Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Алгоритм подготовки к деловой встрече

Как подготовиться и провести первую встречу с клиентом

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, как провести первую встречу с клиентом, чтобы она переросла в долгосрочное сотрудничество.

Сегодня вы узнаете:

  1. Какие существуют этапы встречи с клиентом;
  2. Как подготовиться к предстоящим переговорам;
  3. Немного приемов делового этикета, которые помогут быстро наладить контакт с потенциальным клиентом.

Содержание

Важность первой встречи и ее цели

Для человека, который по мере выполнения своих должностных обязанностей должен находить новых клиентов и встречаться с ними, первая встреча имеет огромное значение. От того насколько удачно пройдут переговоры зависит подписание договора и чаще всего размер заработной платы. Поэтому к такому событию нужно подходить очень ответственно.

Собираясь на переговоры с клиентом, вы должны понимать, что первая встреча не всегда заканчивается подписанием контракта о тесном сотрудничестве. Это только первая ступень на пути к успешным деловым отношениям.

Встречаясь с потенциальным клиентом впервые, прежде всего, необходимо преследовать следующие цели:

  • Определить, перспективен ли клиент и готов ли он к сотрудничеству;
  • Сформировать первичные потребности собеседника;
  • Определиться с ассортиментом товаров и услуг, которые интересны клиенту;
  • Предложить воспользоваться бесплатными образцами продукции (пробниками);
  • Попросить собеседника высказать свое мнение по поводу предлагаемого вами товара.

Основной целью встречи является продать не товар, а себя. Вы должны сделать все от вас зависящее, чтобы добиться хорошего расположения и заинтересованности клиента.

Подготовка к встрече с клиентом

Для того чтобы первые переговоры прошли удачно, необходимо тщательно к ним подготовиться. Придется продумать все детали. Не стоит полагаться, что вы сориентируетесь на месте. Нужно быть готовым ко всему. Для этого придется разработать несколько планов развития событий.

Всю подготовку можно разделить на 2 этапа – информационный и организационный.

Информационный этап

Перед тем как составлять план встречи, вы должны собрать максимум информации о потенциальном клиенте.

Во-первых, соберите сведения о сфере деятельности будущего собеседника. Больше читайте специальной литературы, старайтесь запомнить максимум специфических терминов, которые могут пригодиться по время беседы.

Во-вторых, зайдите на сайт организации, которую представляет клиент, и ознакомьтесь с его содержанием. Изучите руководящий состав и проанализируйте всю имеющуюся информацию.

В-третьих, интересуйтесь деятельностью конкурентов, а также их возможными предложениями. Благодаря этому вы сможете предложить собеседнику более выгодные условия сотрудничества.

В-четвертых, хорошо изучите предлагаемый вами товар. Вы должны до мелочей знать о продукции или услугах, которые предлагаете клиенту. Если на предстоящих переговорах вы не сможете достойно представить товар, то вряд ли с таким неопытным сотрудником кто-то захочет иметь дело.

Организационный этап

На этом этапе вы должны заняться организацией предстоящей встречи. Для начала ее нужно назначить.

Для этого позвоните потенциальному клиенту и узнайте где, когда и в котором часу ему удобно будет с вами встретиться. Назначайте конкретные даты. Договариваясь о встрече, учитывайте пожелания собеседника.

Рассмотрим примеры мест прохождения встречи.

Это чаще всего офис клиента. Подготовиться к такой встрече можно, но чаще всего приходится действовать по обстоятельствам

Это может быть ваш личный кабинет, или зал заседания. Не стоит назначать встречи в помещении, где много лишних глаз и вас могут отвлекать. Ни в коем случае не начинайте переговоры в коридорах и по пути куда-то

Это может быть арендованный конференц-зал или на крайний случай тихая кофейня. Никогда не проводите встречу в ресторане. Вам и клиенту придется отвлекаться на еду и ждать пока кто-то пережует пищу. Разделяйте прием еды и деловые встречи

Любое место проведения переговоров должно быть тихим и немноголюдным.

После того как клиент принял предложение встречи, необходимо основательно к ней подготовиться. Продумайте, какие гаджеты и демонстрационные материалы вам понадобятся.

При себе обязательно нужно иметь:

  • Ежедневник или деловой блокнот, в который вы будете записывать важную, на ваш взгляд, информацию;
  • Визитные карточки – должны быть содержательными, но в то же время лаконичными;
  • Ручку;
  • Чистые листы бумаги (если встреча будет происходить в кофейне, а у клиента не окажется под рукой ежедневника);
  • Чистые договоры, анкеты или бланки заказов (на случай если вы организуете правильную встречу, и клиент сразу захочет заключить договор);
  • Рекламные проспекты – клиенту нужно преподнести наглядную информацию, а не рассказывать о продукции «на пальцах».

Подготовив необходимые атрибуты для переговоров, вы должны подготовить себя. Как гласит пословица «Встречают по одежке…», поэтому ваш внешний вид может играть ключевую роль.

Собираясь на назначенную встречу, вы должны:

  1. Найти в своем гардеробе деловую одежду. Это может быть костюм + рубашка + галстук. Или костюм и водолазка. Женщины могут надеть юбку и блузку или брючный костюм. В этой одежде вы должны чувствовать себя комфортно.
  2. Отказаться от экстравагантных, ультрасовременных и вызывающих нарядов.
  3. Привести в порядок руки и волосы. Макияж женщин не должен быть ярким и вызывающим.
  4. Обратить внимание на обувь и в случае необходимости почистить ее.
  5. Отказаться от дешевых аксессуаров, и подделок известных брендов. Многие состоятельные люди с первого взгляда отличают дешевые китайские подделки часов, зажигалок и других аксессуаров от оригинала. Если вы не можете позволить себе дорогие брендовые мелочи, то лучше отказаться от них совсем.

