Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Какие исправления нужно сделать по результатам проверки, которую провели ревизоры ФСС или ПФР

Какие исправления нужно сделать по результатам проверки, которую провели ревизоры ФСС или ПФР

Летом мы подготовили материал об исправлениях, которые должен внести бухгалтер по окончании налоговой проверки (статья «Что и как нужно исправить в учете по результатам налоговой проверки»). А нынешняя статья адресована тем, кто ожидает или уже «пережил» ревизию внебюджетных фондов. В частности, мы расскажем о том, какие отчеты нужно сдать и какие проводки сделать после того, как контролеры вынесут решение.

Что могут проверить инспекторы из фондов

В настоящий момент продолжается переходный период: до 2010 года компании и предприниматели платили единый соцналог, начиная с 2010 года — страховые взносы во внебюджетные фонды. При этом и налоговики, и фонды вправе проверить три календарных года, предшествующие текущему (п. 4 ст. 89 НК РФ и ч. 9 ст. 35 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Значит, проверка, назначенная в 2011 году, охватывает промежуток времени с 2008 по 2010 годы. В этот период попадает как ЕСН, так и взносы. Аналогичным образом дело обстоит с проверками, которые будут назначены в 2012 году.

Кто же вправе проводить ревизии: сотрудники ИФНС или инспекторы из фондов?

Период времени, начинающийся с 2010 года, целиком и полностью на контроле фондов. Ведь и начисление взносов, и их уплату, и расходование средств на социальное страхование могут проверять инспекторы из ФСС и ПФР. Они же вправе считать пени и штрафовать за нарушения по взносам.

Период времени по 2009 год включительно условно поделен между налоговиками и ревизорами из фондов. Доначислить единый соцналог, взыскать недоимку, насчитать пени и оштрафовать могут только сотрудники ИФНС. А вот расходы на цели государственного социального страхования проверяют инспекторы из фондов. Если они выявят нарушение, то примут решение о непринятии расходов, и в течение 10 дней сообщат о нем в налоговую инспекцию.

Какие уточнения по ЕСН надо сделать после проверки

Если ФСС не подтвердил расходы, произведенные до 2010 года, организация должна подать уточненные декларации и расчеты по ЕСН. Бухгалтеры часто спрашивают, сколько «уточненок» нужно оформить: за каждый отчетный период (квартал, полугодие, девять месяцев), либо одну за весь налоговый период, то есть за год? Как правило, инспекторы требуют уточнения по каждому отчетному и налоговому периоду. Например, если не подтвержден расход, сделанный в феврале 2009 года, просят сдать четыре «уточненки»: за первый квартал, полугодие, девять месяцев и за 2009 год.

В «уточненке» следует отразить измененные данные по расходам на цели государственного соцстрахования. Другими словами, величина произведенных расходов (строка 0700 раздела 2) будет больше, нежели в исходном расчете или декларации. Цифры, которые относятся к величине налоговой базы и возмещению, останутся прежними. Соответственно, сумма к уплате в части налога, перечисляемого в ФСС (строка 0900 раздела 2), окажется больше, чем в исходной декларации или расчете.

Недоимку по ЕСН, которая возникла из-за неподтвержденных расходов, следует заплатить в бюджет еще до подачи «уточненок». Обратите внимание: перечислить деньги нужно не на счет ФСС, а на счет налоговой инспекции. При этом в платежном поручении следует указать код бюджетной классификации (КБК), соответствующий единому социальному налогу.

Нужно ли сдавать «уточненки» по форме 4-ФСС

После проверки ревизорами фонда бухгалтеру предстоит разобраться, нужно ли предоставить уточненные расчеты по форме 4-ФСС за тот период, который был проверен. Или же корректировки следует зафиксировать в расчете за текущий период. Этот, казалось бы, несложный вопрос порождает путаницу как среди страхователей, так и среди самих инспекторов.

В теории дело обстоит следующим образом. Вплоть до 1 января 2010 года закон не предусматривал возможности подавать «уточненки» по форме 4-ФСС. Поэтому непринятие расходов, сделанных в 2009 году и ранее, нужно показать в текущем расчете 4-ФСС. Такого же мнения придерживаются и чиновники из ФСС России (см. письмо от 28.01.10 № 02-02-01/08-33л).

Приведем пример. Допустим, соцстрах провел ревизию в 2011 году. По итогам принято решение о непринятии к зачету расходов, произведенных в 2008 году. Бухгалтер должен показать сумму непринятых расходов в расчете за соответствующий отчетный период 2011 года (квартал, полугодие, девять месяцев или год).

Начиная с 1 января 2010 года, появилось понятие уточненного расчета 4-ФСС. Оно закреплено в статье 17 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ. Таким образом, если проверка состоялась в 2011 году, и ревизоры не приняли расходы за 2010 год, бухгалтер может подать «уточненку» за 2010 год.

Однако на практике инспекторы не жалуют уточненные расчеты независимо от периода, а предпочитают «текущие» корректировки. На наш взгляд, страхователям нет смысла спорить с контролерами. «Уточненки» освобождают от ответственности, только если они поданы раньше, чем плательщик взносов узнал о назначении выездной проверки (ч. 4 ст. 17 Федерального закона № 212-ФЗ). А уточненный расчет, предоставленный по итогам проверки, не поможет избежать штрафа. Значит, для плательщика нет принципиальной разницы, сдавать «уточненку» или вносить поправки в текущий расчет.

Доначисленные взносы в бухгалтерском учете

Страховые взносы, начисленные сотрудниками фонда при проверке, — это, по сути, обнаруженные ошибки. Исправлять их в бухгалтерском учете нужно в зависимости от периода, к которому они относятся.

Если это взносы за текущий год, то их нужно начислить на дату решения по проверке.

