению бизнесом.

Выгоды аутсорсингового бизнеса

В настоящее время аутсорсинговые компании считаются легким бизнесом. За рубежом такая сфера предоставления услуг уже давно освоена и пользуется большим спросом как у огромных компаний, так и у небольших предприятий. На отечественном рынке этот бизнес только развивается и является одним из перспективных направлений на данный момент.

В чем заключаются выгоды аутсорсингового бизнеса?

  1. Концентрация на основной деятельности. Выбираю услуги фирмы, компания заказчик получает больше времени и средств на исполнение своих первостепенных задач.
  2. Качество. Компетентные сотрудники аутсорсинга выполнят свою функцию лучше штатных работников, так как они имеют более профессиональную подготовку.
  3. Уменьшение расходов. В отличие от постоянных кадров, которые получают ежемесячную зарплату, найм специалистов фирмы имеет одноразовый и менее оплачиваемый характер.
  4. Контакты. Такое сотрудничество расширяет сеть деловых связей и число потенциальных партнеров.
  5. Страховка. Руководители предохраняют свой бизнес от ошибок. Аутсорсинговая фирма берет на себя всю ответственность за качественное выполнение задачи.

Чем занимаются аутсорсинговые компании?

Чаще всего, это второстепенные задачи компании, без которых не получится сохранять оптимальное функционирование. Их можно разделить на две группы: производственный аутсорсинг (в этом случае фирме на выполнение передаются некоторые производственные процессы) и аутсорсинг бизнес-процессов (ведение других процессов компании).

Открывая аутсорсинговую фирму нужно определиться с направлением предлагаемых услуг. Выбирая профиль, опирайтесь на востребованность и сложность задач. Стоит начать с одного направления, постепенно расширяя ассортимент услуг.

Выгоды аутсорсинга

Открытие аутсорсинговой компании с нуля в данный момент не представляет особой сложности. Постепенно завоевывая отечественный рынок, эта деятельность зарекомендовала себя своими положительными сторонами, среди которых:

  1. Относительно небольшие вложения для открытия дела;
  2. Высокий уровень рентабельности и доходности уже на ранних этапах;
  3. Простота управления и организации;
  4. Большой спрос на предлагаемые услуги;
  5. Отсутствие серьезной конкуренции;
  6. Возможность заниматься как ИП, так и открыть ООО;
  7. Широкий выбор занимаемой ниши.

Виды аутсорсинговых компаний

Основными виды предоставляемых услуг являются:

  • Учет бухгалтерии;
  • Юридические услуги;
  • Исполнение логистических расчетов;
  • Поиск и подбор кадров;
  • Обеспечение IT-сервиса;
  • Клининг (поддержание санитарно-гигиенических норм, технического обслуживание и бытовой безопасности);
  • Продажа товара и его реализация;
  • Маркетинг и рекламирование;
  • Менеджмент;
  • Печать полиграфии и работа с офисной документацией;
  • Управление контакт-центрами (call-центрами).

Как открыть аутсорсинговую компанию?

Бизнес-план аутсорсинга предусматривает несколько важных особенностей, от которых зависит вся деятельность предприятия.

Регистрация

Чтобы открыть аутсорсинговую компанию с нуля требуется регистрация с открытием учета в налоговой службе и Пенсионном фонде. Выбираете подходящее название в зависимости от направления агентства и форму предприятия (ИП или ООО).

Материально-техническая база

Для открытия потребуется совсем немного инвестировать в материальное обеспечение предприятия:

  • Аренда просторного офиса (желательно в бизнес-центре города);
  • Если потребуется, провести ремонт в помещении для придания ему презентабельного вида;
  • Закупить офисную мебель;
  • Обеспечить сотрудников персональными ПК, копировальной техникой, канцелярскими принадлежностями;
  • Наладить телефонную связь, хороший Интернет и приобрести необходимое программное обеспечение.

Персонал

Требуется подобрать квалифицированных работников, которые будут выполнять задачи на профессиональном уровне. От того насколько хорошо они подготовлены зависит “доброе имя” фирмы и доверие клиентов.

Советы по управлению:

  1. Для начала лучше заняться одним видом деятельности узкой направленности. Хорошо подойдет то, в чем вы сами неплохо разбираетесь.
  2. Проводить постепенное развитие, со временем расширяясь;
  3. Особое внимание уделять составлению договора. Не пренебрегайте консультациями. Практически идеальным решение будет нанять штатного юриста для такой работы.
  4. Ответственно подойти к рекламному продвижению. От этого зависит сколько клиентов обратятся к Вам за услугами;
  5. Презентабельное обустройство офиса. Желательно разделить его на помещения для приема клиентов и работы специалистов. Хороший офис вызывает доверие и привлекает новых клиентов;
  6. Тщательно обдумайте название. Это лицо компании. Оно может быть любым, но лучше выбрать что-то запоминающееся и благозвучное, подходящее к профильному вектору агентства.