Пошаговая инструкция или скрипт встречи

Вам, как человеку, который хочет заполучить нового клиента необходимо понимать, что для удачных переговоров одной подготовки мало. Вы должны хорошо знать протокол встречи и основы делового этикета.

Мы составили для вас алгоритм действий, благодаря которому первая встреча с клиентом пройдет на высшем уровне, а о вас, как о специалисте, останутся самые хорошие впечатления.

  1. Входите в кабинет. Если вы встречаетесь с клиентом у него в офисе, и о вашем приходе было доложено, входите в кабинет постучавшись. Спрашивать разрешения войти повторно не нужно.
  2. Если встреча проходит на нейтральной территории, то явиться нужно за 5-10 минут до назначенного времени.
  3. Поприветствуйте клиента. Поздоровайтесь, обращаясь по имени-отчеству.
  • На территории клиента первым руку для приветствия должен протянуть клиент. Если он этого не сделал, то рукопожатия не происходит.
  • На вашей территории вы обязаны протянуть руку первым.
  • В кофейне – мужчины протягивают руку женщинам, старшие младшим.
  1. Обмениваетесь визитками. Визитную карточку необходимо передавать лично в руки. Если вам клиент предложит свою визитку, то ее обязательно нужно прочитать вслух. Нельзя положить ее в карман, не взглянув и не ознакомившись.
  2. Садитесь на стул. Если переговоры проходят в офисе у клиента, то дождитесь, пока вам предложат присесть. Если предложения не поступает – спросите, куда вам можно сесть. Если встреча проходит на нейтральной территории, то дожидаться приглашения занять стул не нужно.
  3. Начинаете разговор. Начать переговоры необходимо с отвлеченных тем. Лучше всего если вы скажете комплимент в адрес компании клиента. Только он должен быть искренним. Не затрагивайте темы связанные с религией, политикой, спортивными пристрастиями. Также лучше воздержаться от банальных тем о погоде и красивом интерьере офиса.
  4. После разговора на общие темы, переходите к постановке ситуационных вопросов. Начинайте их задавать осторожно, «прощупывая почву».
  5. Затем переходите к более серьезным проблемным вопросам и предлагайте пути решения обозначенных проблем. Составьте небольшой прогноз дальнейшего сотрудничества.
  6. Если клиент изъявит желание, вы можете подписать договор о сотрудничестве. Но не настаивайте на этом. Очень часто человеку нужно «переварить» полученную информацию.
  7. Завершить встречу лучше договором о дате и времени следующей встречи. Даже если оказалось, что клиент не заинтересовался, все равно попросите его еще раз встретиться с вами.
  8. Попрощайтесь с собеседником, поблагодарите за уделенное вам время и покиньте помещение.
  9. После проведенных переговоров, запишите в ежедневник самые важные моменты и детали встречи.

Советы по проведению первой встречи

Бывают ситуации, когда встреча подготовлена и организована на высшем уровне, и все идет прекрасно, но в какой-то момент что-то случается и клиент замыкается в себе. После чего переговоры нельзя считать удачными.

Скорее всего, была допущена какая-нибудь ошибка, которая сыграла решающую роль.

Чтобы исключить вероятность развития такого сценария, предлагаем ознакомиться со следующими рекомендациями и всегда их придерживаться:

  1. Отключайте мобильный телефон. Звонки вас будут всячески отвлекать, а если решите взять трубку в разгар переговоров, то проявите неуважение к собеседнику.
  2. Не пытайтесь курить.
  3. Если клиент предложит вам выпить чай, кофе или воду, то остановите свой выбор на воде. Попросив кофе, вы получите еще несколько вопросов (например, сколько ложек сахара класть или какой именно кофе вы предпочитаете). Они вас будут отвлекать и занимать драгоценное время.
  4. Смотрите собеседнику прямо в глаза. Вы должны установить зрительный контакт.
  5. В процессе переговоров периодически делайте пометки и записи.
  6. Не лебезите и не подхалимничайте. Ведите себя достойно, только так клиент будет относиться к вам как к равному.
  7. Дайте клиенту понять, что вы уважаете его мнение собеседника и готовы отстаивать его интересы.

Заключение

Первая встреча – это серьезный и ответственный этап на пути к долгосрочному сотрудничеству. Часто именно она решает судьбу дальнейших деловых отношений. Поэтому перед организатором такой встречи стоит непростая задача – подготовить, организовать и провести на высшем уровне предстоящие переговоры.

Надеемся, что наши советы и рекомендации были для вас полезны. Следуйте им, держитесь уверенно и верьте в свои силы. Мы уверены, что у вас все получится!

Алгоритм подготовки делового совещания

1. Установление необходимости и целесообразности совещания. Следует принять во внимание определенное противоречие. Совещание – весьма эффективная форма деловых отношений. Однако оно достаточно дорого. Оно «съедает» время участников. Поэтому заранее надо убедиться, что пользы от совещания будет больше, чем потерь.

2. Определение повестки дня. На совещание должны быть вынесены вполне конкретные вопросы. Это не лишает участников инициативы. Внеплановые вопросы можно рассмотреть в конце, в «разном».

3. Установление дня, времени и места проведения. Это актуально в том случае, если совещание не является плановым. При выборе времени совещания надо постараться минимизировать производственные потери и неудобства для участников.

4. Определение состава участников. Это неактуально для плановых совещаний, где круг участников установлен заранее. К участию привлекаются лишь те сотрудники, которые имеют отношение к повестке дня. «Массовость» здесь ни к чему, это лишь бесполезная трата времени. Зато иногда уместно пригласить представителей топ-менеджмента, специалистов-экспертов либо заинтересованных лиц со стороны.