Если взносы относятся к прошлому году, а годовой баланс еще не утвержден, то доначисление нужно показать декабрем прошлого года.

Если доначисления относятся к прошлым периодам, отчетность за которые уже утверждена, то бухгалтеру предстоит разобраться, является ли сумма существенной.

Для несущественных ошибок установлено правило: их показывают на дату обнаружения (в данном случае на дату решения по проверке). Отразить несущественные ошибки надо как убытки прошлых лет, выявленные в отчетном периоде, по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Что касается существенных ошибок, то их следует показать по дебету счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» и пересчитать сравнительные показатели прошлых лет в отчетности за текущий период. Таково требование ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности».

В налоговом учете дополнительно начисленные страховые взносы можно принять к расходам. Соответственно, если это взносы за прошлый год, то нужно подать уточненную декларацию по прибыли. В бухучете возникнет постоянная положительная разница и постоянное налоговое обязательство (ПНО).

Пример 1
В октябре 2011 года инспекторы из фонда провели проверку и обнаружили, что компания в 2010 году неверно начислила страховые взносы. По итогам ревизии организации доначислили взносы на сумму 15 000 руб.
Бухгалтер установил, что данные суммы являются несущественными.
В регистрах за 2011 год появились проводки:
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 69
– 15 000 руб. — доначислены страховые взносы за 2010 год по итогам проверки;
ДЕБЕТ 99 субсчет «ПНО» КРЕДИТ 68
– 3 000 руб. (15 000 руб. х 20%) — отражено постоянное налоговое обязательство (ПНО).

Отражение пеней и штрафов

Специалисты расходятся во мнении, на каком счете отражать пени и штрафы, начисленные по итогам проверки фонда.

Одни считают, что счет 99 «Прибыли и убытки» использовать нельзя, так как согласно инструкции по применению плана счетов* он предназначен только для налоговых санкций. Приверженцы такого подхода предлагают показывать санкции и пени по дебету счета 91.

Другие специалисты полагают, что прямого запрета на применение счета 99 нет, поэтому его использование вполне допустимо. Мы согласны, что можно задействовать счет 99, предварительно закрепив такой способ в учетной политике. При этом в любом случае дата проводки будет совпадать с датой решения по проверке.

В налоговом учете штрафы и пени нельзя принять к расходам, об этом прямо говорится в подпункте 2 статьи 270 НК РФ. Соответственно, разница между налоговым и бухгалтерским учетом не возникает, если пени показаны по счету 99, и возникает, если они отражены по счету 91.

Пример 2
В октябре 2011 года инспекторы из фонда провели проверку и обнаружили, что компания в 2010 году неверно начислила страховые взносы. По итогам ревизии организацию оштрафовали на 3 000 руб. и начислили пени в сумме 750 руб.
В учетной политике закреплено, что пени и штрафы, начисленные внебюджетными фондами, отражаются по дебету счета 99.
Бухгалтер сделал проводки в октябре 2011 года:
ДЕБЕТ 99 «пени и санкции» КРЕДИТ 69
– 3 000 руб. — начислен штраф за неуплату страховых взносов;
ДЕБЕТ 99 «пени и санкции» КРЕДИТ 69
– 750 руб. — начислены пени.

Непринятые расходы на социальное страхование

Расходы на социальное страхование (больничные, декретные или стоимость путевок), не принятые контролерами из ФСС, нужно отразить по дебету счета 91 и кредиту счета 69.

При налогообложении прибыли такие суммы не учитываются, поэтому в бухгалтерском учете появится постоянное налоговое обязательство.

Пример 3
В 2011 году проверяющие из ФНС не приняли расходы в виде пособия по больничному листу, выданному в 2009 году, в размере 8 000 руб.
Бухгалтер сделал проводки:
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 69
– 8 000 руб. — непринятые расходы на пособие по больничному листу списаны за счет собственных средств организации;
ДЕБЕТ 99 субсчет «ПНО» КРЕДИТ 68
– 1 600 руб. (8 000 руб. х 20%) — отражено постоянное налоговое обязательство (ПНО)

К тому же с суммы расходов, не принятых инспекторами, нужно удержать налог на доходы физических лиц и начислить страховые взносы в ФСС, пенсионный и медицинский фонды.

* План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению утверждены приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н.

К проверке ФСС всегда готов?

«В план совместных проверок ФСС и ПФР наша организация не включена. Но ревизор ФСС позвонил и сказал, что завтра придет на проверку. Это законно? — спрашивает наш читатель. — Никаких претензий к нам со стороны ФСС раньше не возникало». За ответом мы обратились в одно из региональных отделений ФСС.

Елена Михайловна, в каких случаях ФСС может провести в организации внеплановую выездную проверку?

Е.М. Плехова: Повод для внеплановой проверки — ликвидация или реорганизация организации, жалоба работника на то, что ему не выплачивают пособие или неправильно его рассчитали, и просто обращение организации за выделением средств. На внеплановую проверку ревизоры ФСС приходят одни, без коллег из Пенсионного фонд

То есть любое обращение за возмещением расходов на пособия может повлечь внеплановую проверку?

Е.М. Плехова: Да, каждый раз, когда страхователь обращается в Фонд за выделением средств, назначается либо камеральная, либо внеплановая выездная проверка. Достаточно ли будет камеральной проверки или нужна выездная, решает сам ФСС. Никаких ограничений по количеству внеплановых проверок нет.

Плановая выездная проверка, которую нельзя проводить чаще чем раз в 3 года, проводится по трем направлениям:

проверка правильности начисления и уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
проверка правильности выплаты пособий по больничным и по беременности и родам, а также других пособий (по уходу за ребенком до 1,5 лет; на погребение; за постановку на учет в ранние сроки беременности);
проверка правильности начисления страховых взносов «на травматизм» и расходования этих средств.