Рекламная кампания

Доход и развитие агентства целиком зависит от количества клиентов. В первое время желательно заручится доверием нескольких постоянных клиентов, которые будут постоянно обращаться в компанию за услугами

Рекламирование поможет быстрее добиться окупаемости бизнес-проекта. Для этого можно использовать такие методы:

  • Использование газетной и телевизионной рекламы;
  • Печать полиграфии для распространения между клиентами (брошюры, визитки, плакаты);
  • Открыть веб-сайт фирмы. На нем должны быть каталог продаваемых услуг, подробное описание компании, её преимущества и клиентский сервис (страница с отзывами, информационная поддержка);
  • Размещение рекламы в Интернете о себе на различных ресурсах, форумах и в социальных сетях;
  • Продвижение за счет клиентов. Довольные качеством клиенты обязательно посоветуют услуги фирмы своим знакомым и партнерам.

Франшиза в аутсорсинге как альтернативный вариант

Использование торговой марки уже известного бренда — это суть покупки франшизы. Например, как открыть аутсорсинговую компанию по бухгалтерскому учету с уменьшенным риском? Компания собственник предоставляет налаженную схему работы, широкую клиентскую базу и раскрученный бренд. Можно сказать, что вы покупаете готовый бизнес-план аутсорсинговой компании, где все мельчайшие детали уже предусмотрены. Остается только использовать готовый инструмент получения прибыли.

Бизнес аутсорсинг безусловно пользуется спросом и является одним из очень перспективных направлений для открытия собственного дела. Не требуя больших затрат на открытие, при правильном управлении и поддержании хорошей репутации, можно достигнуть значительных показателей уже через год работы. А так как эта сфера деятельности пока еще не полностью освоена отечественным рынком, есть возможность занять свою нишу и приступить к постепенному развитию успешного бизнеса.

Медиа

Нужен ли малому бизнесу аутсорсинг?

17 апреля представители бизнес-сообщества Кемерова встретились за круглым столом «Аутсорсинг для малого бизнеса: в чём выгода».

Как считает Андрей Федосеев, бизнес-консультант, управляющий партнёр программы «Знай наших!», аутсорсинг приобретает актуальность уже потому, что для рентабельного решения многих задач требуются особые компетенции, которыми обладают лишь эксперты, узкие специалисты в своей области. Таких людей по определению немного. «Любая экспертная позиция, которая позволяет оказывать компетентные услуги, формируется от 5-ти до 7-ми лет. Человек, который проработал в своей области меньший срок, не может считаться профессионалом», – утверждает Андрей Федосеев.

По его мнению, для малого бизнеса переход к использованию аутсорсинговых услуг является естественным и неизбежным уже потому, что это становится единственной возможностью развития в условиях конкуренции с крупным бизнесом, федеральными игроками рынка. «Мы проигрываем федеральным компаниям, которые могут использовать высокотехнологичные ресурсы», – полагает Андрей Федосеев. Поэтому, если те или иные специалисты и аутсорсинговые компании для отдельных предпринимателей являются чрезмерно дорогостоящими, значит, малому бизнесу нужно покупать их вскладчину. По сути, как подчеркнул Андрей Федосеев, это возврат к кооперации, незаслуженно забытому способу совместного хозяйствования, которому он даёт такое определение: «Кооперация – это организационная механика, позволяющая хозяйствующим субъектам взаимодействовать между собой на основе оказания тех или иных услуг».

Однако переход к кооперации и аутсорсингу возможен только тогда, когда предприниматель хорошо понимает всю цепочку создания стоимости своего товара или услуги. Одни из звеньев этой цепочки для предпринимателя максимально рентабельны, а другие существуют только для того чтобы поддерживать следующее звено рентабельности. «Аутсорсинг построен на том, что компания стремится накопить компетенции в ключевых местах создания стоимости», – объяснил Андрей Федосеев. Именно в этих ключевых точках возникают конкурентные преимущества компании. А вот непрофильные функции становится выгодней отдать на аутсорсинг. И особенно это касается среднего и малого бизнеса.

В современном мире, чтобы реализовывать комплексные высокотехнологические решения нужна суперконцентрация компетенций и людей. Соответственно профессионалы объединяются в команды, позволяющие решать комплексные задачи, вести профессионально интересные проекты и экономить на постоянных издержках. Поэтому квалифицированные кадры переходят в аусорсинговые компании, которые оказывают услуги сразу нескольким клиентам. Таким образом, как говорит Андрей Федосеев, «на рынке b2b-услуг происходит закрепление сфер ответственности». По его словам, «аутсорсинг – современная форма концентрации производственных компетенций», которые можно «арендовать» по мере необходимости.

Сегодня это наиболее заметно проявляется для малого бизнеса в аусорсиге бухгалтерских услуг. Как заметила Елена Скворцова, директор Центра иностранных языков «Лингва-Терра»: «Многие компании малого и среднего бизнеса сталкиваются с трудностями в поиске сотрудника, который бы обладал квалификацией и практическим опытом работы в российском бухгалтерском и налоговом учёте, МСФО, финансовом контроллинге, внутреннем аудите, управленческом учёте и бюджетировании. Но нанимать на работу такого специалиста не имеет финансовой и практической выгоды из-за отсутствия большого объёма работы, как в крупных компаниях. Поэтому естественно обращение в аутсорсинговые фирмы, которые имеют в своем составе специалистов с соответствующей квалификацией, и которые могут параллельно обслуживать несколько клиентов. Таким образом, каждый из предпринимателей-заказчиков оплачивает только часть времени финансового специалиста, что снижает расценки на услуги для каждой отдельно взятой компании».