5. Предварительная проработка вопросов. Для достижения эффекта от совещания не надо надеяться на экспромт. Обсуждение может быть успешным, если есть что обсуждать. Для старта обсуждения материал должен быть представлен специалистом. Причем изложен системно-аналитически, с установлением причинно-следственных связей. Поэтому руководитель заранее должен поручить подготовку сообщения по каждому вопросу одному из участников. По наиболее сложным вопросам может быть создана рабочая группа из нескольких человек.

Читайте также:  Волшебные фразы, которые хочет услышать любой клиент

6. Заблаговременное ознакомление участников с повесткой дня. Это позволит участникам подготовиться, овладеть необходимой информацией. В результате качество и уровень обсуждения вопросов окажутся достаточно высокими, что позволит повысить эффективность совещания.

Советы по проведению совещания.

1. В начале совещания надо установить регламент. Он должен определить время для основных сообщений (докладов), для выступлений, а также совещания в целом. Отсутствие или несоблюдение регламента резко снижает эффективность совещания как в профессионально-экономической, так и в обучающе-воспитывающей частях.

Регламенту уделяется большое внимание в японской традиции. В научном мире это знают и этим пользуются. На международных конференциях именно японских участников просят исполнять роль спикеров (ведущих). Как правило, это гарантия того, что конференция будет работать строго по расписанию, и все будет сделано вовремя.

2. Сообщения и выступления должных быть краткими, излагаться «по-существу». Продолжительные разглагольствования не проясняют сути проблемы, а лишь «забалтывают» ее. Председателю надо не выпускать содержание разговора за пределы основного русла.

3. От всех выступающих надо добиваться конструктивных предложений. Огульная критика или философские рассуждения не могут способствовать решению проблем. Жанр делового совещания обязательно предполагает постановку вопроса: что вы предлагаете?

4. Совещание целесообразно проводить в два этапа. Сначала обсудить общие вопросы, касающиеся всех. Затем основную часть участников отпустить, а оставить тех, с кем необходимо обсудить частные (конфиденциальные) вопросы. Это уменьшит потери времени, а также окажет стимулирующее воздействие на «узкий круг».

Заседания коллегиальных органов управленияотносятся к президиумам, коллегиям, советам, дирекциям и т.д. Их основной задачей является выработка и принятие коллективных управленческих решений, утверждение планов и бюджетов.

Кстати, в нашей стране управление организациями осуществляется на принципах единоначалия. Принятие решений и ответственность за них остается прерогативой руководителя. Все коллегиальные органы управления имеют совещательный статус при руководителе. Их решения оформляются приказом руководителя.

Например,в каждом министерстве имеется коллегия. Состав коллегии утверждается Совмином. Обычно в коллегию по должности входят заместители министра. Кроме того, персонально включаются руководители крупнейших подразделений и подведомственных организаций. Возглавляет коллегию всегда министр. Решения коллегии формализуются приказами министра. В случае расхождения позиций между коллегией и министром, последний действует по своему усмотрению. Он может не принимать во внимание мнение коллегии, но в этом случае он обязан поставить о возникших разногласиях Совмин. Правительство обязано принять решение по данному факту, вплоть до расформирования коллегии или замены министра.

Для заседаний коллегиальных органов управления выработанны свои методика подготовки и рекомендации по проведению. В значительной степени они схожи с тем, что прелагается для деловых совещаний. Однако имеется своя специфика. Именно на нее мы и сделаем сейчас упор при рассмотрении данного вопроса.

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2020 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.002 с) .

10. Деловая встреча. Подготовка и тактика проведения деловой беседы

10. Деловая встреча. Подготовка и тактика проведения деловой беседы

Деловая встреча и деловые переговоры в общем имеют одно определение – это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. Но деловую встречу можно рассматривать и как первый этап переговорного процесса или его составную часть, в процессе которого уточняется предмет дальнейших переговоров, решаются организационные вопросы. От результатов таких предварительных контактов, от впечатления, произведенного вами при «ознакомительной» деловой встрече, во многом зависит успех дальнейших переговоров.

Для достижения успеха во время деловой встречи необходимо побудить собеседника к общению, создать максимальное поле возможностей для дальнейшего делового обсуждения и принятия решения.

Деловая встреча происходит обычно в официальной обстановке, и намерения собеседников (деловых партнеров) сводятся к следующему:

1) дать, получить нужную информацию или обменяться ею. Получение информации можно считать основной целью деловой встречи;

2) договориться по интересующему собеседников вопросу;

3) убедить собеседника (делового партнера) в правильности принимаемого решения, выгодности избранного способа действий и т. п.;

4) установить контакт, укрепить деловые отношения, а иногда и заключить какое-либо соглашение, закрепив его по возможности письменным протоколом о дальнейших намерениях;

5) динамика любой деловой встречи проходит четыре фазы: контакт, ориентация, решение и оценка, результат. Знание смысла этих фаз позволяет вам строить беседу или подстраиваться под собеседника так, что результатом встречи будет положительное для вас решение.

Первая фаза встречи – это контакт – те секунды, когда вы входите в помещение, здороваетесь и обмениваетесь первыми фразами. Основная цель данной фазы общения – это создание условий для установления партнерских отношений.

Основная задача, которую вы должны решить в первой фазе это установление эмоционального контакта с вашим собеседником.

Беседу на деловой встрече нужно строить последовательно, придерживаясь намеченного плана. В разговоре лучше держаться на ступеньку официальнее, чем на ступеньку фамильярнее, оставаясь при этом вежливым и приветливым. В России принято обращаться к партнерам по имени-отчеству, кроме тех случаев, когда корпоративная культура позволяет называть друг друга по имени, на американский манер.