Читайте также:  Бизнес план частного медицинского кабинета

И по каждому из этих направлений составляется отдельный акт проверки.

А вот внеплановая выездная проверка носит целевой характер. Ее причина, например «в связи с обращением страхователя за выделением средств», указывается в решении о проведении проверки, которое подписывает руководитель отделения ФСС или его заместитель.

За сколько дней ревизоры должны предупреждать, что придут на внеплановую проверку?

Е.М. Плехова: Нигде не закреплена обязанность органов ФСС заблаговременно предупреждать плательщика страховых взносов о начале выездной проверки — как плановой, так и внеплановой.

Ревизоры вправе прийти на проверку вообще без предупреждения. Но на практике мы уведомляем бухгалтера о предстоящей проверке за один-два дня. Обычно делаем это по телефону. Говорим, какие документы будут нужны для проверки, уточняем фактический адрес и график работы организации.

Если поводом для внеплановой выездной проверки стало обращение за выделением средств, могут ли ревизоры проверить правильность начисления пособий, которые выплачивались до этого?

Е.М. Плехова: Нет, предмет целевой внеплановой выездной проверки — правильность расчета и своевременность выплаты именно тех пособий, за которыми обращается страхователь. Но может быть так, что пособие, за которым обращается страхователь, было исчислено и назначено еще в предыдущем периоде. И тогда ревизоры требуют документы не только за текущий, но и за прошлый год.

Кроме того, могут потребоваться документы и за более ранние периоды. Иногда и при плановых, и при внеплановых выездных проверках у бухгалтеров возникает вопрос: зачем ревизорам документы (приказы, лицевые счета) сотрудников за предыдущие годы? Ревизоры вправе их требовать, ведь расчетный период по большинству пособий — это предыдущие годы.

Читатель задал нам такой вопрос. В конце 2013 г. организация обратилась в ФСС за возмещением средств, так как сумма пособий работникам оказалась больше суммы начисленных взносов. 2013 гг. организация также обращалась в ФСС за возмещением средств.

При внеплановой выездной проверке ревизоры попросили представить все документы по выплаченным за 3 года пособиям (больничные листы, справки о зарплате из ПФР, штатное расписание). Правомерны ли эти требования?

Е.М. Плехова: Причиной внеплановой выездной проверки в конце 2013 г. могло стать не только обращение за выделением средств, но и, например, жалоба работника организации на неправильный расчет пособия. В ходе такой проверки ревизоры, если есть необходимость, могут проверить расходы по пособиям за 3 предыдущих года.

Ревизоры из ФСС могут объявиться в любой момент, например незадолго до Нового года. Вот так позвонят и скажут: «А мы к вам завтра с проверкой. »

Если документы по конкретным пособиям раньше уже проверялись при плановой или внеплановой выездной проверке, снова проверять их не будут. Акты любых выездных проверок учитываются при вынесении решения на проведение новой выездной проверки. И правильность назначения и исчисления пособий будет проверяться только за те периоды, которые выездными проверками остались не затронуты.

Если же при обращении организации за возмещением средств по пособиям ФСС выездную внеплановую проверку не проводил, а ограничился камеральной проверкой, при внеплановой выездной проверке все документы надо будет представить заново. Ведь акты по камеральным проверкам не составляются. В этой ситуации ревизоры обязательно потребуют все больничные листки, все справки о заработной плате из ПФР, остальные документы по назначению и расчету пособий.

В вашей ситуации вполне могло быть так, что при обращении организации за возмещением расходов в прошлые годы ФСС проводил камеральную, а не выездную проверку. А если документы раньше при плановой или внеплановой выездной проверке не проверялись, требования ревизоров правомерны.

Что произойдет, если организация проигнорирует требование проверяющих о представлении документов?

Е.М. Плехова: Такой отказ — правонарушение, штраф за него — 200 руб. за каждый непредставленный докумен

Как страхователь может оспорить назначение проверки, которую считает незаконной?

Е.М. Плехова: Для начала я бы советовала обратиться в свое территориальное отделение ФСС и уточнить, по какой причине была назначена проверка. А если ответ вас не устроит и вы по-прежнему будете считать, что проверка незаконна, можно обратиться с жалобой в вышестоящий орган, то есть в региональное отделение ФСС.

В жалобе обязательно укажите, почему именно вы считаете назначение проверки незаконным. Ведь для того чтобы вашу жалобу удовлетворили, надо установить, что решение о проверке было вынесено неправомерно.

Бывает, что проверка назначена законно, но проводится с нарушениями. Какие конкретные действия проверяющих можно оспорить? Как это сделать?

Е.М. Плехова: Можно оспорить процедуру оформления результатов проверки, факты, изложенные в акте проверки, сроки проведения проверки и вынесения решения по ее результатам.

Так, на проведение любой выездной проверки (плановой или внеплановой) отводится 2 месяца. Этот срок начинает исчисляться с даты, когда руководитель отделения ФСС вынес решение о ее проведении. А оконченной проверка считается тогда, когда составлена справка о проведенной проверке.

Так что если ревизоры потребуют какие-то дополнительные документы позже чем через 2 месяца после начала проверки, вы не обязаны выполнять их требования. То же самое — если справка об окончании проверки издана, хотя 2 месяца с ее начала не прошло: после издания справки требование документов будет незаконно.

После даты издания справки об окончании проверки у проверяющих есть 2 месяца для написания актов. При плановой выездной проверке таких актов обычно бывает три, так как по каждому направлению проверки издается отдельный акт. При внеплановой проверке — один акт. Если вы не согласны с фактами, изложенными в акте, то можете представить в отделение ФСС свои возражения в течение 15 рабочих дней со дня, когда получили акт. Если актов несколько — по разным направлениям проверки, то на каждый акт надо написать отдельное возражение. Но можно и сразу обжаловать акт проверки в вышестоящий орган — в территориальное отделение ФСС или в

Часто ли на практике ФСС пересматривает решения по проверкам?