С тем, что аусорсинг является единственным способом развития для малого бизнеса, особенно в небольших городах, таких, как Кемерово, согласился и предприниматель Василий Бочкарев. По его мнению, переход на аутсорсинг – это процесс, к которому, так или иначе, приходят все, потому что с течением времени благодаря развитию рынка аутсорсинговые услуги становятся все более эффективными. «Мы можем привести пример нашей компании. Изначально у нас была собственная охрана, программисты, рекламный отдел. На сегодняшний день большая часть этих функций передана на аутсорсинг. Это более выгодно, поскольку чётко прописано, какую ответственность они несут, и каковы гарантии качества», – рассказал Василий Бочкарев. По его словам, создать эффективно работающий непрофильный отдел в своей компании достаточно сложно.

Читайте также:  Общение в сети: как настроить связь с клиентами

Как заметил в ходе обсуждения Сергей Юнгблюдт, генеральный директор УК «Кузбасская сервисная компания», одной из причин обращения бизнеса к аутсорсингу является усиление конкуренции на рынке. «Чем конкуренция выше, тем ниже маржа», тем важнее управленцу понимать структуру своих затрат. Но, по его словам, не всегда можно точно определить затраты на тот или иной процесс, поскольку помимо прямых затрат есть ещё и накладные, которые не все и не всегда могут учитывать. «Для содержания бухгалтерии, например, нужен снабженец, который будет покупать бумагу, нужен кадровик, нужен компьютерщик, который сможет настроить работу системы и т.п.», – объяснил гендиректор «Кузбасской сервисной компании». Поэтому, по его словам, для того, чтобы получить прозрачность расчётов и чёткую сумму затрат, компании переходят на аутсорсинг, благодаря чему появляется возможность управлять затратами.

Доверие и профессионализм

Если в аутсорсинге столько плюсов, то почему же на деле возникают постоянные проблемы, а некоторые предприниматели, даже чувствуя необходимость и имея желание вынести некоторые функции на аутсорс, всё же, в конце концов, останавливаются на развитии собственной службы? По словам Натальи Корчугановой, генерального директора агентства недвижимости «Рикон-Панацея», в Кузбассе во многих отраслях, например в области подбора кадров, аутсорсинговые компании в настоящее время не могут предоставить услуг необходимого качества. И здесь, как выяснилось из обсуждения, содержится целый набор проблем присущих местному (а, может, и не только ему) бизнес-сообществу.

Основная – неумение ставить адекватные и измеримые цели перед внешним исполнителем, которую следующим образом обозначил в своём выступлении Антон Крючков, управляющий партнер Центра правовой поддержки «ЮрИнвест»:

Чем более точно Вы определите цели вашего сотрудничества, тем более эффективно будет Ваше взаимодействие с внешним партнёром.

Чёткая постановка задач, установление критериев их выполнения и точек контроля позволяет избежать многих проблем. Поэтому Антон Крючков рекомендует заказчикам зафиксировать цели и задачи взаимодействия в письменном виде – это может быть если не полноценный договор на оказание услуг, то хотя бы электронная переписка. По его словам:

Часто проблемы возникают из-за того, что на этапе предварительных договорённостей что-то упускается из виду».

Кстати, при постановке задач, нужно также понимать, какого уровня услугу вы собираетесь заказать. По его словам, по сути их три, в зависимости от опыта, уровня мастерства и качества выполняемых функций: «TOP» или «Мозги», «Экспертиза» и «Рутинная работа» или «Ноги». Соответственно, различается и уровень задач, и размер оплаты. И главное, как подчёркивает Антон Крючков – это доверие между партнёрами:

Залог успеха в работе с внешним исполнителем, особенно по проектам категории «TOP» является доверие». И зачастую именно отсутствие доверия не позволяет предпринимателям отдавать на аутсорс задачи категории «ТОР», то есть привлекать «Мозги».

Но доверие – это результат длительных отношений и успешной профессиональной практики, оно не рождается на пустом месте и не живёт обособленно от общих проблем бизнеса. Если уровень предоставления услуг и профессионализм отдельных представителей рынка такой, что кажется «дешевле сделать самому», то о каком аутсорсиге может идти речь? Кроме того, первоначальный выбор ограничивает недостаток информации об успешных практиках и опять же степень доверия к источнику информации. Поэтому перспективы развития аутсорсинга в регионе неотъемлемо связаны с повышением общего профессионализма бизнеса, а также координацией усилий предпринимательского сообщества для решения таких важных задач, как подготовка кадров или продвижение в молодежной среде понимания специфики работы в компаниях малого бизнеса, возможностей и ограничений предпринимательства.

По мнению Натальи Корчугановой, «хотя будущее малого и среднего бизнеса – это как раз сфера услуг, однако молодые люди не хотят идти на такую работу», в их понимании успешная профессиональная деятельность никак не связана с малым бизнесом. И это общая проблема, а не вина молодёжи, у которой нет ни соответствующего образования, ни соответствующих образцов такого пути достижения успеха. В связи с этим отсутствие понимания того, что для достижения этого профессионализма необходимо много и долго работать, а не просто «устроиться на хорошую работу», и поэтому они просто не дорастают до уровня профессионалов. И если ничего сегодня не предпринимать, то, как заметила Наталья Павловна, «через 3-5 лет некому и не с кем будет работать».

Бухгалтерский аутсорсинг для малого бизнеса. Все плюсы и минусы услуги.