Позитивное отношение и заинтересованность можно показать такими фразами: «Рады видеть вас!», «Спасибо, что вы нашли время с нами встретиться!» В начале деловой беседы рекомендуется завести короткий разговор на светские темы – о погоде, о последних культурных событиях, экономической ситуации. Такого рода вступительные фразы позволяют привыкнуть к манере говорить собеседника, настроиться на общую волну, достигнуть первого согласия (о погоде за окном мнения расходятся редко).

Чтобы беседа была продуктивной с самого начала, надо уметь:

1) установить контакт с собеседником;

2) создать благоприятную атмосферу для беседы;

3) привлечь внимание партнера и пробудить у него интерес к вашей теме (проблеме или предложению).

Контакт важно не просто установить, его нужно отслеживать по ходу беседы и принимать меры: если он прерывается – задайте вопрос, предложите чай, можно пошутить, если, конечно, позволяет обстановка.

Существуют такие способы начала беседы, которые закрывают нам путь к успеху или сильно затрудняют его достижение. Если вы хотите, чтобы ваша беседа при первой деловой встрече была результативной, то следует избегать:

1) проявления признаков неуверенности в себе и в необходимости встречи;

2) проявления неуважения в начале встречи, даже в мягкой форме;

3) возбуждения оборонительной позиции собеседника первыми же вопросами.

Вы должны установить благоприятную эмоциональную атмосферу, даже если собеседник вам неприятен и вы не испытываете от встречи никаких положительных эмоций, главное – добиться положительных результатов от самой встречи.

Вторая фаза – ориентация. Здесь в качестве основной цели является выяснение сути проблемы, из-за которой произошла встреча. Вам надо донести до собеседника необходимую информацию о ваших превосходных профессиональных качествах в форме презентации (только не хвастаться), объяснить мотивы вашего интереса и обращения к нему.

Эта фаза наиболее длительная, поэтому вашей задачей является поддержание контакта с собеседником. Например, нудное перечисление ваших успехов или клиентов может просто наскучить, и тогда будет потерян положительный эмоциональный контакт, что обычно приводит к отрицательным результатам.

Деловая встреча будет более результативна, если она будет заранее спланирована и вы будете к ней подготовлены, если вами будет собрана вся доступная информация о собеседнике, предполагаемом деловом партнере.

Определите несколько основных мыслей, которые вы хотите донести до другой стороны. Выберите время для презентации и количество информации, которое вы будете сообщать. Продумайте последовательность подачи информации, где сказать главное и как скрыть недостатки вашего решения.

Ваш успех на деловой встрече, помимо ваших профессиональных качеств, во многом зависит от вашего морального состояния, от уверенности в себе, и чем больше у вас будет информации, тем легче вам будет вести переговорный процесс.

Большое влияние на результат вашей деловой встречи оказывают стиль и подходы ведения беседы. Даже при самой положительной настроенности партнеров на общение, искреннем желании достичь договоренности их беседа не складывается, более того, их усилия исправить положение лишь усугубляют его. Важнейшей причиной этого часто является различие стилей и подходов ведения деловой беседы у партнеров и их составляющих, таких как:

1) склонность высказываться прямо или намекать;

2) наличие жестов, интонация, частота повторения и использование определенных компонентов речи: высота тона, тембр, скорость, громкость и т. п.;

3) умение и неумение задавать нужные вопросы или предоставление другим инициативы в предоставлении информации о себе;

4) комфортный уровень формальности – простоты; допустимые шутки; отношение к обмену жалобами;

5) ожидание, что другой последует нашему примеру, и т. д.

Существуют три разных подхода к ведению деловых бесед: жесткий, мягкий и принципиальный.

Если сторона действует «по жесткому типу», то она воспринимает участников беседы как противников, односторонне пытающихся выиграть. Своей целью считает собственную победу, твердо придерживается своей позиции и скрывает свои интересы, требует уступок в качестве платы за соглашение, применяет давление и пытается навязать и выиграть «состязание воли».

Если сторона действует в рамках «мягкого подхода», то она воспринимает участников беседы как друзей, целью беседы считает соглашение и готова заплатить за это односторонними уступками, легко меняет свою позицию, пытается избежать «состязания воли», но если оно навязано, поддается давлению другой стороны.

Сторона, действующая на основе «Принципиального подхода», воспринимает участников как сотрудников, вместе работающих над проблемой. Своей целью считает разумный результат, достигнутый быстро и доброжелательно, концентрируется на интересах, а не на позициях, требует не уступок, а разработки взаимовыгодных вариантов, настаивает на применении объективных критериев, не зависимых от воли участников. Такими критериями могут быть мнения экспертов, экономические показатели по рынку, рассчитанные показатели, статистика, законы, но никак не желания какой бы то ни было стороны.

Выбор наилучшего для вас подхода зависит от следующих факторов:

1) от ваших целей. Если вы хотите сохранять отношения, поддерживать контакт продолжительное время, то предпочтителен «принципиальный подход». Если вам важно выиграть время и вы готовы пойти на уступки сейчас для того, чтобы «отыграть ситуацию» в дальнейшем, возможно следование «мягкому подходу»;

2) от того, на чьей стороне реальная сила. Например, если у вас нет реальной власти, реализация «жесткого подхода» очень затруднительна;

3) от умений и навыков сторон. «Принципиальный подход», являясь одним из самых эффективных, требует и наиболее развитых навыков общения.

Поэтому необходимо с особым вниманием отнестись к личностным качествам вашего собеседника, его позиции и целям, учитывать его потребности в предлагаемом вами решении.