Е.М. Плехова: Да, такое случается довольно часто. Вместе с актом или не позднее 15 рабочих дней со дня написания акта вам должны вручить уведомление о рассмотрении материалов проверки, где указаны дата, время и адрес назначенного заседания.

На это заседание надо представить документы, которые подтверждают обоснованность ваших возражений. Например, бывает так, что в ходе заседания страхователь дополнительно представляет приказы по оплате труда, приказы на отпуска без сохранения заработной платы, приказы о переводе на легкий труд, которые он раньше, при проверке, почему-то не представил. А эта информация может изменить расчет пособия. Решения по возражениям на каждый из актов выносятся отдельными документами.

Конечно, лучше сразу в ходе проверки представить ревизору всю запрашиваемую документацию. Ведь ряд документов для подтверждения изложенных в акте нарушений ревизоры могут попросить в виде заверенных копий.

Из-за сбоя в бухгалтерской программе, пишет наш читатель, одно из пособий было начислено в большем, чем положено, размере, а другое пособие этому же сотруднику — в меньшем. Проверяющие ФСС при выездной проверке отразили в акте только излишне выплаченную сумму пособия, а недоплаченное пособие не отразили. Правильно ли это? Что бы вы посоветовали страхователю в такой ситуации?

Е.М. Плехова: Проверка правильности начисления страховых взносов и правильности начисления и выплаты пособий — это два отдельных направления проверки. По ним составляются два разных акта.

Следите за временем. У сотрудников ФСС есть ровно 2 месяца с начала проведения проверки, чтобы запрашивать у вас документы

Если работнику пособие переплатили, корректируется база для начисления взносов того периода, когда произошла переплата, и доначисляются страховые взносы на эту сумму. А если недоплатили и это обнаружилось при проверке, оставшуюся часть пособия работодатель будет выплачивать и отражать в отчетности текущего периода. И эта доплата (как расходы ФСС) уменьшит облагаемую страховыми взносами базу текущего, а не прошлого периода. Дата выплаты в пользу работника — это день ее начислени Поэтому «сворачивать» в акте переплаченные и недоплаченные суммы пособия ревизор не имеет права.

В ситуации, о которой говорит ваш читатель, проверка, возможно, была выборочной. Поэтому переплату пособия ревизоры обнаружили и отразили в акте, а недоплату — нет.

Я могу посоветовать страхователю прийти на заседание по рассмотрению материалов проверки с необходимыми документами. Надо будет представить расчеты пособий и указать на недоплату. Если недоплата была в проверяемом периоде и вы хотите доплатить работнику пособие, надо договориться, как и в каком периоде это сделать, и отразить в расчете по ФСС.

А если недоплата произошла в другом (не проверяемом) периоде и работник не уволен, пособие вы можете пересчитать, не дожидаясь выездной проверки. Доплату надо будет оформить бухгалтерской справкой, а в листке нетрудоспособности должным образом исправить сумму пособия.

А переплату пособия, получается, надо удержать с работника?

Е.М. Плехова: Переплату пособия можно удержать с работника, только если она вызвана счетной ошибкой или тем, что сам работник оказался недобросовестным и представил для расчета пособия заведомо ложные сведени

Сбой в бухгалтерской программе может привести не только к счетным, но и к каким-то другим ошибкам. Счетная ошибка — это когда, например, значения неправильно суммируются. А если сбой в программе меняет период начисления пособия, или расчетный период, или виды выплат для расчета среднего заработка для исчисления пособия — все это несчетные ошибки.

В таких ситуациях удерживать с работника переплату оснований нет. Эта сумма остается выплатой в пользу работника, но она не признается выплатой страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию. Поэтому сумма переплаты включается в базу для начисления страховых взносов в том месяце, когда было начислено пособи

Как пройти выездную проверку ревизоров из ПФР и ФСС

Основная цель ревизий внебюджетных фондов – убедиться, что компании правильно исчисляют и платят страховые взносы (ч. 2 ст. 33 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Поэтому к проверке нужно готовить все документы, которые прямо или косвенно связаны со взносами.

Есть два вида проверок – камеральные и выездные проверки фондов. Камеральные проверки ревизоры проводят на территории фонда. О них компанию не уведомляют. Если нарушений не нашли, то вы можете даже и не узнать, что вашу компанию проверяли. А вот если ревизоры выявили несоответствия, то вам отправят запрос с просьбой представить пояснения. На него нужно ответить в течение пяти рабочих дней. Пояснения не помогли? Тогда составляется акт по результатам проверки, а вам назначается штраф.

Выездные проверки фондов – тема более животрепещущая, ведь в них страхователь участвует непосредственно и проходят они на его территории. Выездные проверки фондов бывают плановыми и неплановыми. Решение о плановой проверке принимают контролирующие органы исходя из деятельности компании, а точнее, реальных или возможных нарушений в ней. План проверок на следующий год составляют до 25 декабря года текущего, и в открытом доступе этого полезного документа, конечно же, нет.

Визит проверяемым компаниям ревизоры из Пенсионного фонда и соцстраха наносят совместно и обычно не чаще чем раз в три года. Исключение для организаций, которые ликвидируются, – их проверят, даже если ревизия была совсем недавно.

Читайте также:  Бизнес на дому: изготовление календарей

Ну, а не по плану контролеры могут прийти когда угодно, правило «раз в три года» здесь уже не работает. Все потому, что такая проверка носит целевой характер. Ее причиной может стать, например, жалоба бывшего сотрудника. Хотя, как правило, проверяющие прислушиваются только к «серьезным» уволенным – директорам и бухгалтерам, ведь они могут дать стоящую информацию.