Аутсорсинг — что это такое?

Многие уже слышали об аутсорсинге, но не все знают, что это такое. Современный экономический словарь определяет аутсорсинг (от англ. «outsourcing»), как передачу традиционных неключевых функций организации (таких, например, как бухгалтерский учет или рекламная деятельность) внешним исполнителям — аутсорсерам, субподрядчикам, высококвалифицированным специалистам сторонней фирмы.

В российском законодательстве данный термин отсутствует. При этом Федеральный закон № 129-ФЗ от 21.11.1996 «О бухгалтерском учете» предоставляет право организациям «передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;» (подп. «в», п. 2 ст. 6). Подобная услуга позволяет предпринимателям сконцентрироваться на своем бизнесе, а сопутствующие или эпизодически возникающие бизнес-процессы передать специализированной организации. На аутсорсинг чаще всего передаются такие функции: ведение бухгалтерского учета, обеспечение работы офиса и поддержка компьютерной сети, переводческие, кадровые и рекламные услуги и т.д. Объем услуг прописывается в гражданско-правовом договоре между предпринимателем и аутсорсером, который заключается на срок от нескольких месяцев до нескольких лет. При этом нанятые специалисты-аутсорсеры остаются юридически независимыми от организации-нанимателя.

В России аутсорсинг, в том числе бухгалтерский, — относительно новый вид услуг. Изначально его использовали в основном иностранные организации, компенсируя незнание российского законодательства. В период мирового финансового кризиса аутсорсинговые услуги получили особое распространение, особенно среди предприятий малого и среднего бизнеса, так как позволяют сократить затраты и сделать бизнес более мобильным.

Основные услуги в рамках бухгалтерского аутсорсинга:

  • ведение бухгалтерского и налогового учета,
  • анализ финансово-хозяйственной деятельности организации и оптимизация налогообложения,
  • оформление перехода на упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности (при необходимости),
  • составление трудовых договоров с наемными работниками и регистрация их в ИФНС и внебюджетных фондах,
  • осуществление по системе «Банк-клиент» всех необходимых платежей,
  • восстановление бухгалтерского учета (в том случае, если он в течение какого-то времени не велся),
  • составление и сдача годовой отчетности,
  • представление интересов во внебюджетных фондах и государственных органах,
  • консультирование по вопросам законодательства,
  • информирование об изменениях в налоговом законодательстве.

Главная цель бухгалтерского обслуживания — повышение надежности и эффективности бизнеса посредством таких бухгалтерских услуг:

  • устранение ошибок в налоговом и бухгалтерском учете
  • снижение налоговых рисков
  • минимизация уплачиваемых налогов
  • повышение надежности бухгалтерского учета.

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга

1. Сокращение издержек.

Услуги аутсорсеров стоят намного дешевле, чем содержание в штате собственного персонала.

2. Отсутствие необходимости организации рабочего места для специалиста и аренды офиса.

Большинство предпринимателей, особенно тех, кто занимается торговлей, не арендуют офис. Обычно они имеют в штате одного — двух продавцов, и резона арендовать офис, организовывать рабочее место и брать в штат бухгалтера, как отдельную штатную единицу, для ведения учета им нет.

Рассмотрим средние затраты предпринимателя на содержание одного штатного бухгалтера и его рабочего места в месяц:

  • средний оклад специалиста — 65 000 рублей.
  • единый социальный налог (30,02%) — 19 513 рублей.
  • аренда площади для рабочего места (6 кв.м. на 1 человека) — 6000 рублей.
  • техническое сопровождение рабочего места (компьютер, телефон, бухгалтерская программа, справочно-правовая система) — 7000 рублей.
  • Итого: 97 513 рублей.

Кроме того, работодатель несет единовременные затраты на компьютер, бухгалтерскую программу, справочно-правовую систему (Консультант+, Гарант) — от 30 000 до 45 000 рублей.

В то же время услуги аутсорсинговой компании обойдутся предпринимателю в значительно меньшую сумму — в среднем от 4000 до 10 000 рублей в зависимости от вида деятельности, количества нанятых сотрудников, используемых кассовых аппаратов и расчетных счетов. В «Налоговой Консультации «Гарантия» бухгалтерский аутсорсинг стоит от 1 500 рублей.

3. Высвобождение необходимых для развития бизнеса ресурсов.

Обращение к аутсорсеру позволяет организации высвободить необходимые для развития бизнеса временные, людские и иные ресурсы.

4. Более квалифицированные специалисты.

По роду своей деятельности работники специализированной организации ежедневно сталкиваются с нестандартными ситуациями, получают опыт работы с широчайшим спектром проблем в различных отраслях предпринимательской деятельности и регулярно повышают квалификацию в учебных учреждениях.

Владельцы предприятий малого и среднего бизнеса в основном нанимают внештатных бухгалтеров по первичной бухгалтерии на подставки. Конечно, такие специалисты не имеют должного уровня квалификации, что зачастую приводит к ошибкам в учете.

Благодаря данному преимуществу использование услуг аутсорсинговых организаций удобно для предпринимателей, ведущих несколько видов деятельности, а также работающих в областях экономики с динамично меняющимися нормами законодательства. Иметь в штате бухгалтера, разбирающегося в нескольких сферах бизнеса, очень накладно. При сотрудничестве со специализированной организацией такой проблемы не возникает.