Существует шесть основных правил налаживания отношений между партнерами на предварительных переговорах.

Читайте также:  Как разумно экономить деньги

1. Рациональность. Необходимо вести себя сдержанно. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на переговорном процессе и способности принятия разумных решений.

2. Понимание. Невнимание к точке зрения партнера ограничивает возможности выработки взаимоприемлемых решений.

3. Общение. Если ваши партнеры не проявляют большой заинтересованности, то можно провести с ними деловую встречу просто в виде консультации. Это позволит сохранить и улучшить отношения.

4. Достоверность. Ложная информация ослабляет силу аргументации, а также неблагоприятно влияет на репутацию.

5. Избегайте поучать партнера. Ваше убеждение должно быть основано на уважении личных качеств собеседника.

6. Принятие. Постарайтесь принять другую сторону и будьте открыты для того, чтобы узнать нечто новое от партнера.

Успешное проведение деловых встреч, бесед и переговоров во многом зависит от соблюдения партнерами таких этических норм и принципов, как точность, честность, корректность и такт, умение выслушать (внимание к чужому мнению), конкретность.

Точность. Одна из важнейших этических норм, присущих деловому человеку. Срок договоренности необходимо соблюдать с точностью до минуты. Любое опоздание может свидетельствовать о вашей ненадежности в делах.

Честность. Включает не только верность принятым обязательствам, но и открытость в общении с партнером, прямые деловые ответы на его вопросы.

Корректность и такт. Не исключает настойчивости и энергичности в ведении переговоров при соблюдении корректности. Следует избегать факторов, мешающих ходу беседы: раздражения, взаимных выпадов, некорректных высказываний и т. д.

Умение выслушать. Внимательно и сосредоточенно слушайте. Не перебивайте говорящего.

Конкретность. Беседа должна быть конкретной, а не отвлеченной, и включать факты, цифровые данные и необходимые подробности. Понятия и категории должны быть согласованы и понятны партнерам. Речь должна подкрепляться схемами и документами. Подготовьте наглядный материал, продумайте форму его подачи.

Эти правила сохраняют свое значение и в ходе ведения дальнейших переговоров.

В случае положительного течения беседы вторая фаза плавно переходит в третью, которая предполагает решение и оценку. Тут от вас потребуется активное общение с собеседником, т. к. начнется подбор наиболее устраивающего обе стороны варианта принятия решений.

Практически при каждой деловой встрече приходится обсуждать несогласия или возражения. И тот факт, что другая сторона вам возражает, доказывает ее заинтересованность, в противном случае она бы просто прекратила разговор. Ваша задача на данном этапе – понять, почему возражает собеседник, в чем вы не учли его интересы, про какие его потребности забыли в предложенном решении и как все это исправить и улучшить решение. Спросите, как другая сторона видит решение возникшего противоречия.

Заготовьте несколько вариантов решения «на выбор», и если возражения вызывают все подряд варианты, тогда придется вернуться к анализу целей другой стороны. Возражения заставляют нас искать нестандартные решения.

Если устранить несогласие в ходе деловой встречи не удается, возьмите тайм-аут, с тем чтобы продумать и поискать более подходящий вариант.

Самая последняя фаза – достижение согласованного решения. На этом этапе обычно согласовываются условия вашей новой встречи для уточнения второстепенных вопросов, обсуждения условий договора или контракта и т. п. Необходимо обговорить, как, когда и где будет происходить ваша следующая встреча.

Негативный исход деловой беседы при «ознакомительной» деловой встрече не является основанием для резкости или холодности при завершении переговорного процесса. Прощание должно быть таким, чтобы в расчете на будущее позволило сохранить контакт и деловые связи. Встречу лучше всего завершить фразой: «Спасибо за то, что у вас нашлось время обсудить наши предложения. Сожалею, что в ваши ближайшие планы не входит…, но если вам потребуется дополнительная информация…» В таком случае встреча или беседа, если даже и не нашла своего продолжения, тем не менее имеет положительную сторону, т. к. всегда существует возможность, что позже этот контакт перерастет в хорошие, полезные отношения.

Если это была встреча-презентация, то можно использовать следующие выражения: «Спасибо за предоставленную возможность обсудить с вами перспективы взаимовыгодного сотрудничества наших фирм», «Благодарим за возможность представить вам…», «Благодарю вас за данную мне возможность предложить вам…»

Ну и конечно же стандартно-универсальные фразы: «Мы благодарим вас за то, что нашли время для встречи», «мне было очень приятно побеседовать с вами», «спасибо, за время, которое вы мне уделили», «Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, звоните, обращайтесь…», «Если вас заинтересовали наши предложения, давайте встретимся дополнительно в удобное для вас время» и т. п.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Алгоритм подготовки к успешной деловой встрече

Деловое общение имеет свою специфику, обусловленную в значительной степени целями партнеров по общению. Здесь у каждого из них есть свои задачи, они предполагают определенный итог общения, рассчитывают, какие способы оптимальны для достижения желаемого результата.

Целью планирования является попытка смягчить, нейтрализовать влияние непредвиденных обстоятельств на ход беседы. Предварительная подготовка позволяет предвидеть возможные неожиданные моменты, что снижает эффективность «выпадов» собеседника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции на случай неожиданных поворотов беседы.