Обычно за несколько дней до начала проверки представители ПФР и ФСС предупреждают о скором визите. Это может быть факс или телефонный звонок.

Вопрос – А можем мы не пустить проверяющих?

– Только если у них нет необходимых документов. Первым делом попросите у проверяющих решение руководителя местного отдела фонда о выездной проверке. Ревизоры сразу из двух фондов? Значит, и решений должно быть два. В решении указаны конкретные лица, назначенные на проверку. Попросите у ревизоров удостоверения и сверьте данные. Если все в порядке, не пустить проверяющих вы не имеете права. Да и себе сделаете только хуже. Ревизоры составят акт о том, что их не пустили, и начислят взносы к уплате по имеющимся у них сведениям (п. 2 ст. 36 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Как вы понимаете, сумма к уплате скорее всего будет больше.

Как проходят выездные проверки внебюджетных фондов

Существуют определенные критерии, по которым внебюджетные фонды выбирают компании для проверки. Они перечислены в методичке для ревизоров. Если вы попадаете хотя бы под один – ждите проверку.

В группе риска, прежде всего, крупнейшие компании, потому что у них много работников и обширные страховые обязательства. Дальше те, кто платит слишком низкие для среднего по отрасли уровня оклады. Ведь здесь могут скрываться схемы ухода от уплаты взносов через «серые» зарплаты. Частые нарушения срока уплаты взносов тоже причина для подозрений. Точно попадете под проверку, если взносы вдруг уменьшились, а количество работников осталось прежним (тем более если оно увеличилось). Веская причина – нулевые отчеты за отдельные отчетные периоды. Если в организации много выплат, которые не облагаются взносами, или вы применяете пониженные тарифы – ждите ревизоров. Еще причина: наличие долгов по уплате взносов. И разумеется, фирму проверят, когда на нее поступят конкретные жалобы от работников, из СМИ или из других контролирующих органов.

Закон отводит на выездную проверку два месяца. Но на деле проверяющие обычно управляются за одну-две недели. Кстати, проверку могут приостановить на срок не больше шести месяцев. Причины для этого – запросы в международные организации и перевод документов. Но такое случается редко.

Как проходят проверки ПФР

Предприниматели подвергаются контролю со стороны различных инстанций, в том числе и Пенсионного фонда. ПФР осуществляет плановые камеральные и выездные проверки. Что именно вызывает интерес ревизоров от ПФР, как именно проходит сама процедура и что в связи с этим нужно иметь в виду предпринимателю? Будем разбираться.

Для чего нужна проверка ПФР

Представители Пенсионного Фонда Российской Федерации могут подвергнуть процедуре проверки любого предпринимателя, использующего наемный персонал. Законодательная обязанность руководителя – выступать страхователем для своих сотрудников, то есть начислять сотрудникам средства для уплаты взносов в ПФР и перечислять их по назначению (ст. 303 ТК РФ).

Цель ревизии – выяснение корректности исчисления и своевременности уплаты в полном объеме предусмотренных законом страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. Если в результате проверки выявляются нарушения, представители ПФР уполномочены накладывать на виновных предусмотренные законом санкции (о них подробнее ниже).

Чем регламентируются проверки ПФР

Сотрудники ПФР при проведении ревизии должны руководствоваться следующими нормативными актами:

  • Методические рекомендации по проведению проверок, выпускаемые и утверждаемые Правлением ПФР (постоянно обновляются).
  • Федеральный закон № 212 от 24 июля 2009 года «О взносах в Пенсионный Фонд РФ».
  • Федеральный закон от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».
  • Налоговый Кодекс РФ.

Два типа проверок Пенсионного фонда

ПФР может производить два типа проверок:

  • камеральную – при каждой подаче соответствующей отчетности;
  • выездную – плановую ежегодно или внеплановую.

Камеральная проверка ПФР

Этот вид проверки является основным для ПФР. Он осуществляется часто – один раз в квартал, после того как была предоставлена ежеквартальная отчетность работодателя по уплате страховых взносов. Камеральная проверка означает ревизию полученных из отчетов данных.

Особенности проведения камеральной проверки ПФР

  1. Для нее не нужно специальное разрешение руководства: сотрудник территориального отделения ПФР осуществляет ее просто по служебному заданию, собственному решению.
  2. Для этого типа проверок не утверждаются планы.
  3. Место проведения проверки – региональное отделение Пенсионного Фонда.
  4. Сроки проведения – 90 дней с момента предоставления отчетности.
  5. Перечень запрашиваемых для проверки документов является открытым: если предоставленные данные не устроили ПФР, она вправе запросить любую необходимую документацию дополнительно.

Что проверяют камеральным способом

Анализу подвергаются данные из отчетности по следующим направлениям:

  • принадлежность выплаченных страховых взносов данному работодателю (идентификация);
  • подан ли расчет уплаты взносов вовремя;
  • арифметическая проверка (сопоставление с предыдущими показателями);
  • анализ на достоверность (по другим имеющимся в ПФР данным);
  • правильно ли выбран тариф для исчисления и верно ли рассчитаны по нему взносы;
  • полностью ли перечислены взносы и вовремя ли это сделано.

Результаты камеральной проверки ПФР

Наилучший вариант – если проверка прошла успешно, предприниматель об этом не информируется. Если выявлены какие-либо отклонения от нормы, возможны варианты последующих процедур в зависимости от характера нарушений.