5. Передача ответственности.

Важной особенностью деятельности всех добросовестных аутсорсинговых компаний является несение ответственности за переданный им участок работы на период действия договора. То есть, если в течение года сторонняя организация ведет бухгалтерский и налоговый учет предпринимателя, то и по истечении срока сотрудничества данная организация будет нести ответственность за все те документы и действия, которые были сделаны в период действия договора.

Читайте также:  Торговое оборудование для магазина игрушек

Перед тем, как заключить договор со специализированной компанией стоит обратить внимание на наличие у нее сертификата страхования (а также сумму страхования и размер франшизы — то есть объем несения ответственности за свои действия в отношении заказчика). В случае возникновения противоречий между заказчиком и исполнителем, порядок и размер возмещения ущерба исполнителем и страховой компанией определяются в судебном порядке исходя из размеров суммы страхования.

Минусы бухгалтерского аутсорсинга

1. Предприниматель доверяет всю информацию о бизнесе сторонней организации, поэтому перед заключением договора следует убедиться в надежности и чистоте репутации аутсорсера.

2. Отсутствие полного контроля над деятельностью сторонних специалистов.

В договоре на бухгалтерское обслуживание обязательно должен быть отражен порядок отчетности исполнителя перед заказчиком, что позволит предпринимателю контролировать оперативность и корректность действия аутсорсера.

3. Во избежание попадания информации о бизнесе в недобросовестные руки, а также возникновения ошибок в учете и соответствующих последствий аутсорсинговую фирму всегда стоит выбирать, опираясь на рекомендации знакомых, уже пользовавшихся ее услугами. А также оценивать ее опыт работы, наличие постоянных клиентов, дипломов, сертификатов (в том числе страхования ответственности).

Также по возможности стоит познакомиться лично со специалистом, который будет вести организацию, узнать о его квалификации и опыте работы.

Порядок взаимодействия с аутсорсером

После заключения договора на бухгалтерское обслуживание, предприниматель передает компании-исполнителю все бухгалтерские документы (или их копии по почте, в электронном виде):

  • счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, кассовые чеки;
  • банковские выписки;
  • договора купли-продажи, поставок и услуг;
  • первичные документы по кассе;
  • первичные документы для формирования авансовых отчетов;
  • трудовые приказы и договора;
  • первичные документы по приобретенным основным средствам;
  • первичные документы по приобретенным материалам.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа;
2. дату составления документа;
3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
4. содержание хозяйственной операции;
5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
7. личные подписи указанных лиц.

Кроме составляемых в организации множество документов поступает извне: из банка, от поставщиков и др. Все они необходимы для ведения бухгалтерского учета.

Для передачи организации-аутсорсеру следует сгруппировать все документы по видам (банковские, кассовые, товарные накладные, счета) и расположить их хронологически в порядке убывания.

Все данные, содержащиеся в первичных документах предпринимателя, являются коммерческой тайной и разглашению не подлежат.

В специализированной организации по документам проводится проверка в электронных базах 1С. По окончании отчетных периодов необходимые документы (по «нулевой» или квартальной отчетности) подписываются предпринимателем и сдаются в установленном законодательством порядке в налоговые органы и внебюджетные фонды. После сдачи отчетности, обычно в апреле — мае, составляется общий реестр всех документов, переданных заказчиком за год, который отдается ему обратно вместе с их описью.

Если предприниматель временно не вел учет и не сдал бухгалтерскую отчетность, он может быть оштрафован по статье 119 НК РФ «Непредоставление налоговой декларации» и по статье 15.11 КоАП РФ «Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности», кроме того, банковские счета организации могут быть арестованы, деятельность приостановлена. Все эти меры могут иметь просто катастрофические последствия для бизнеса.

Кстати, как раз столкновение с контролирующими органами (когда руководитель предприятия остается один на один с проблемами и несет за действия внештатного сотрудника полную ответственность) по причинам ошибок в уплате налогов является одной из частых причин обращений предпринимателей в аутсорсинговые бухгалтерские организации.

Аутсорсинговые бухгалтерские компании при своевременном обращении предпринимателей оказывают «скорую» помощь по борьбе с подобными проблемами и полностью восстанавливают документооборот и бухгалтерский учет, что позволяет избежать неприятных последствий.

Стоит отметить, что ответственность за последствия непредоставления или несвоевременного предоставления аутсорсеру первичных документов, полностью несет сам предприниматель.

Стоимость бухгалтерского аутсорсинга

Расценки на каждый вид работ по внешнему бухгалтерскому обслуживанию строго регламентированы. Существуют льготы и скидки при проведении работ комплексно, при пролонгации договоров на следующий год, при ведении учета по упрощенной системе налогообложения, на сопутствующие услуги по страхованию и предоставлению аудиторского заключения. Чтобы определить стоимость бухгалтерского обслуживания, необходимо провести экспертизу состояния бухгалтерского учета клиента. Выделяют несколько факторов, которые оказывают влияние на окончательную стоимость ведения бухгалтерского учета:

  • количество хозяйственных операций,
  • вид деятельности,
  • степень участия персонала клиента в совместной работе.

В зависимости от объема оказываемых услуг и состояния учета на момент заключения договора, выделяют:

  • «нулевой» тариф для вновь созданных организаций,
  • базовый тариф для заказчиков стандартного набора услуг,
  • тарифы для организаций, заказывающих дополнительные услуги, вне рамок бухгалтерского обслуживания.