Планируя деловую встречу, ответьте на такие вопросы:

  • Каковы мои цели (главные и второстепенные)?
  • Насколько важен для меня этот разговор?
  • Какой исход устраивает меня и готов(а) ли я пойти на компромисс?
  • Какие вопросы я буду задавать? Помните, что вопросы могут быть открытыми и закрытыми. Используйте тот тип вопросов, который оптимален в данной ситуации.
  • Вполне ли я готов(а) ответить на возможные вопросы собеседника?
  • Выглядят ли мои формулировки естественными и убедительными?
  • Какие приемы воздействия на собеседника я могу использовать? (Ссылки на авторитетные мнения, опыт других учреждений, крайняя важности вопроса и т.д.)
  • Как я буду вести себя, если собеседник: во всем согласится со мной; будет решительно возражать; не отреагирует на мои доводы; выскажет недоверие к моим словам и мыслям; захочет пойти на компромисс?
  • Правильно ли составлен план беседы, логично ли его построение?
  • Правильно ли выбран тон изложения?
  • Уверен(а) ли я в благоприятном исходе разговора?
  • Если бы эта беседа была проведена со мной, остался бы я ею доволен?

Для успешной беседы нужно располагать максимумом сведений о своем собеседнике. Спросите себя:

  • Что у нас общего?
  • Какие у него (собеседника) увлечения?
  • Какие излюбленные темы?
  • Какие политические убеждения?
  • Какие психологические особенности?
  • Каково его отношение ко мне, к моей организации?
  • Есть ли у него какие-либо особенные предубеждения, запреты?
  • В каком он находится положении (независим, испытывает давление со стороны, заинтересован)?
  • Готов ли он к обсуждению предлагаемой темы?
  • Какой может быть его тактика?
  • Каковы его цели?
  • Какие вопросы он может задать?

Беседа — сложный процесс, состоящий из нескольких этапов. В целом, выделяют следующие основные этапы: начало беседы, фаза передачи информации, фаза аргументации, этап принятия решения, завершение беседы.

Правильное начало беседы предполагает точное описание целей беседы, взаимное представление собеседников, инициатора беседы, название темы, представление лица, ведущего беседу, объявление последовательности рассмотрения вопросов. При завершении беседы порядок действий должен быть обратным: слово берет ведущий беседы и завершает ее обращением к собеседнику.

1. Приемы эффективного начала беседы

Метод «зацепки». Позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту «зацепку» как исходную точку для проведения запланированной беседы. В этих целях можно использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.

Метод стимулирования игры воображения. Данный метод заключается в том, что в начале беседы вы ставите множество вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться позднее. Этим вы показываете, что понимаете всю сложность ситуации и одновременно даете сигнал, что оптимальное решение проблемы возможно.

Метод прямого подхода. Характеризуется непосредственным переходом к делу, вступление отсутствует. Схема такого начала беседы: сообщаются причины, по которым была назначена беседа, осуществляется быстрый переход от общих вопросов к частным. Данный метод подходит прежде всего для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например, в общении начальника с подчиненными.

Придерживайтесь следующих рекомендаций:

  • Добивайтесь предельной краткости в изложении своих мыслей.
  • Говорите на языке собеседника.
  • Проявите свое уважение к нему.
  • Обращайтесь по имени и отчеству, если это уместно.
  • Выскажите положительные замечания, относящиеся к оснащенности рабочих помещений, их интерьеру, деловой репутации, образцовой организации труда.
  • Расскажите об изменениях, которые произошли со времени последней встречи.
  • Готовьте свой первый вопрос так, чтобы он был коротким, интересным, но не дискуссионным.
  • Обосновывайте свои суждения.
  • Чаще задавайте вопросы «почему?», «зачем?», «когда?», «как?», ответы на которые позволяют лучше понять позицию собеседника.
  • Уточняйте, следуете ли вы за ходом мыслей собеседника: «Если я Вас правильно понял(а). Как я понял(а), Вы имеете в виду. »

2. Фаза передачи информации

Фаза передачи информации состоит из следующих элементов:

  • Информирование собеседника: общее и целенаправленное.
  • Постановка преимущественно открытых вопросов. Закрытые вопросы рекомендуется задавать не тогда, когда нужно получить информацию, а только в случаях, когда вы хотите ускорить получение согласия или подтверждения ранее достигнутой договоренности.
  • Слушание собеседника.

Условия «хорошего слушания»:

  • Условие 1. Никаких побочных мыслей.
  • Условие 2. Пока вы слушаете, нельзя обдумывать последующий вопрос и готовить контраргументы.
  • Условие 3. Надо сконцентрироваться на сущности предмета, вытеснить из головы все второстепенное. Особое внимание — выступлениям неподготовленных ораторов.
  • Условие 4. Следует сконцентрироваться только на той теме, о которой идет речь.
  • Наблюдение за реакцией собеседника.

Если вы заметили какую-то реакцию собеседника, то ее нужно проверить с помощью вопроса: правильно ли ы эту реакцию истолковали.

3. Фаза аргументации

  • Нужно оперировать простыми, ясными, точными и убедительными понятиями.
  • Способ и темп аргументации должны соответствовать особенностям темперамента собеседника.
  • Доводы и доказательства, разъясняемые по отдельности, намного эффективнее достигают цели, чем если их преподнести все сразу.
  • Три-четыре ярких довода достигают большего эффекта, чем множество «средних» аргументов.
  • Аргументирование не должно быть декларативным или выглядеть как монолог «главного героя».
  • Точно расставленные паузы оказывают большее воздействие, чем поток слов.
  • На собеседника лучше влияет «активное» построение фразы, чем «пассивное», когда речь идет о доказательствах (например, лучше сказать «мы это осуществим…», чем «можно осуществить…»)
  • Пустые фразы свидетельствуют об ослаблении внимания и ведут к ненужным паузам в целях выиграть время.
  • Нужно вести аргументацию корректно по отношению к собеседнику.
  • Продолжать оперировать можно только теми аргументами, которые приняты собеседником. Необходимо приспособить аргументы к личности нашего собеседника, т. е.:
  • Направить свою аргументацию на цели и мотивы собеседника.
  • Избегать простого перечисления фактов, а вместо этого излагать преимущества или последствия, вытекающие из этих фактов, интересующие собеседника.
  • Употреблять только ту терминологию, которая понятна собеседнику.
  • Проверять воздействие аргументов перекрестными вопросами для контроля за уровнем понимания и восприятия собеседника.
  • Не забывать, что излишняя убедительность вызывает отпор со стороны собеседника.
  • Сравнения следует основывать на опыте собеседника.
Читайте также:  Продовольственный рынок России: развитие и прогноз