  1. Выявлена недостача по взносам (недоимка). Проверяющий составляет справку по форме 3-ПФР, руководитель ее подписывает и заверяет печатью. Ее не выдают подателю отчетности, а хранят в деле. По факту этой справки в течение 3 месяцев работодатель получит требование о погашении недоимки.
  2. Выявлены ошибки в исчислении или разбег данных. В этом случае страхователь получит требование 8-ПФР о предоставлении пояснений или внесении исправлений. Сделать это надо быстро, не позже 5 дней. Далее реализуется один из следующих путей:
    • после пояснений нарушений нет – проверка закрывается, акт составлять не нужно, плательщику дополнительно ничего не сообщается;
    • после пояснений выявляется правонарушение – это вызывает составление акта 16-ПФР, который направляется плательщику. Если у него есть возражения, он вправе их предоставить в течение 15 дней. Затем в течение декады выносится окончательный результат: либо о привлечении к ответственности, либо об отказе в этом привлечении. Ответственность предусматривает не только погашение возникшей недоимки но и пеней, штрафов, которые назначаются в течение 10 дней с момента вступления решения в силу отдельным требованием. Копия вынесенного решения в течение 5 дней выдается плательщику под роспись или направляется заказным письмом.

ВНИМАНИЕ! Вынесенное решение плательщик вправе обжаловать в вышестоящем органе или судебной инстанции в течение 30 дней со дня вручения.

Выездная проверка ПФР

Это более сложный вид ревизии, проводящийся не чаще 1 раза в 3 года. Такая проверка длится около 2 месяцев, так как связана с плотным изучением документации на месте. Ее цель – контроль правильности расчета пенсионных начислений.

Важные моменты выездной проверки

  1. Планово проводится совместно с проверкой ФСС (ч. 3 ст. 33 ФЗ № 212).
  2. Внеплановые проверки происходят по отдельности.
  3. Захватывают период, не превышающий 3 календарных лет «тому назад» от вынесения решения о проверке.
  4. Руководство ПФР может приостанавливать и возобновлять выездную проверку:
    • для истребования дополнительных документов (их можно предъявлять в виде заверенных копий);
    • для получения сведений от иностранных органов контроля в рамках действия международных договоров;
    • для перевода полученных сведений на государственный язык.
  5. Страхователя проверяют на его территории, для чего он должен выделить ревизорам отдельное помещение. При отсутствии такой возможности проверка может переместиться на территорию регионального отделения ПФР (п. 1 ст. 35 ФЗ № 212).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Ревизоры обязаны предъявить служебные удостоверения и решение о назначении проверки. Как правило, сразу предъявляется и требование о предоставлении конкретных документов. Количество и наименование объектов проверки не ограничено.

Что изучают специалисты при выездной проверке

Глубокому анализу подвергается информация из следующих документальных источников:

  • учетная документация;
  • отчетность бухгалтерии, в том числе первичка и регистры учета;
  • расчеты по уплаченным ранее страховым взносам;
  • кассовые, банковские бумаги;
  • лицензии;
  • финансовые документы (книги доходов и расходов, ордера, ведомости, кассовые книги и др.);
  • договоры и допсоглашения;
  • приказы руководства;
  • документы индивидуального учета в системе ПФР.

При сплошной проверке анализируют все документы, имеющие отношение к страховым взносам в ПФР. Выборочная проверка позволяет ограничиться отдельными статьями отчетности.

Что ищут проверяющие

Предоставленная отчетность изучается на предмет обнаружения нарушений в исчислении, сроках или полноте уплаты пенсионных страховых взносов. Проверке подлежат:

  • корректность определения размера взносов;
  • база, по которой начисляются взносы;
  • суммы, не входящие в базу для исчисления платежей;
  • правильность применения тарифа;
  • обоснованность применения льготного тарифа;
  • время предоставления расчетов и их полнота;
  • полностью ли и вовремя перечисляются страховые взносы.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Ревизоров интересует главным образом то, не скрывают ли плательщики часть средств от включения в базу для расчета страховых начислений, например, путем «серых» и «черных» зарплат, необоснованного применения пониженного тарифа, гражданских договоров, необязательных к заключению и др.

Результат выездной проверки

По истечении срока проверки составляется справка о ее проведении. На ее основании на протяжении 2 месяцев составляется акт. После того как он будет подписан, его вручат плательщику в течение 5 дней. После этого у работодателя есть 15 суток для возражений, а у ПФР после рассмотрения возражений – декада для оформления решения о привлечении к ответственности или отказе в нем.

Получив решение, предприниматель должен помнить, что оно вступит в силу спустя 10 дней, а обжаловать его можно еще 3 месяца.

Как ревизоры проверяют расходование средств Фонда социального страхования

Какие документы могут затребовать проверяющие из ФСС

Как убедить контролера в отсутствии схемы

Почему часто допускаются ошибки при расчете пособий

Популярное по теме

Ф инансовое обеспечение Фонда социального страхования формируется из бюджетных трансфертов и взносов работодателей, а расходуются эти средства главным образом на выплаты различных пособий сотрудникам при наступлении страховых случаев. Следить за тем, чтобы деньги поступали в бюджет фонда в полном объеме, а выплаты из него были обоснованными, призваны инспекторы ФСС. Осуществляется этот контроль в ходе соответствующих проверок. В связи с этим не лишним будет понять, какие риски для компании возникают в ходе подобного контроля и как их избежать.

Значительные расходы за счет средств ФСС – сигнал для назначения проверки

a Территориальные органы ПФР и ФСС вправе проводить выездные проверки страхователей только совместно (ч. 3 ст. 33 закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Однако это требование касается только плановых проверок, внеплановые же могут проводиться специалистами ФСС России самостоятельно (письмо Минздравсоцразвития России от 22.02.11 № 19-5/10/2-1748). Проверки страхователей ревизоры ФСС проводят согласно плану, который составляется ежеквартально (п. 2 раздела I Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 07.04.08 № 81, далее – Методические указания).