Отношение к аутсорсингу год от года в России меняется в сторону увеличения объемов использования данных услуг. Законодательные нормы обновляются все быстрее, цены растут, условия ведения бизнеса усложняются, а аутсорсинг по-прежнему облегчает жизнь предпринимателей.

В бизнесе время — деньги. Аутсорсинговые компании сберегают для предпринимателей и то, и другое.

Аутсорсинг услуг для бизнеса: кому выгодно и сколько стоит

Отказываются от услуг штатных исполнителей в пользу специализированных компаний не только мелкие фирмы. В качестве классического примера приводят компании IKEA и NOKIA. Шведский мебельный гигант сотрудничает более чем с 2 500 сторонними организациями для оформления бухгалтерской отчетной документации. По зарубежным исследованиям, еще четверть века назад удельный вес компаний в США, передающих по аутсорсингу производственные или сервисные операции, составлял 86%.

Какие функции отдают

Аутсорсинг (англ. Outsourcing) — передача по договору непрофильных функций компании внешним исполнителям, специализирующимся на реализации этих конкретных видов услуг. Традиционно в Новосибирске чаще используют услуги бухгалтеров, системного администрирования, юристов и рабочего персонала: охранников, уборщиц, кассиров. В последнее время на аутсорсинг отдают функции маркетологов, pr-менеджеров, операторов колл-центров, рекрутеров.

По словам Рады Малышевой, управляющего директора компании APRA, пока услуги аутсорсинга маркетинга развиты достаточно слабо, по сравнению с аутсорсингом бухгалтерских или IT-услуг. «Далеко не все компании регионального масштаба задумываются о необходимости маркетолога в принципе. Это сегодня своего рода не необходимость, а роскошь. Как правило, сегмент ограничен компаниями, находящимися в условиях активной конкуренции, либо на переломном этапе развития — создание нового продукта, выход на новые рынки».

Алла Рауд, директор компании «Маркетинг-под-ключ.рф»:

— В интернет-маркетинге на аутсорсинг часто отдают разработку сайтов, исследования в интернете конкурентов, рынка, спроса и потребителя, настройку рекламных каналов. А более продвинутые заказчики привязывают работу к ЛИДам (заявкам), показателям SaaS (стоимостные оценки клиентов). Ценообразование зависит от времени, которое будет потрачено на поиск и подтверждение гипотез для продвижения, на прирост в лидах (заявках), на командную работу. В нашем случае метаморфозы продвижения в интернете могли случаться и через 2 недели командной работы и затраты на наши услуги окупались. А был пример, когда затраты начали окупаться только после 3 месяцев активных тестов, трафика, аналитики поведения посетителей.

Чем выгодно

Системы передачи определенных функций на откуп сторонним исполнителям имеют для компании-заказчика довольно много плюсов. К ним относят: сокращение фонда зарплат по сотрудникам, налогов на эти зарплаты, трат на обучение работников (скажем, повышение квалификации бухгалтеров). Аутсорсеры не ходят на больничный и в отпуск, не опаздывают и не сидят в рабочее время в социальных сетях.

Кроме экономии на персонале, к плюсам аутсорсинга стандартно относят экономию на оборудовании рабочего места и арендной плате за него. Скажем, в Новосибирске эта статья затрат (аренда в месяц + стоимость мебели и оборудования, разделенная на количество месяцев полезного использования) составит порядка 2,5 тыс. руб. в месяц. К этому надо добавить необходимость установки 1С, программ передачи электронной отчетности. Юлия Шаройкова, руководитель аутсорсинговой компании «Умный совет» оценивает итоговую экономию порядка 15-20 тыс. руб в месяц. В бухгалтерском аутсорсинге есть некая сезонность. «Основной приток клиентов происходит в период годовой отчетности», — комментирует Юлия.

Менее очевидные плюсы аутсорсинга — возможность доступа к практикам, опыту и знаниям провайдера. «За счет специализации глубина и объем профильных компетенций провайдера значительно выше рядового бухгалтера», — комментирует Елена Сазонова, учредитель компании «Профи». Также отмечают перспективы повышения финансовой эффективности бизнеса (оптимизация налогов, бюджетирование) и перенос рисков на провайдера (штрафы за несданные отчеты и неправильно оформленные декларации).

Юлия Шаройкова, руководитель аутсорсинговой компании «Умный совет»:

— Очень важным критерием выбора компании-провайдера я считаю отзывы клиентов, желательно знакомых. То есть «сарафанное радио». Вторым критерием я бы отметила квалификацию руководителя компании: является ли он профессиональным бухгалтером и имеет ли действующий аттестат. Третий критерий — ощущение от личной встречи: понравился ли Вам бухгалтер, ответил ли на все Ваши вопросы, заинтересовал ли он Вас. Необходимо, чтобы клиент и бухгалтер понимали друг друга и им было легко общаться. В принципе Вы выбираете сотрудника для себя, следовательно критерии выбора при собеседовании тоже подойдут для выбора компании по бухгалтерскому обслуживанию.