4. Принятие решений и завершение беседы

  • Достижение основной или, в неблагоприятном случае, альтернативной цели;
  • Обеспечение благоприятной атмосферы к моменту завершения беседы;
  • Стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий;
  • Составление краткого резюме беседы, понятного для всех присутствующих, с четко определенным основным выводом.

Принятие решений — это сложный процесс, успешному прохождению которого также можно и нужно учиться. Рассмотрим девять основных принципов принятия решений.

  1. Прежде чем вникать в детали, постарайтесь максимально хорошо представить проблему в целом. Перед принятием решения нужно получить представление о явлении в целом и о том контексте, в который это явление вписывается, и лишь затем анализировать детали. В противном случае и вам, и вашему собеседнику грозит погрязнуть в мелочах, не выйдя за их пределы.
  2. Не принимайте решение, пока не рассмотрите все возможные варианты. «Семь раз отмерь, один — отрежь» — этот принцип применим во всех ситуациях (кроме, конечно, чрезвычайных). Поспешное принятие решений практически всегда заставляет потом горько сожалеть или привлекать значительные дополнительные средства, чтобы ликвидировать нежелательные последствия спешки.
  3. Сомневайтесь. Выслушивая аргументацию собеседника или выстраивая свою цепочку доказательств, не принимайте на веру и не используйте так называемые «общепризнанные истины». Наилучшие доказательства — это факты, а одним из лучших критериев истины является практика.
  4. Старайтесь взглянуть на проблему с самых разных точек зрения, даже в тех случаях, когда шансы на успех кажутся минимальными. Подготовив решение, посмотрите, может быть, оно всего лишь наиболее очевидное, в то время как оптимальное находится где-то в стороне. Не отвергайте невозможное. Иногда его можно воплотить в жизнь.
  5. Ищите модель или аналогию, которая поможет лучше понять сущность решаемой проблемы. Это может быть словесная или графическая модель, математическая формула или уменьшенная репродукция. В то же время не ленитесь и обратите внимание на свои действия. Подыщите подходящую метафору для них. Если вы, анализируя проблему, «бьетесь головой о стену», подумайте, кто ставит эту стену, как она высока и прочна. Имея в виду метафору стены, поищите, что лучше с ней сделать: разбить тараном (прямое нападение), перелезть (наступление), обойти (искать другие пути решения проблемы) или пойти назад (отказаться от решения).
  6. Не удовлетворяйтесь первым решением, которое придет в голову. Первое решение — это, всего лишь, наиболее очевидное решение. Оптимальное и наиболее креативное (творческое) может лежать где-то в стороне. Поэтому представьте себя критиком и постарайтесь найти все его слабые места.
  7. Перед принятием окончательного решения поговорите с кем-нибудь о своих проблемах. Такая беседа поможет расслабиться, упорядочить проблему и увидеть в ней новые аспекты. Стоит также послушать, что скажут другие. Им, может быть, удастся увидеть то, что ускользнуло от вашего внимания. Обращение за советом не означает разделение ответственности за решение. Оно помогает еще раз абстрагироваться от проблемы и четко представить ее. Порой, проговаривая проблему, начинаешь четко ее видеть.
  8. Не пренебрегайте своими чувствами. Ведущая роль логического мышления и здравого рассудка в анализе проблем и принятии решений не подлежит сомнению. Но нельзя преуменьшать и значение, которое имеют чувства, переживания и интуиция.
  9. Помните, что каждый человек смотрит на жизнь и возникающие повседневно проблемы со своей особенной точки зрения. Поэтому, запрашивая мнения экспертов, нужно уметь вовремя остановиться (иначе их станет так много, что картина расплывется). Поэтому же маловероятно, что своим решением вы сможете удовлетворить запросы всех заинтересованных сторон. Скорее всего, останутся и недовольные. Но раз вы отвечаете за решение, значит вам и нести ответственность.

Напоследок, опишем несколько техник, ускоряющих принятие решений. Существует два приема ускорения принятия решений; прямой и косвенный. Прямое ускорение — это прямой вопрос, подразумевающий ответ «да» или «нет», 50% на 50%. Косвенное ускорение — решение принимается посредством промежуточных решений. Косвенное ускорение имеет три метода принятия решений.

  • Гипотетический подход. Целесообразно говорить об условном решении, чтобы собеседник расслабился и привыкал к нему постепенно. Подходят следующие формулировки: «Если…», «В случае, если…», «Предположим, что…»
  • Поэтапные решения. Окончательные выводы собеседника можно предупредить, предположив, что основное положение беседы уже принято. Тогда принимаются только предварительные или частичные решения. Этим достигается достаточно сильное воздействие в нужном направлении. Таким образом фиксируются отдельные моменты решений еще до того, как получено окончательное согласие.
  • Альтернативные решения. Важно, чтобы обе альтернативы одинаково вас устраивали. С помощью поэтапных и альтернативных решений вы добиваетесь решения промежуточных задач. При этом возможность натолкнуться на «нет» значительно меньше, чем при прямом ускорении.