В действующих Методических указаниях, в отличие от утративших силу Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 17.03.04 № 24, не содержится требования о проведении выездных проверок не реже одного раза в три года. Кроме того, Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ не обязывает специалистов фонда публиковать планы проверок. Поэтому визит проверяющих всегда будет сюрпризом для компании, хоть внеплановый, хоть плановый. Правда, в последнем случае ревизоры придут в сопровождении коллег из Пенсионного фонда.

Читайте также:  Открытие фитнеса для собак

Выездной проверки не избежать в случае, если в ходе камеральной проверки ревизоры обнаружили нарушение порядка начисления и уплаты страховых взносов, расходования средств фонда или ошибки в заполнении расчетной ведомости (п. 8, 11 Методических указаний по проведению камеральных проверок, утвержденных постановлением Правительства РФ от 21.05.08 № 110). Кроме того, своеобразным сигналом для назначения выездной проверки служат расхождения или резкие колебания показателей в отчетности по форме 4-ФСС РФ, утвержденной приказом Минтруда России от 19.03.13 № 107н. Это могут быть значительные расходы за счет средств социального страхования, которые приближаются к суммам начислений или превышают их.

Именно поэтому неоднократные выплаты декретных пособий непременно приводят к проверке. Получение значительных сумм от ФСС России на осуществление расходов по обязательному социальному страхованию также может послужить поводом для назначения выездной проверки (п. 2 раздела I Методических указаний).

Более того, инспекторы обращают внимание на колебания размера начислений в пользу работников, особенно в случаях, если их численность существенно не менялась. Несвоевременное или нерегулярное представление отчетности или наличие задолженности по уплате страховых взносов также не останутся не замеченными.

Недостатки листка нетрудоспособности не препятствуют признанию выплаты пособия законной

Как при выездной, так и при камеральной проверке инспекторы потребуют от страхователя первичные документы, обосновывающие социальные выплаты. Прежде всего специалисты фонда изучают листки временной нетрудоспособности. При этом ревизоры обращают внимание на заполнение обязательных реквизитов. Это, в частности, наличие четких печатей, штампов, названия медицинской организации, фамилии врача, занимающегося частной практикой, разборчивых записей медицинских работников (п. 60 раздела II Методических указаний). Обычно при получении от страхователя заявления на выплату больничного пособия инспекторы проводят камеральную проверку, но в некоторых случаях может быть назначена и комплексная выездная проверка по всем видам страхования за последние три года.

В случае обнаружения формальных ошибок контролеры вправе предоставить страхователю возможность исправить или устранить нарушение, допущенное в листке нетрудоспособности. Либо принять меры к медицинской организации, нарушившей порядок заполнения больничного листа (п. 61 разд. II Методических указаний). Однако зачастую ревизоры пренебрегают этим правом и отказывают в выплате пособия за счет средств фонда. Оспаривать такие действия проверяющих компаниям приходится в суде.

Арбитражная практика в отношении подобных споров складывается неоднозначно. Некоторые суды считают, что право компании на возмещение пособия за счет средств ФСС России и обязательство фонда принять выплаченные суммы к зачету возникают только при надлежащем исполнении организацией обязанности по проверке листка нетрудоспособности (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 29.10.12 № А39-2438/2012). При этом судьи ссылаются на положения подпункта 3 пункта 1 статьи 11 закона от 16.07.99 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования» и пункта 18 Положения о Фонде социального страхования, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12.02.94 № 101.

Однако в большинстве случаев арбитры признают, что недостатки в заполнении листка нетрудоспособности являются легко устранимыми и не препятствуют признанию выплаты пособия законной (постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 29.06.12 № Ф03-2676/2012). К примеру, неточное наименование работодателя не признается основанием для отказа в обоснованности выплаты (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.07.13 № А27-1728/2013).

Примечательно, что наличие технических недочетов также не является основанием для переоформления листка нетрудоспособности или отказа в выплате пособия (письмо ФСС России от 28.10.11 № 14-03-18/15-12956, постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 04.07.13 № А33-15834/2012). Такими недочетами могут быть, в частности, заполнение бланка прописными буквами, попадание букв на границы ячеек, попадание печатей на информационное поле, проставление пробелов между инициалами врача.

Напомним, что с 1 января 2010 года территориальные органы ФСС вправе предъявлять иски к медицинским организациям о возмещении расходов по необоснованно выданным и по неправильно оформленным больничным (п. 6 ч. 1 ст. 4.2 закона от 29.12.06 № 255ФЗ). То есть за ошибки в заполнении листка нетрудоспособности, допущенные по вине медицинского учреждения, ответственность несет само медицинское учреждение. Конечно, при условии, что работодатель полностью исполнил свою обязанность по проверке этого документа перед принятием его к учету (определение ВАС РФ от 27.06.13 № ВАС-7506/13). Поэтому отказы специалистов фонда в признании выплат обоснованными могут быть оспорены страхователем еще и на этом основании.

Контролерам подозрительна разница в зарплатах сотрудников, выполняющих одни и те же функции

Обычно при проведении выездных и камеральных проверок ревизоры запрашивают множество документов. Это, в частности, штатное расписание, различные регистры по начислению зарплаты, платежные поручения, подтверждающие уплату страховых взносов, положение о премировании, коллективный договор, трудовые контракты. Все эти документы необходимы для того, чтобы оценить уровень заработка сотрудников.

В рамках предпроверочного анализа инспекторы ФСС нередко запрашивают у налоговиков сведения о фонде оплаты труда, отраженные в справках по форме 2-НФДЛ. Зачастую подозрения в искусственном создании условий для получения средств фонда ревизоры усматривают в значительном отличии зарплаты разных сотрудников, выполняющих одни и те же функции. Либо в колебаниях начислений у одного и того же работника в разные периоды времени, например перед декретом.