Все эти же плюсы переносимы и на другие специальности, с добавлением определенных нюансов. Скажем, для непрофессионала свой программист или системный администратор в штате — это головная боль при отборе и контроле, поскольку у управленца нет достаточного уровня знаний для проверки качества работ. Также страдает оценка трудозатрат, где возможно лукавство со стороны исполнителя. Часто программисты, как и системные администраторы, являются специалистами по одной платформе или операционной системе (скажем, программисты на «Битриксе» встречаются реже и платить им надо больше, есть проблема с настройками linux-серверов). Сторонние специалисты получают деньги за решение задачи, а не за человекочасы работы.

Читайте также:  Не заработать несчастный миллион здесь просто невозможно!

Передача функций рабочего персонала вообще порядком облегчает жизнь управленцам. Скажем, в Москве компании предлагают услуги летучих бригад грузчиков, которые с утра три часа разгружают товар в одном супермаркете, потом три часа в другом. Таким образом, работа выполняется в сжатые сроки и не требует содержания в магазине избыточного персонала. Плюс рабочие позиции, — охрана, грузчики, рабочие, уборщицы, — предполагают обычно сложности в поиске, собеседовании, найме и контроле этих работников.

Елена Баянова, директор консалтинговой компании IACA:

— Если у ключевого состава бухгалтерской компании нет сертификатов Минфина, можно предположить, что ребята решили пойти и попробовать попродавать услуги. И в случае, если не получится, можно и свернуть деятельность. Получение сертификата требует значительного времени, усилий и вовлеченности в дело. Важно при заключении договора четко определить ответственность: при каких ситуациях и в каком размере ее несет бухгалтерская компания. Жизни без ошибок или спорных ситуаций не бывает, и важно знать наперед, какие бывают риски и как они минимизируются, как решаются спорные ситуации. Например, через страхование профессиональной ответственности бухгалтерской компании в страховой компании.

Риски для бизнеса

Естественно, что кроме ощутимых выгод передача части функций на аутсорсинг влечет за собой и ряд рисков для компании. Во-первых, придется передавать на сторону конфиденциальную внутрифирменную информацию. Это всегда риск, даже если в договоре есть пункт о неразглашении. Для крупных компаний или бизнесов с высокими темпами работы негативом может оказаться снижение оперативности в учете. В случае с ИТ-аутсорсингом в договоре обычно прописывают время реагирования на определенные аварии, однако оно может составлять 4-8 часов.

Стороннего провайдера слабо возможно контролировать извне. Если заказчик платит за результат, то он не имеет права досконального контроля в процессе.

Кому выгодно

По мнению экспертов, для представителей малого и среднего бизнеса аутсорсинг — реальная возможность получить услуги высокого качества по приемлемой цене. Чем крупнее компания, тем более ощутимы нюансы аутсорсинга. В таком случае часто функции отдела передают на аутсорсинг, а в штате компании оставляют одиночного специалиста для решения оперативных вопросов и координации работы по данной функции.

Перспективы аутосорсинга

По словам Малышевой, развитие рыка неминуемо приводит к выделению в пользу внешних специалистов рутинных функций: контекстная реклама, текущее обслуживание офиса, снабжение офиса. «Задача должна быть: рутинной, несрочной (редко возникают форс-мажоры), поддающейся планированию и расписанию. Второй вариант — задача должна быть слишком сложной, чтобы ею мог заниматься первый встречный, или очень редко востребуемой, чтобы невыгодно было постоянно заботиться об этой функции в компании.

Алла Рауд полагает, что на аутсорсинг могут быть отданы все узкие специализации, например, «Инженер по технике безопасности»: «Также это специализации, которые могут быть оптимизированы и объединены в одну, например коммерческий директор, который отвечает за работоспособность бизнеса со стороны ритейла, может на аутсорсинг отдавать узкие поручения по аналитике ROI например. Но мы только-только к этому идем, ведь далеко не все готовы говорить о своем бизнесе голыми цифрами»

Сазонова полагает, что перспективы в сочетанности технологий и работы специалистов. «Скажем, есть технологии, позволяющие в минуты совершать массовый обзвон потенциальных кандидатов по резюме, или уточнять контакты нужного вам сотрудника, проводить автоматизированный холодный прозвон по упрощенному сценарию. Даже при невысокой по сравнению с «ручным» прозвоном воронке по результатам из-за низкой цены такие способы порядком экономят бюджеты».

Рада Малышева, управляющий директор компании АПРА:

Аутсорсинг сегодня все-таки больше способ привлечения квалифицированного специалиста, чем способ сэкономить. Если ваше продвижение ограничивается вопросами ежемесячного анализа клиентской базы, размещением в 2ГИС и поздравлением клиентов с Новым годом, вам вообще маркетолог не нужен. Мы имеем дело с объемными бюджетами и масштабными задачами. Я в своей практике еще ни разу не сталкивалась с ситуацией, когда клиент, которому нужен аутсорсинг, решил все базовые задачи, и ему нужно только текущее сопровождение. Как правило, в маркетинге хаос, приходится заниматься и стратегическим планированием, и медиапланированием, и консалтингом для собственников. Наводить порядок, все расставлять по полочкам.

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Аутсорсинг — это инструмент менеджмента, представляющий собой передачу второстепенных бизнес-процессов подрядной организации. Он широко применяется на больших, средних и малых предприятиях. Для последних услуга наиболее актуальна.