Подготовка к деловой встрече

Деловые встречи – неотъемлемая часть жизни каждого успешного бизнесмена. Не важно, какой бизнес вы начали, время от времени, вам нужно будет встречаться с потенциальными партнерами, поставщиками или крупными заказчиками.

Есть моменты, которые вы должны знать еще до встречи и нюансы, которые необходимо проработать и подготовить. Запомните: идти на деловую встречу без подготовки, всё равно что заранее обречь ее на неудачу. Чтобы не ударить в грязь лицом, обратите внимание на следующее.

Цель и задачи переговоров

Отправляясь на деловую встречу, вы должны четко понимать её цель. Чего вы хотите добиться в конечном результате и конкретно на данном этапе переговоров? Какие задачи должны быть решены и какие вопросы выяснены? У вас обязательно должен быть заготовленный список и того, и другого. Держите в голове подготовленный сценарий деловой встречи, знайте ее структуру и тактический ход переговоров и старайтесь не откланяться от него.

Подготовьте заранее вопросы, которые вы хотите задать партнеру по переговорам, и примерные ответы на его возможные вопросы. Продумайте варианты компромиссов между вами (какие уступки с вашей стороны могут быть, а какие нет). Не стоит упускать из виду и варианты завершения переговоров. Подумайте, как вы будете себя вести в случае вашей победы и в случае поражения.

Самооценка

Представление о собственной важности играет большую роль в вашем поведении во время переговоров. Адекватная и твердая самооценка позволит вам вести себя уверенно и спокойно, а переговоры (с вашей стороны) будут конструктивными и взаимовыгодными.

Заниженная самооценка проявляется в неуверенности в себе, и соответственно, на переговорах такой человек будет себя вести зажато. При необоснованно завышенной самооценке человек всеми способами будет пытаться повернуть разговор только в свою пользу. Естественно, и в первом, и во втором случае, ни о каких конструктивных переговорах не может идти и речи.

Конечно, выработать адекватную самооценку за день до важной встречи невозможно. Это формируется годами и зависит от многих факторов. Но и упускать из вида тот факт, что самооценка влияет на ход переговоров и как следствие на их результат, нельзя.

Выработке нормальной самооценке способствует общение с большим количеством людей, для которых вы имеет определенное значение и которые всегда скажут вам правду в лицо, какой бы она ни была. И этими людьми не могут быть ваши начальники, подчиненные или партнеры. У них всегда будет повод быть с вами неискренними, для собственной выгоды.

А вот ваши друзья, родственники, близкие люди – это те, которые своим объективным мнением смогут сформировать у вас естественную самооценку. Если вы адекватно воспринимаете сами себя (не занижая и не завышая своих способностей), то и каждые деловые переговоры будут проходить на должном уровне.

Стиль переговоров

В общем виде стиль ведения переговоров разделяется на эмоциональный и рациональный. Чтобы правильно подготовиться к встрече, вы должны заранее знать, к какому из них более склонен ваш партнер.

Если второй участник встречи предпочитает рациональный стиль поведения, то вы должны построить схему переговоров так, чтобы в самом начале он имел возможность оценить все измеримые показатели беседы. Обсудите сначала то, что можно посчитать или как-либо количественно определить. А уже после этого переходите к более абстрактным понятиям.

Ваш партнер склонен к эмоциональному общению? Значит именно на эмоциях и следует сделать акцент. Если такому человеку вы приятны, то вам не составит особого труда убедить его в своих идеях и мыслях. Если же вы не вызываете доверия изначально – то убедить его будет практически невозможно. Ваша задача – сделать всё, чтобы с самого начала расположить к себе собеседника и сделать ваш разговор максимально комфортным для него в психологическом плане.

Всё же, вы никогда не можете быть уверены на все 100% в том, как поведет себя собеседник. Поэтому будьте готовы к любой его тактике. Чтобы подготовиться к тактике нападения, заранее продумайте, как вы будете перехватывать его резкие, и возможно, агрессивные словесные атаки. Если партнер изберет тактику обороны, у вас должно быть в запасе достаточное количество беспроигрышных способов того, как вытащить его из психологического «укрытия».

Постарайтесь собрать максимум информации о будущем собеседнике до начала переговоров. Однако знать о том, что вы им интересовались, он не должен. Когда у вас на руках будет какая-либо информация о его интересах, целях и мотивах, возможно, для вас откроются новые сведения о том, как он сам видит будущие переговоры.

Вполне вероятно, что он обладает не совсем точными данными о потенциальной сделке или вовсе имеет намерение вас обмануть. Если вы об этом узнали заранее, ни в коем случае не показывайте своей осведомленности и не намекайте на то, что вы «в курсе». Это только усугубит ход переговоров. Используйте своё тайное знание как способ повернуть беседу в свою пользу. Ведь человек может смириться со многими вещами, но только не с тем, что кто-либо другой умнее или осведомленнее его.

Продолжительность

Заранее стоит определить место, время и продолжительность встречи. Часто случается, что по истечению заранее оговоренного времени без внимания остаются несколько вопросов, которые нужно обсудить. Партнеры начинают обсуждать их в спешке, следовательно, теряют сосредоточенность и внимательность к деталям.

Длительность встречи зависит от того, сколько вопросов подлежит обсуждению. Ориентировочно – для одного обсуждаемого вопроса вполне хватит сорока минут. Затягивать беседу тоже не стоит, так как собеседники зацикливаются на одном и том же, и далее сложно прийти к адекватному решению. Если время истекло, а решение так и не принято, лучше перенести переговоры и продолжить на следующий день (или через несколько дней).

Менять место проведения встречи тоже полезно – смена обстановки поспособствует новому свежему взгляду на вещи.

Ссылка на основную публикацию