Развеять их сомнения помогут табели учета рабочего времени, отражающие фактически отработанное время каждым сотрудником. Или наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ, наряд-книжки, акты о приемке выполненных работ при сдельной форме оплаты труда. Кроме того, разница в зарплате может быть подтверждена документами об образовании, аттестации или повышении квалификации того или иного специалиста.

Кроме этого, в последнее время специалисты фонда стали интересоваться финансовым состоянием проверяемого предприятия. Выясняя при этом, к примеру, сколько денежных средств у компании на счетах, каков размер ее выручки от реализации. Эти сведения не без помощи фискалов могут быть получены как из налоговых деклараций, так и от самих страхователей.

Теперь благодаря поправкам, внесенным Федеральным законом от 23.07.13 № 243-ФЗ и вступившим в силу с августа 2013 года, проверяющие могут официально запрашивать у страхователей сведения об остатках денежных средств на банковских счетах (ст. 4.2 и 4.6 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ). И если средств для выплаты пособий окажется недостаточно, то в перечислении денег страхователю может быть отказано, а пособие будет выплачено напрямую из территориального отделения Фонда социального страхования (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 26.07.13 № А19-16619/2012).

Еще одна новая тенденция – истребование проверяющими копий трудовых книжек внешних совместителей. Дело в том, что для расчета пособия необходимо иметь данные о страховом стаже, а их бухгалтер может получить только из трудовой книжки (п. 8 Правил, утвержденных приказом Минсоцразвития России от 06.02.07 № 91).

Многие претензии касаются возмещения пособий по беременности и родам

Практика показывает, что по итогам проверки ревизоры зачастую пытаются обвинить компанию в создании искусственной схемы, позволяющей возместить расходы по выплате пособий за счет средств фонда. Так, если в компании вводится новая должность с высоким окладом, на которую принимается беременная женщина, при этом впоследствии на место декретницы не принимается новый сотрудник, то такие действия представители фонда считают схемой.

Вслед за проверяющими и судьи расценивают эти действия как преднамеренный прием сотрудника на работу с единственной целью – получение возмещения за счет средств обязательного социального страхования. При этом ревизоры ФСС приводят аргументы, свидетельствующие об отсутствии производственной необходимости в таком работнике. В частности, такие факты изложены в постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.07.13 № 15АП-7686/2013, Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 18.02.13 № А01-565/2012).

Примечательно, что в большинстве судебных решений арбитры прямо указывают на постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.06 № 53. При этом по аналогии применяются нормы, касающиеся налоговых правоотношений. Судьи констатируют, что создание искусственной ситуации для получения средств ФСС является основанием для отказа в удовлетворении требования о возмещении таких расходов (постановления федеральных арбитражных судов Волго-Вятского от 17.07.12 № А11-6721/2011, Дальневосточного от 04.03.13 № Ф03-563/2013 округов).

Однако несоразмерность заработной платы у нового работника не всегда обусловлена умыслом работодателя, особенно если до поступления в штат проверяемой компании заработок специалиста уже был достаточно высоким. Это обстоятельство можно подтвердить с помощью справки о доходах за два года, предшествовавших наступлению страхового случая.

К тому же нормы действующего законодательства о страховании не ставят факт выплаты пособия в зависимость от степени трудового участия. Даже если такое участие было минимальным (постановления Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 02.11.12 № А32-34373/2011, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 16.09.13 № 15АП-11794/2013).

Кроме того, даже если после ухода работницы в декрет ее должность остается вакантной, более того, она пропадает из штатного расписания вовсе, то это еще не доказывает умысла, направленного на получение необоснованной выгоды. Такие выводы изложены, к примеру, в постановлении Федерального арбитражного суда Уральского округа от 30.01.13 № Ф09-13672/12. Правда, в этом случае суд учел, что беременность сотрудницы наступила после принятия ее на работу.

Зачастую ревизоры пытаются доказать притворность договоров подряда

На практике очень часто встречаются споры о том, какой вид договора в действительности был заключен с физлицом, выполнявшим работы для проверяемой организации. Так, если работник принят по трудовому контракту, то с его заработка должны начисляться и уплачиваться страховые взносы. Если же работник выполняет те же функции по гражданско-правовому договору либо по договору авторского заказа или иному договору об отчуждении исключительных прав, то на суммы его вознаграждения взносы в ФСС не начисляются (п. 2 ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).

Очевидно, что все договоры гражданско-правового характера будут внимательно изучены проверяющими на предмет возможности их переквалификации в трудовые. Это делается с целью последующего доначисления взносов в ФСС на выплаты по ним.

Нередко договоры гражданско-правового характера заключаются систематически и при наличии прочих косвенных признаков они могут быть признаны трудовыми (постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 25.01.12 № Ф03-6685/2011). Длительный характер работ также может послужить основанием для переквалификации гражданско-правовых договоров в трудовые (постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 06.05.13 № Ф03-1013/2013).

Несмотря на то что ревизоры нередко пытаются самостоятельно переквалифицировать договоры, признать отношения, возникающие при их заключении, трудовыми имеет право только суд (ст. 11 ТК РФ). Поэтому судьи внимательно изучают доказательства, представленные сторонами в подтверждение своей позиции.

Так, в одном из подобных споров страхователю удалось отстоять свою позицию, несмотря на выплату вознаграждений физлицам равными суммами, независимо от достигнутых результатов, да еще в дни выплаты зарплаты штатным работникам. Оформление актов сдачи-приемки работ и услуг, свободный график выполнения работ, в том числе и после окончания рабочего дня для штатных работников, в совокупности оказалось достаточным для вынесения судьями решений в пользу страхователя (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 15.08.13 № А82-15245/2012).

Ссылка на основную публикацию