Делегирование обязанностей относится, как правило, к второстепенным функциям. Аутсорсинг стабильно набирает популярность, что доказывает очевидную выгоду от его использования. Однако услуга имеет как достоинства, так и недостатки.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Владельцу бизнеса, решившему передать определенные бизнес-процессы на обслуживание подрядчиками, стоит учитывать, что внешний менеджмент обычно приносит выгоду, но всегда есть риск понесения потерь. Знания о достоинствах и недостатках услуги позволяют более точно оценить картину.

Получение результата от бизнес-процессов без управления ими. Выполнение важных функций передается подрядчикам. Поэтому необходимый корпоративный результат достигается внешними усилиями.

Привлечение компетентных специалистов. Аутсорсеры являются профессионалами в своей области. Поэтому они как никто справляются с решением узкоспециализированных задач.

Экономия на трудовых ресурсах. Поскольку определенные бизнес-процессы передаются партнеру, компания избавляется от необходимости содержать собственных сотрудников для их ведения.

Экономия денежных ресурсов. Сокращение штата приводит к уменьшению совокупного фонда оплаты труда. Это, в свою очередь, обеспечивает снижение затрат на отчисления в социальные фонды и налоговые платежи.

Рост эффективности основной деятельности. Избавиться от выполнения непрофильных функций — значит, получить возможность сконцентрироваться на главном направлении и повысить его результативность.

Сохранение юридического статуса компании. Если не нанимать сотрудников в штат, а заменять их подрядчиками, то фирма удовлетворяет требованиям малого предприятия, даже при фактической работе в ней большого количества людей.

Отсутствие расходов на кадровое делопроизводство. Аутсорсер самостоятельно подбирает персонал для выполнения доверенных ему функций. Поэтому клиент может быть уверен, что ведением бизнес-процессов занимаются профессионалы.

Отсутствие официальных трудовых отношений со специалистами. Хотя бухгалтера, юристы и другие сотрудники обслуживают компанию-заказчика, официально они работают у подрядчика.

Исключение споров и разногласий с персоналом. Если специалист чем-то недоволен, он может предъявлять претензии только своему работодателю. Клиент платит агентству за услуги и не занимается кадровым менеджментом.

Исключение проблем с государственными службами. Регулярные проверки персонала никак не затрагивают компанию: сотрудники официально оформлены в другой организации.

Контрактная форма отношений. Партнерство между исполнителем и заказчиком оформляется договором. В нем прописываются все обязанности и ответственность сторон, а также важные нюансы сотрудничества.

Оплата за результат. Штатный сотрудник на ставке может попросту просиживать время «от звонка до звонка», выполняя минимум работы. Аутстаффер получает гонорар только за конкретный результат, необходимый компании.

Универсальность услуги. Под внешнее управление могут передаваться любые непрофильные функции. Ведение бухгалтерской, юридической деятельности, уборка помещений, оказание логистических услуг, кадровое делопроизводство — предприниматель доверяет партнерам любые задачи, если уверен в получении выгоды.

Минусы аутсорсинга:

Риск некачественного решения задач. По собственным утверждениям подрядчик позиционирует себя как профессионала. Действительное же качество услуг можно оценить только после фактической работы.

Риск непонимания корпоративного стиля компании. По всем нормам подрядчик осуществляет работу правильно. Однако специфика предприятия часто связана с нюансами, которые необходимо четко прояснить партнеру.

Риск утечки информации. Условия конфиденциальности прописываются в договоре и официально закрепляются. И все же доказать причастность подрядчика к разглашению внутренней информации заказчика практически невозможно.

Зависимость от внешних исполнителей. Доверить выполнение определенных функций партнеру — значит, нарушить корпоративное единство компании. Если подрядчик не принесет нужный результат, предприятие несет убытки.

Отсутствие контроля над ведением делегированных бизнес-процессов. Поскольку решением задач занимается внештатный персонал, абсолютно прозрачно проследить за этапами их выполнения довольно сложно.

Неразвитая законодательная база по вопросам аутсорсинга. В России правовые нормы внешнего менеджмента полностью еще не сформированы. Поэтому разрешение возможных споров, включая судебные процессы, усложняется.

Риск банкротства подрядной организации. Агентство может обанкротиться, как и любая производственная компания. Это приведет к невыполнению делегированных функций и временному снижению эффективности предприятия-заказчика.

Выгоден ли внешний менеджмент?

Недостатки аутсорсинга менее значимы, чем явные преимущества услуги. Это и обеспечивает ее возрастающую популярность во всем мире. Главные достоинства внешнего менеджмента — снижение валовых затрат и освобождение ресурсов компании для ведения основной деятельности.

Подрядчик выполняет те же функции, что и его аналог в виде штатного подразделения предприятия. Однако как специалист в своей области, он делает это более качественно, попутно снимая нагрузку с клиента. Риски аутсорсинга являются лишь потенциальными. При тщательном выборе надежного партнера с хорошей репутацией их можно исключить.

Наиболее популярен внешний менеджмент в сферах финансового, юридического, кадрового, логистического, маркетингового, IT обслуживания компании. Очевидные преимущества аутсорсинга персонала, связанные с делегированием процессов кадрового делопроизводства, привлекают все большее число успешных предпринимателей. Опытные бизнесмены предпочитают использовать внешних подрядчиков для максимального повышения эффективности компании.

Ссылка на основную публикацию